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用友建立賬套流程(一)

來源: 讀者上傳 編輯: 2009/10/28 09:10:13  字體:

    賬套對本單位的核算體系來講的概念是:桌面上有一個系統(tǒng)管理,通本系統(tǒng)管理把本單位的核算體系(單位名稱、地址、聯(lián)系人等相關(guān)信息)輸入到機器里,然后才能啟動相應(yīng)的模塊,比如:總賬來核算本單位財務(wù)的一系列業(yè)務(wù)處理流程,如何建立賬套?

    第一個是系統(tǒng)初始化及啟用的設(shè)置,第二個是各模塊基數(shù)檔案的設(shè)置,第三個是數(shù)字備份。

    首先,看第一部分系統(tǒng)初始化(核算體系的建立)

    核算體系的概念:在核算體系建立過程中涉及到的一些單位名稱、地址、聯(lián)系電話等一系列的內(nèi)容,把這一步工作完成一下演示。

    核算體系的建立是在系統(tǒng)管理中完成的,首先調(diào)出管理系統(tǒng)的界面來完成后續(xù)的建立核算體系,也就是建立本單位軟件包的工作。

    在桌面上可以看到系統(tǒng)管理,雙擊系統(tǒng)管理,彈出系統(tǒng)管理的主界面,分為四步完成:

  第一步:注冊點擊系統(tǒng)下面的注冊,第一次啟動系統(tǒng)管理的界面可以看到當(dāng)前的設(shè)置的提示,服務(wù)器不用選擇,安裝完軟件后系統(tǒng)自動會找到的,在用戶名選項中有四個名字,一個是admin,一個是demo,system,ufsoft,在進入系統(tǒng)注冊窗口時必須用“admin”進行注冊,admin是系統(tǒng)管理員,demo,system,ufsoft是999演示賬套中的操作人員,admin是一個虛擬的操作員,admin的密碼默認是空的,但由于安全起見建議您自己設(shè)置密碼。通過注冊可以看到在左下角操作員的位置打了admin的標(biāo)識。

    第二步:增設(shè)操作員此操作員指的是在本單位工作的財務(wù)人員,包括財務(wù)人員、出納、庫房的庫管人員、銷售人員、采購人員,都要通過增設(shè)操作員的操作,相相應(yīng)的人員的信息輸入到系統(tǒng)中。

    通過權(quán)限下的操作員完成此操作,點擊操作員進去后,可以看到999演示賬套人員的名字,如果在安裝軟件時沒有把999演示賬套引入到系統(tǒng)中去,那么,點擊到操作員的界面是沒有人的。點擊增加來添加操作人員,在添加操作員的界面要求必須輸入的是編號和姓名,編號就是此處操作員的id代碼,姓名是操作員的全名,輸入時要求新增加的操作員的編號不能與已經(jīng)存在的重復(fù),編號既可輸入英文也可輸入阿拉伯?dāng)?shù)字,位長是十位。在這里我們先輸入“001”,姓名是孫會計,孫會計的口令是“1”,確認口令也是“1”,所屬部門“財務(wù)部”雖然現(xiàn)在登陸人的名字是“admin”,大家知道“admin”是一個虛擬的名字,實際操作的是孫會計,因為現(xiàn)在只能用“admin”的名字登錄才能進行這些添加操作員管理的操作步驟。

    現(xiàn)在再添加本單位的一位操作員李出納,點擊“增加”輸入“002”,姓名是李出納,這時,對于李出納的口令孫會計是沒有權(quán)利給她設(shè)置的,非主管的口令是他們在登錄軟件時自己設(shè)置的,作為建賬人也是沒有權(quán)利給他們單設(shè)口令。用同樣的辦法把本單位的操作人員都添加到系統(tǒng)中去。

    在此界面還有一個“刪除”和“修改當(dāng)前操作員屬性”,如果李會計在2009年7月調(diào)離了本單位,那么這時就可以通過“修改操作員屬性”來更改操作員的狀態(tài),在更改屬性之前的狀態(tài)是有效的,當(dāng)點擊修改按鈕,在“修改操作員”的窗口把“注銷操作員”的按鈕按下去,在修改操作員信息的界面顯示“啟用當(dāng)前操作員”時,點擊“修改”,然后刷新,可以看到實際李會計的操作狀態(tài)是注銷的,當(dāng)某一個操作員是“注銷”時就不能完成相應(yīng)的操作了。

