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原始憑證的電子化探析

來源: 杜天宇 編輯: 2010/03/18 10:54:30  字體:

  一、原始憑證與會計信息系統(tǒng)集成

  信息技術(shù)的發(fā)展,使信息系統(tǒng)朝著“無紙化”、“自動化”、“智能化”的方向發(fā)展。而要達(dá)到相應(yīng)目標(biāo),首先應(yīng)以優(yōu)化集成為切入點,解決信息孤立的問題。從這一意義分析,系統(tǒng)集成是實現(xiàn)會計信息化的基本策略,而會計信息系統(tǒng)與企業(yè)其他信息子系統(tǒng)的優(yōu)化集成也無法脫離原始憑證電子化。

 ?。ㄒ唬嬓畔⑾到y(tǒng)集成的內(nèi)涵從范圍分析,會計信息系統(tǒng)集成包括會計系統(tǒng)內(nèi)部集成和會計系統(tǒng)與外部環(huán)境集成兩個方面。會計系統(tǒng)內(nèi)部集成的實質(zhì)是利用信息技術(shù)對管理會計和財務(wù)會計進(jìn)行整合;會計系統(tǒng)與外部環(huán)境集成是通過會計與企業(yè)管理、經(jīng)營業(yè)務(wù)優(yōu)化整合,在企業(yè)信息各子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞無紙化的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)信息的各個專業(yè)子系統(tǒng),以實現(xiàn)會計信息化與企業(yè)信息化的目標(biāo)。

  會計信息系統(tǒng)外部集成,從技術(shù)層面分析,是突破電算化理念以會計部門為核心信息系統(tǒng)構(gòu)架。在ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步與PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)集成,以消除各個系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)冗余和重復(fù)處理,在充分共享基礎(chǔ)上提高各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加工以及系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳輸效率。企業(yè)信息流派生于相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程,所以企業(yè)內(nèi)部信息專業(yè)子系統(tǒng)的集成,不僅需要整合信息流,而且需要再造經(jīng)營業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程遵從于企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置,受制于職能部門分工,使得企業(yè)信息系統(tǒng)的各個專業(yè)子系統(tǒng)通常圍繞職能部門構(gòu)建,從而形成了諸多專業(yè)子信息系統(tǒng)。每一個專業(yè)子系統(tǒng),形成相對獨(dú)立的信息中心;而任一個信息中心內(nèi)部都有其獨(dú)特信息流結(jié)構(gòu),對應(yīng)其獨(dú)立的業(yè)務(wù)流程。系統(tǒng)集成是信息化發(fā)展的需要,目標(biāo)是完善會計信息系統(tǒng)的功能,提升會計信息的質(zhì)量,并從企業(yè)整體視角解決內(nèi)部各專業(yè)子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)冗余和信息孤立問題。原始憑證作為會計業(yè)務(wù)起點,其信息技術(shù)應(yīng)用程度制約會計數(shù)據(jù)加工的自動化水平;作為企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)與會計系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)傳輸?shù)木唧w形式,其信息技術(shù)應(yīng)用程度關(guān)系會計信息系統(tǒng)與外部環(huán)境的集成水平。

 ?。ǘ┘堎|(zhì)原始憑證與信息化的不相容性原始憑證在企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)中生成,以特定格式進(jìn)入會計部門,經(jīng)審核無誤后,其承載數(shù)據(jù)進(jìn)入會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。原始憑證以紙介質(zhì)作為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)載體,并已成為制約信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

  第一,紙介質(zhì)原始憑證從不同側(cè)面束縛著會計信息系統(tǒng)的功能。首先,紙介質(zhì)原始憑證限制了會計部門與企業(yè)內(nèi)部其他部門數(shù)據(jù)傳遞方式,制約了信息技術(shù)在會計中的充分應(yīng)用,使記賬憑證只能手工錄入,這在一定程度上限制會計數(shù)據(jù)處理的自動化。其次,紙介質(zhì)原始憑證生成后進(jìn)入會計系統(tǒng)的基本流程,是先由相關(guān)業(yè)務(wù)人員報送會計部門,而后經(jīng)會計人員以記賬憑證形式錄入系統(tǒng),而有的(如發(fā)料單)出于簡化會計工作目的,需要定期匯總后,才能進(jìn)行記賬憑證處理。這樣延長了企業(yè)業(yè)務(wù)活動和會計信息處理的時間間隔,造成會計信息處理滯后于其業(yè)務(wù)活動,成為業(yè)務(wù)流與信息流協(xié)同的首要障礙。最后,作為信息流組成部分,原始憑證是企業(yè)各專業(yè)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)木唧w形式之一,紙介質(zhì)原始憑證成為會計信息系統(tǒng)與企業(yè)其他系統(tǒng)進(jìn)行集成的障礙之一。

