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全面預算管理通常以一個財年為周期進行循環(huán),包括全面預算的規(guī)劃、編制、執(zhí)行和控制、分析和反饋、調整、考核和激勵六大環(huán)節(jié)。
1、全面預算的規(guī)劃:在企業(yè)戰(zhàn)略目標框架下,確定企業(yè)發(fā)展年度經營目標,進而設定企業(yè)整體的全面預算目標,并分解、明晰各級部門的年度及月度預算目標。
年度經營目標是制定預算目標的依據;
依據各項業(yè)務的內外部環(huán)境、市場競爭情況、歷史數據等,制定企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標及年度經營目標;
全面預算管理職能部門根據年度經營目標初步擬定企業(yè)及分解至各部門的全面預算目標,在全面預算管理委員會會議上共同評估、審議,討論通過后確定全面預算目標;
全面預算管理委員會向各全面預算責任部門正式下達預算目標,作為全面預算編制的起點。
2、全面預算的編制:圍繞目標進行資源配置,根據設定的目標以及詳細的工作計劃預測完成這些目標、計劃所需的資源(市場、設備、員工、資金等)、成本、投資,編制年度預算。
應在全面預算體系下進行預算編制工作;
經營預算以銷售預算或生產預算為基礎,資本預算在公司經營目標和預算目標基礎上進行編制,資金預算應在經營預算和資本預算的基礎上進行編制,財務預算應在經營預算、資本預算和資金預算基礎上進行編制;
按照預算項目與作業(yè)活動關系的緊密程度,對于不同預算項目,采用不同的編制方法,預算準確的關鍵是尋找其對應經營活動的作業(yè)動因;
預算編制方法有零基預算、增量預算、固定預算、彈性預算等;
全面預算編制的原則為上下結合、分級編制、歸口管理、逐級匯總;
以全面預算管理委員會最終審批通過全面預算方案為終點,下達方案后開始正式執(zhí)行。
3、全面預算的執(zhí)行和控制:按照全面預算方案確定的預算指標額度指導進行業(yè)務活動,客觀準確及時地記錄各責任部門發(fā)生的運營業(yè)務活動及消費的資源,并將目標完成情況及時匯報給相應的管理層。
各責任部門應嚴格按照預算執(zhí)行;
建立預警系統,當責任部門每月實際預算的執(zhí)行達到預算目標的一定比例時,應向責任部門提出警告,責任部門應根據實際需求,作好經營管理或提出預算調整等工作。
各責任部門建立預算臺賬,一方面使各責任部門能夠清楚本部門的預算執(zhí)行情況,另一方面也能夠在每月底及時與全面預算管理部門對帳,保證預算考核的公平和合法性。
預算內支出,按照相關財務管理制度規(guī)定的審批流程進行審批,并送全面預算管理職能部門審核、登記;
成本、費用如遇預算控制不善確需突破時,必須由責任部門提出書面報告說明原因,審批后納入預算外支出,同時納入考核;
如遇特殊突發(fā)事件超出年度預算、月度預算差額控制比例的開支項目,則由開支部門提出書面申請,按程序逐級申報并經有關機構審議,進行預算調整后實施。
4、全面預算調整:全面預算方案是公司年度經營的重要依據,應保持一定的穩(wěn)定性,本著輕易不調整原則;只有當內外部環(huán)境發(fā)生重大變化,或公司戰(zhàn)略決策發(fā)生重大調整時,才能考慮進行預算修正。全面預算調整分為一般性調整和重大調整兩類。
一般性調整是指以原來的預算為基礎,結合預算執(zhí)行進度和外部環(huán)境的變化,在不影響年度預算目標的前提下,對預算執(zhí)行進度或個別預算項目進行調整;
預算的重大性調整是指在預算執(zhí)行過程中,因預算制定時無法預見的重大外部環(huán)境改變或發(fā)生重大業(yè)務調整,按照實際情況的變化對年度預算目標進行修正。
全面預算調整可以由上而下發(fā)起,也可以由下而上申請。
5、全面預算的反饋和分析:對目標完成情況進行跟蹤分析。
預算執(zhí)行過程中,各責任部門要及時檢察、追蹤預算的執(zhí)行情況,以全面預算業(yè)績報告和差異分析報告等書面報告的形式,全面系統地報告預算執(zhí)行的進度和結果。
全面預算管理職能部門要根據自己的記錄與各責任中心的反饋報告形成全面預算執(zhí)行分析報告,提出改進措施,并對今后預算工作做好部署;
將實際發(fā)生的核算與預算進行差異分析,關注“例外”事項的管理;
通過預算例會等形式對預算執(zhí)行情況進行溝通,并及時解決執(zhí)行過程中出現的問題。
6、全面預算考核:全面預算管理中承上啟下的關鍵環(huán)節(jié),在預算控制中發(fā)揮著重要作用,是對執(zhí)行者實行的一種有效激勵和約束形式。
設計合理有效的全面預算考核體系作為企業(yè)績效考核體系的一部分;
考核各責任部門的執(zhí)行情況并與相應的激勵約束機制掛鉤,實施事后控制,增強全面預算管理過程的完整性和權威性;
分析各公司和責任部門全面預算執(zhí)行結果以及全面預算管理系統的控制能力,為改進下一期全面預算的編制、執(zhí)行和監(jiān)控工作提供有益的建議;
評價各責任部門全面預算完成情況,及時發(fā)現和解決經營中的潛在問題,確定改進措施,明確下階段的工作重點,確保全面預算的完成,或者必要時修正全面預算,以適應外部環(huán)境的變化。
全面預算管理是一個從公司戰(zhàn)略到預算執(zhí)行,再到績效考核,之后回到公司戰(zhàn)略的一個閉環(huán)。同時,在全面預算管理方案的設計和開展中,必須明確實行目的是公司整體戰(zhàn)略目標的實現,是公司整體價值最大化,而不是某個業(yè)務,或某個業(yè)務單位利益的最大化。
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