    刪除:點擊“demo”,是999賬套的賬套主管,他已經(jīng)完成了999賬套的一系列的工作,如果這個人中途調(diào)離本單位了,這時我們點擊“刪除”,是不能刪除的,只能點擊“修改”來更改他的操作狀態(tài),把他的狀態(tài)改成注銷。

    當(dāng)我們把李出納執(zhí)行“刪除”時,此時提示我們允許刪除,因為李出納只是我們剛剛添加到系統(tǒng)中去的,實際她并沒有完成軟件中的任何操作,所以才可以刪除。

    第三步:“建立核算賬套”此核算賬套指的是本單位的核算體系,也就是涉及到單位的基本信息,都是要通過“建立核算賬套”來完成。

    在賬套下面點擊“建立”,提示出建立賬套的信息已存賬套,在賬套號處系統(tǒng)要求輸入001-999之間任意的三位數(shù),新輸入的賬套號不能和已經(jīng)存在的賬套號重復(fù),所以現(xiàn)在我們只能輸入001-998之間的任意數(shù)了。

    下面我們通過舉例來說明這個流程,賬套名稱“北京陽光股份有限公司核算賬套”,賬套路徑是安裝完軟件以后默認的,不需要作更改,某單位決定從2005年1月份開始啟用“用友tong2005軟件”進行日常業(yè)務(wù)處理。

    所以啟用期設(shè)置為2005年1月份,啟用會計期通過點擊會計期間設(shè)置來完成。

    進入到會計期間設(shè)置的界面,首先把日期調(diào)整為2005年1月份,在此應(yīng)注意會計期間設(shè)置界面的01-12指的是12個會計月份,這個起始日期指的是各個會計期間開始的第一天,結(jié)束日期指的是各個會計期間的結(jié)賬日期,如果這個單位第一年的第一個月的結(jié)賬日期都是25號結(jié)的,點擊“結(jié)束日期”,雙擊鼠標(biāo)左鍵,可以彈出日歷,把結(jié)算日期由31號調(diào)整為25號,點擊“確定”,這里要注意1月26號以后的都會默認為業(yè)務(wù),軟件會自動默認為第二個會計期間?,F(xiàn)在我們把結(jié)賬日期恢復(fù)到每個月份的月底,雙擊結(jié)賬日期處,彈出日歷,在日歷上執(zhí)行更改。

    繼續(xù)點擊“下一步”,單位名稱“北京陽光股份有限公司”,至于單位地址、法人代表、聯(lián)系電話等等,可以按照核算及其建立上預(yù)置的內(nèi)容輸入到軟件中。

    點擊“下一步”,進入到核算類型的界面,那么本地代碼和本地名稱默認成“人民幣”,注意,企業(yè)類型提供的是商業(yè)和工業(yè),如果您購買的“永通2005軟件”只有財務(wù)模塊,沒有購、銷、存模塊,選擇跟本單位適用的商業(yè)或工業(yè),對于那些既買了財務(wù)模塊的,又買了購、銷、存業(yè)務(wù)模塊的單位應(yīng)該注意,比如:這家單位生產(chǎn)瀝青,它涉及到一些原材料的進貨,從供應(yīng)商處購買辦理入庫手續(xù),在生產(chǎn)瀝青時,需要從相應(yīng)的原材料庫領(lǐng)用一些水泥、沙、石等原材料,它會涉及到材料出庫單,那么,水泥、沙、石等這些原材料,加工成瀝青后,還要辦理瀝青產(chǎn)成品的入庫手續(xù),需要一些產(chǎn)成品入庫單,此時,如果在企業(yè)類型處選擇了商業(yè),那么在購、銷、存模塊中就將看不到材料出庫單和產(chǎn)成品入庫單的單據(jù)了。行業(yè)性質(zhì)和總賬中的會計科目編碼相連的,現(xiàn)在我們演示選擇新會計制度,同時,在按行業(yè)性質(zhì)預(yù)支科目處打上對勾,說明在啟動總賬中會計科目編碼中就可以看到系統(tǒng)版新會計制度科目下的內(nèi)容。賬號主管,選擇孫會計或李出納之中的一個人,現(xiàn)在我們選擇孫會計為北京陽光股份有限公司的賬號主管。

    點擊“下一步”,進入到基礎(chǔ)信息的窗口,對一第四個選項有、無外幣核算點擊對勾,接著看上面,存貨是否分類。比如:本單位對外銷售電腦、打印機等一系列的辦公用品,對于本單位的存貨來講,把它分成電腦類的存貨,打印機類的存貨,桌子類的存貨,椅子類的存貨,如果這樣,我們就在“存貨是否分類”處點擊對勾,如果本單位的存貨沒有分類,對核算沒有任何影響,分類與否只是多了按大類查詢的條件,對軟件的操作沒有影響,即便不分類,IBM電腦、惠普打印機是什么還是什么來進行核算,只是可以按照電腦類或打印機類的來進行查詢。