  第二,紙質(zhì)原始憑證制約企業(yè)效率的提高。手工會計業(yè)務(wù)、電算化會計以記賬憑證為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理起始點,似乎完全合理。但從會計信息化、企業(yè)信息化的視角分析,記賬憑證手工錄入屬于二次錄入。這里的二次錄入有雙重意義:其一,原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的直接記錄,記賬憑證是對原始憑證信息的分類,記賬憑證手工錄入相對于原始憑證業(yè)務(wù)處理是二次錄入;其二,從企業(yè)整體視角觀察,會計、統(tǒng)計、其他業(yè)務(wù)核算等信息系統(tǒng)并存,有些原始憑證的數(shù)據(jù)為會計、統(tǒng)計、業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)的同源數(shù)據(jù),相對多個系統(tǒng)而言,記賬憑證手工錄入屬于二次錄入。此外,原始憑證由相關(guān)人員報送的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)也是信息技術(shù)應(yīng)用不充分的具體體現(xiàn),可以通過憑證電子化得以優(yōu)化。

  第三,紙質(zhì)原始憑證是信息系統(tǒng)間數(shù)據(jù)冗余的具體形式。原始憑證通常依據(jù)其來源劃分為外部憑證和內(nèi)部憑證。而以企業(yè)范圍分析,內(nèi)部原始憑證是企業(yè)信息各個系統(tǒng)間數(shù)據(jù)重復(fù)存儲的重要形式之一。具體表現(xiàn)在一式多份的入庫單、領(lǐng)料單、發(fā)貨單、銷貨發(fā)票等原始憑證的存在。這些原始憑證作為企業(yè)業(yè)務(wù)活動原始數(shù)據(jù)分別重復(fù)存儲于會計、統(tǒng)計、業(yè)務(wù)等信息系統(tǒng)之中,是不容忽視的數(shù)據(jù)冗余。

  第四,從電子商務(wù)角度分析,相關(guān)的訂單、合約及款項收付都可借助電子形式完成,而作為原始憑證的銷貨發(fā)票和收付款結(jié)算單據(jù)等原始憑證仍然采用紙介質(zhì)的形式。這種不協(xié)調(diào)的負(fù)面效應(yīng)表現(xiàn)為:一是限制了我國電子商務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展;二是影響了經(jīng)營者納稅申報和稅務(wù)機(jī)關(guān)稅收征管的工作效率;三是制約電子商務(wù)與會計業(yè)務(wù)集成的順利實施,影響了會計信息化、企業(yè)信息化的進(jìn)程。最終它的限制性制約了原始憑證電子化的有效發(fā)展。

  二、原始憑證電子化的企業(yè)級方案

  原始憑證電子化,是指在現(xiàn)有條件下,在信息技術(shù)應(yīng)用相對成熟的企業(yè)內(nèi)通過優(yōu)化集成構(gòu)建企業(yè)級信息平臺,實現(xiàn)對經(jīng)營業(yè)務(wù)中原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集,企業(yè)檔案集中管理,各專業(yè)子系統(tǒng)通過企業(yè)信息平臺交換信息、共享數(shù)據(jù),以克服當(dāng)前信息系統(tǒng)的缺陷,加速信息化進(jìn)程。

 ?。ㄒ唬┢髽I(yè)級信息平臺的構(gòu)建會計信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)中的一個專業(yè)子系統(tǒng),會計信息化是企業(yè)信息化中的一個環(huán)節(jié)。構(gòu)筑企業(yè)級信息平臺,是企業(yè)內(nèi)部個專業(yè)子系統(tǒng)集成具體形式,也是實現(xiàn)原始憑證電子化的基本手段。在企業(yè)信息化過程中,由于各個專業(yè)子系統(tǒng)本身業(yè)務(wù)特性、系統(tǒng)構(gòu)造技術(shù)、系統(tǒng)構(gòu)建時間等因素的客觀存在,“異構(gòu)系統(tǒng)”現(xiàn)象難于消除。所以,系統(tǒng)集成并非是消滅“異構(gòu)系統(tǒng)”,而是在承認(rèn)“異構(gòu)系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上,構(gòu)建企業(yè)級的各個專業(yè)子系統(tǒng)交換的信息平臺;專業(yè)子系統(tǒng)在現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,通過增加數(shù)據(jù)接口和必要優(yōu)化,即可通過企業(yè)級信息平臺數(shù)據(jù)共享。從這一意義上分析,“松散耦合”是實現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)集成理性選擇。

