摘　要:會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢.分析目前會計電算化工作在會計無紙化、電子原始數(shù)據(jù)的審核與確認、電算化安全等方面所存在的問題,研究會計電算化對會計業(yè)務內(nèi)部控制的影響,并以此為基礎探討加強電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設問題,以確保財會實行電算化后的系統(tǒng)正常、安全、有效地運行. 

　　隨著科學技術的發(fā)展,電子計算機數(shù)據(jù)處理技術已在會計領域廣泛運用.會計電算化使會計人員從繁重的手工核算報表中解脫出來,提高了會計信息的及時性、正確性、全面性,但同時也給會計人員帶來了許多新的問題.本文就此作一些初步的探討. 

　　1 會計電算化面臨的幾個問題 

　　1.1 會計無紙化中存在的問題 

　　在手工會計環(huán)境下,企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上,并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表.紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特征.但是,在計算機網(wǎng)絡信息系統(tǒng)中,原來紙質(zhì)的會計原始憑證的數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上,由于在技術上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務記錄的“原件”.然而,在電子數(shù)據(jù)形成和存儲管理過程加強控制和傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)換的條件下,電子數(shù)據(jù)像紙張憑證一樣可作為會計的原件.如果法律上不承認電子數(shù)據(jù)可作為數(shù)據(jù)“原件”,那么許多數(shù)據(jù)就要模仿手工操作的方法形成紙張式的原件,會計的無紙化也就無法開展,并進而影響會計電算化的進程. 

　　1.2 電子原始數(shù)據(jù)的審核和確認 

　　在現(xiàn)有的會計電算化環(huán)境下,絕大多數(shù)會計還保持著傳統(tǒng)的紙張式的憑證審核和手工編制會計記賬憑證方式,因而,在電算化初期,會計原始數(shù)據(jù)的審核仍然沿用傳統(tǒng)方法.但是,隨著會計電算化的進一步發(fā)展,面對“無紙”的會計數(shù)據(jù),會計人員特別關心的是怎樣審核和確認存放在計算機系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與業(yè)務發(fā)生時的原始形式是一致的.磁盤和光盤的數(shù)據(jù)可通過適當?shù)挠嬎銠C工具修改并且可以做到不留任何修改“痕跡”,因此,確保這些電子數(shù)據(jù)是以原始形式保存下來是無紙信息系統(tǒng)的關鍵.在無紙化的信息系統(tǒng)環(huán)境下,電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認后,就可利用會計記賬憑證編制的軟件模塊自動生成電子記賬憑證,自動形成后的電子記帳憑證就不讓任何人修改,而且由這些電子記賬憑證或電子原始數(shù)據(jù)直接生成的電子記賬憑證、電子賬簿和電子報表都是派生性的數(shù)據(jù),如果所用的軟件是正確的,會計系統(tǒng)中的派生數(shù)據(jù)的正確性、真實性和完整性完全取決于電子原始數(shù)據(jù). 

　　1.3 會計電算化工作中的安全問題 

　　現(xiàn)有的會計應用軟件系統(tǒng)在設計、開發(fā)階段,普遍存在著系統(tǒng)需求中安全需求少、軟件設計重功能輕安全的現(xiàn)象,軟件設計選用的語言和數(shù)據(jù)庫考慮安全性能少,以至軟件投入運行后暴露諸多安全隱患,如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開、應用系統(tǒng)軟件存在安全問題等.這類現(xiàn)象和問題目前還尚未得到徹底的改變,同時,許多安全設施并未配置齊全,特別是硬件自身安全性能低,造成的結(jié)果是由于硬件的安全問題直接影響會計應用系統(tǒng)軟件的正常運用.另外,還有操作和管理人員安全意識淡薄、操作密碼管理不嚴格、安全管理制度檢查落實不到位等問題. 

　　2 會計電算化對會計業(yè)務內(nèi)部控制的影響 

　　電算化財務系統(tǒng)的內(nèi)部控制,既包括原來的手工賬務過程,又包括程序設計、電算賬務處理過程.由于會計電算化是以電子計算機為主的當代電子信息技術應用到會計中的簡稱,是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬,以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程,是現(xiàn)代社會大生產(chǎn)和新技術革命的必然手段. 

　　2.1 內(nèi)部控制形式的變化 

　　(1) 原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化后沒有存在必要性.如編制科目匯總表,憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細賬的核對;(2)原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機內(nèi)了,如憑證借貸平衡校驗,余額發(fā)生額平衡檢查.可見,電算化會計除了人這個執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)容控制方法主要通過會計軟件來實現(xiàn)的,因此,計算機系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂? 

　　2.2 內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化 

　　計算機技術的引入,給會計工作增加了新的工作內(nèi)容,同時也增加了新的控制措施,如計算機硬件及軟件分析、編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制,以及計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責任制度等. 

　　3 加強電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設問題 

　　實行電算化以后,系統(tǒng)的正常、安全、有效運行的關鍵是操作使用.如果單位管理制度不健全或?qū)嵤┎涣?都會給各種非法舞弊行為以可乘之機.因此,會計主體的改變,也給內(nèi)部控制下的制度賦予新的內(nèi)涵. 

　　3.1 嚴格機構(gòu)和人員的管理與控制 

　　會計核算軟件投入正式使用后,對原有會計機構(gòu)必須做相應調(diào)整,對各類人員制定崗位責任制度.會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位.基本會計崗位可包括:會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括:直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位.機構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合,以實現(xiàn)職權分離,有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為.如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等. 

　　3.2 嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng) 

　　操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護.操作過程控制主要通過制訂一套完整而嚴格的操作規(guī)定來實現(xiàn).操作規(guī)程應明確職責,操作程序和注意事項,并形成一套電算化系統(tǒng)文件.如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志,規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范,規(guī)定軟盤專用以防病毒感染.系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護,硬件維護主要包括:(1)定期進行檢查并做好記錄;(2)在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬件故障要及時進行故障分析并做好記錄.而軟件維護包括正確性維護、適應性維護、完善性維護3種. 

　　3.3 建立計算機房管理制度 

　　實行電算化以后,設立計算機房的主要目的是:給計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境,保護機器設備;防止各種非法人員進入機房,保護機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全.具體措施包括:(1)對進入機房內(nèi)的人員進行嚴格審查;(2)保證機房設備安全的措施.如機房防火規(guī)定等;(3)保證計算機正常運行措施.如機房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等;(4)會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施.如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準在計算機上玩電腦游戲等規(guī)定;(5)修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度.如規(guī)定會計核算軟件的修改需報經(jīng)單位總會計師批準等. 

　　3.4 建立健全的檔案管理制度 
　　
　　這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì).系統(tǒng)開發(fā)運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作,而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn),一般包括:(1)存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;(2)各種安全保證措施,如備份軟盤應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方;(3)采用磁性介質(zhì)保存會計檔案要定期進行檢查和定期復制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失.此外,還應高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng),并為此提供必要的物力、財力,以造就一支高素質(zhì)的財會科技隊伍,為會計電算化工作提供人力和智力支持. 

　　參考文獻:

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