    同樣,客戶是否分類,供應(yīng)商是否分類,比如:本單的客戶和供應(yīng)商是按照長期合作和中期合作或短期合作來交客商進行分類,就在客戶和供應(yīng)商處打上對勾即可。

    最后,點擊“完成”,提示“可以創(chuàng)建賬套了嗎?”,點擊“是”。分類編碼方案首先,科目編碼計算,由于我們剛才建立賬套時選的是新會計制度科目,它的第一級對應(yīng)的位長是四位,此處,第一級指的是會計科目的總賬科目,第二、三級指的是明細科目,例如:現(xiàn)金一級科目的會計編碼是1001,銀行存款是1002;二級總賬科目工行存款會計編碼是100201,此會計編碼是在第一級的會計編碼的基礎(chǔ)上往后順延的;三級總賬科目工行存款的會計編碼是56-78901;此會計編碼同樣是在第二級的會計編碼的基礎(chǔ)上往生順延的。

    如果,本單位在工行存款下面又開了100多個賬戶,那么,此時需要把第三級數(shù)字對應(yīng)的長度由2調(diào)整為3。最大級數(shù)是6級,最大長度是15,指的是各個級次對應(yīng)的數(shù)字之和相加,不能超過15。單級長度是9位,從第一級到第六級各個級次對應(yīng)的數(shù)字長度都小于9?jié)M足第一個條件。

    客戶分類編碼級次:如果本單位的客戶分類,按照長期、中期、短期執(zhí)行分類,那么在長期、中期、短期下面就是具體的A單位、B單位、C單位,它的分類只分到1級就夠了,如果用一級分類,那么長期的編碼是01,中期編碼是02,短期的編碼分類是03??蛻魴n案體現(xiàn)的是具體的某一家單位的信息,客戶檔案是不反映在客戶分類編碼級次里,所以可以將客戶分類編碼級次的第3級4位和第2級3位用Delete鍵清除。如果后續(xù)的沒有2級和3級的分類,也可以保留第2級的位長和第3級的位長。也可以把第3級對應(yīng)的數(shù)字4和第2級對應(yīng)的數(shù)字3清除掉,保證客戶編碼級次出現(xiàn)在第1級2位長的基礎(chǔ)上。用相同的理解,可以將供應(yīng)商分類編碼級次的第3級和第4級刪除。供應(yīng)商也是按照長期,中期,短期執(zhí)行分類的。同時也可以將客戶分類的第1級的位長變成1是沒有問題的。則對于客戶分類的編碼應(yīng)是1是長期,2是中期,3是短期。

    部門編碼級次指的是本單位內(nèi)部的職能部門,1級是1位,2級是2位,說明本單位是兩級職能部門。

    依此類推,地區(qū)分類編碼級次和存貨分類編碼級次也是同樣概念。比如所有的客戶和供應(yīng)商所在的地區(qū)是按照全國不同的省進行切分的,即只用到1級地區(qū)分類。如果按照軟件中預(yù)置的,在第2級與第3級處地區(qū)分類也有對應(yīng)的編碼,則可以稱第1級是省,第2是省里的市,第3級是市里不同的區(qū)。

    存貨分類編碼,在這里分的是5級。如果單位根本沒有2級的存貨,則可將2級分類后續(xù)的位長清除掉。

    貨位編碼級次指的是諸如超市等單位存放的庫存商品,是按照貨架來擺放的。

    收發(fā)類別指的是入庫和出庫時各種不同類型的入庫和出庫方式。入庫下面對應(yīng)的是采購入庫,產(chǎn)成品入庫,盤盈入庫以及其它入庫。出庫下面對應(yīng)的是銷售出庫,材料領(lǐng)用出庫,盤虧出庫和其他出庫等。如果本單位只有2級分類,則可將第3級的收發(fā)類別清除掉,如果需要保留,也是可以的。

    如果本單位明細級的會計科目到4級,則在定義科目分類編碼方案的時候只在第3級處預(yù)置了長度,則第4級是空白的,這將造成在本單位輸入會計科目的時候,第4級明細級會計科目系統(tǒng)就不允許輸入。所以在定義科目編碼級次的時候,要廣泛的考慮到。

    對于結(jié)算方式編碼級次可以使用軟件預(yù)置的。

    它會提示創(chuàng)建賬套北京陽光股份有限公司成功,點擊“是”,點擊后會提示是否立即啟用,這里我們先點擊否,因為當(dāng)前操作員是admin,如果我們點擊“是”,則在系統(tǒng)啟用的窗口顯示的啟用人是admin,但是admin是系統(tǒng)管理員,相當(dāng)是虛擬存在的,并不是單位真正的操作員,所以我們先點擊“否”。到這里,創(chuàng)建賬套的前三步已經(jīng)完成了。

    最后一步:分配操作員的操作權(quán)限在權(quán)限下點擊權(quán)限來完成操作,在財務(wù)分工的界面要注意兩點,首先找到剛才建立的賬套001,接著找到剛才建立的孫會計和李出納兩個人。當(dāng)點擊孫會計的時候,系統(tǒng)已經(jīng)將孫會計默認為了001北京陽光股份有限公司的賬套主管?,F(xiàn)在只需要給非主管的普通操作員進行授權(quán)。點擊李出納后,點擊增加,給李出納進行授權(quán)。授權(quán)的辦法有兩種,第一,在左邊直接雙擊購買的產(chǎn)品,例如總賬,直接在總賬左邊的授權(quán)數(shù)雙擊左鍵,會看見在右邊出現(xiàn)了總賬模塊下面的所有明細權(quán)限,都是以GL開頭的。第二,比如李出納除了完成總賬中所有功能的操作之外,還能夠完成固定資產(chǎn)卡片的錄入工作,單擊固定資產(chǎn),右邊會顯示固定資產(chǎn)下面的全部權(quán)限,可以找到需要增加的權(quán)限,然后再雙擊。如果要取消授權(quán),在卡片新增處再雙擊,則權(quán)限就取消了。為了演示方便,我們給李出納授予所有權(quán)限。

    通過這種方法,可以給李出納授予他有的權(quán)限。如果本單位新增了王處長,則先到在操作員處增加王處長。接著第2步直接給王處長進行授權(quán),可以直接點擊賬套主管旁邊的方框,點擊確認。

    修改賬套如果在創(chuàng)建賬套的過程中,發(fā)現(xiàn)有些分類編碼檔案中的具體的項目的內(nèi)容設(shè)置錯誤了,可以進行修改。修改賬套的時候也是在系統(tǒng)管理中進行的,但是登錄時要用賬套主管的身份來完成,不能用admin系統(tǒng)管理員來完成登記了。首先點擊系統(tǒng),將當(dāng)前的admin注銷,接著重新點擊系統(tǒng)下面的注冊,用戶名選擇孫會計,口令是1。當(dāng)選擇某一套賬的真正的操作員時,在登錄界面會發(fā)現(xiàn)與用admin登錄時不一樣,多出了一個賬套和會計年度的選擇。通過點擊賬套下的修改來完成操作,可以找到我們需要進行修改的地方,點擊完成,會提示“確認修改賬套嗎?”點擊“是”。在出現(xiàn)的界面里可以按自己的需要進行修改。點擊確認,再確認,會提示修改北京陽光股份有限公司成功,點擊“是”。在賬套修改時一定要用賬套主管進行登錄。如果將賬套主管注銷,重新注冊,用admin執(zhí)行注冊時,會發(fā)現(xiàn),在賬套下面的修改顯示是灰色,即無法使用。

    啟用的設(shè)置點擊系統(tǒng)下面的注冊,用賬套主管來完成登錄,密碼是1。點擊確認。用賬套主管執(zhí)行登錄以后,在賬套下面有一個啟用,點擊啟用。在系統(tǒng)啟用的窗口,先點擊總賬,然后將2005的1月1日設(shè)置為系統(tǒng)啟用的日期,如果當(dāng)前的處理日期是2005年1月20日,則在用1月20日來完成系統(tǒng)啟用注冊的時候,要注意雖然登錄的日期是1月20日,但是在總賬系統(tǒng)的啟用窗口處一定要選擇當(dāng)前會計月份的第一天,否則2005年1月1日至2005年1月19日的會計信息,軟件是不接受輸入的。點擊確認,會提示“如果沒有購買該模塊請不要啟用,以免造成不必要的麻煩,確實要啟用當(dāng)前系統(tǒng)嗎?”點擊“是”。為了演示方便,現(xiàn)將所有模塊均啟用。核算的啟用是在購銷存啟用的完成之后來啟用的。啟動以后,再單擊一下啟動的標(biāo)識,會提示“確實要注銷當(dāng)前系統(tǒng)嗎?”指的是反啟動。如果點擊是,系統(tǒng)啟動就去掉了。

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