  綜合相關(guān)研究成果,企業(yè)信息系統(tǒng)“松散耦合”的集成理念中,企業(yè)級平臺、專業(yè)級系統(tǒng)的框架是其合理的一面,但相關(guān)企業(yè)級平臺的功能尚有不足。尤其是企業(yè)級信息平臺僅著眼信息用戶與各個子系統(tǒng)輸出端,而忽略相應(yīng)的數(shù)據(jù)采集端,忽略“同源數(shù)據(jù)”采集過程的優(yōu)化和集成,直接影響這一設(shè)想的實踐性。所以,本文在“松散耦合”構(gòu)想基礎(chǔ)上,以更為優(yōu)化的集成思路完善了企業(yè)級平臺的功能。具體改進(jìn)表現(xiàn)為:首先,結(jié)合企業(yè)內(nèi)各系統(tǒng)信息統(tǒng)一平臺發(fā)布、“同源數(shù)據(jù)”統(tǒng)一采集,以及企業(yè)圖書、情報、檔案統(tǒng)一管理業(yè)務(wù)集成模式,企業(yè)構(gòu)建一個全新信息中心職能部門。其次,圍繞信息中心(新增職能部門)組建企業(yè)級平臺。該平臺劃分為:系統(tǒng)管理、信息平臺及采集分發(fā)三個板塊。系統(tǒng)管理板塊,主要功能是保持企業(yè)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行,協(xié)調(diào)企業(yè)級平臺和專業(yè)子系統(tǒng)之間,以及專業(yè)子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換關(guān)系。信息平臺是各專業(yè)子系統(tǒng)面向所有信息用戶的平臺,各專業(yè)子系統(tǒng),一方面利用信息平臺向用戶發(fā)布信息,另一方面又通過信息平臺獲取其他專業(yè)子系統(tǒng)提供的信息。采集分發(fā)是采集企業(yè)經(jīng)營活動過程中的原始數(shù)據(jù),經(jīng)初步分類和必要技術(shù)轉(zhuǎn)換后分發(fā)給相應(yīng)的業(yè)務(wù)、統(tǒng)計、會計專業(yè)子系統(tǒng)。

 ?。ǘ┬畔⒒暯窍略紤{證類別與電子化實現(xiàn)基于電子化的需要,將原始憑證依據(jù)來源和數(shù)據(jù)特征分為內(nèi)部匯總憑證、內(nèi)部業(yè)務(wù)憑證和外部業(yè)務(wù)憑證。不同類別的憑證可采用不同的方式實現(xiàn)電子化。內(nèi)部匯總憑證,是會計部門從其他部門得到的具有當(dāng)期業(yè)務(wù)匯總性質(zhì)的原始憑證,如當(dāng)期各種產(chǎn)品生產(chǎn)的工時消耗統(tǒng)計等。這類憑證通常是其他系統(tǒng)加工后輸出的信息。如果企業(yè)為各種系統(tǒng)構(gòu)建一個標(biāo)準(zhǔn)化平臺,使各個“異構(gòu)系統(tǒng)”在該平臺上按“標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)交換格式”發(fā)布信息,則會計即可通過企業(yè)平臺獲取相應(yīng)的電子化憑證。

  內(nèi)部業(yè)務(wù)憑證,直接來源于生產(chǎn)經(jīng)營活動,對應(yīng)某項業(yè)務(wù)的內(nèi)部原始憑證,如材料入庫單等。該類憑證往往一式多份,多系統(tǒng)應(yīng)用。屬于“同源數(shù)據(jù)”。因而該類憑證由企業(yè)按電子化標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)交換格式統(tǒng)一采集后分發(fā)給各系統(tǒng),將提高企業(yè)信息系統(tǒng)的整體效率。外部業(yè)務(wù)憑證是來自企業(yè)外部對應(yīng)具體業(yè)務(wù)的原始憑證。這類原始憑證從企業(yè)信息化的角度出發(fā)。結(jié)合“圖書、情報、檔案一體化”發(fā)展思路,具有“同源數(shù)據(jù)”特征。而從信息化發(fā)展的未來著眼,企業(yè)與外部的信息交換無紙化將成為趨勢,但“異構(gòu)系統(tǒng)”問題仍然不可避免,企業(yè)信息平臺一個“數(shù)據(jù)接口”面對外界各個“異構(gòu)系統(tǒng)”統(tǒng)一對外交流信息,將優(yōu)于企業(yè)內(nèi)各專業(yè)子系統(tǒng)分別對外交流的狀況。因此,該類憑證由企業(yè)按標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)交換格式統(tǒng)一采集后分發(fā)給各系統(tǒng),符合信息化內(nèi)在要求。

 ?。ㄈ┰紤{證電子化企業(yè)級方案的相關(guān)問題原始憑證電子化企業(yè)級方案,是以網(wǎng)絡(luò)為代表信息技術(shù)在企業(yè)內(nèi)應(yīng)用的具體形式;而其實施過程涉及企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程以及內(nèi)部控制制度等多方面的轉(zhuǎn)變。為確保其順利實施。應(yīng)確保以下幾點:首先,關(guān)于企業(yè)級平臺“采集分發(fā)”和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)“統(tǒng)一采集”的實施,具體體現(xiàn)為企業(yè)所有原始憑證數(shù)據(jù)通過統(tǒng)一平臺錄入,經(jīng)信息中心統(tǒng)一驗證無誤后,才正式進(jìn)入或分發(fā)給企業(yè)信息各專業(yè)子系統(tǒng)。這表明,企業(yè)平臺的“采集分發(fā)”模塊,有兩大子模塊組成,即“原始憑證預(yù)處理”和“原始憑證驗證分發(fā)”。前者實現(xiàn)原始憑證錄入及相關(guān)責(zé)任人簽字等環(huán)節(jié)功能處理,這一預(yù)處理雖然通過企業(yè)級平臺實現(xiàn),但具體業(yè)務(wù)處理仍分散于各職能部門;而原始憑證驗證分發(fā)則集中于信息中心職能部門。其次,原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,具有法律效率的證明文件,即原始憑證也是企業(yè)內(nèi)部控制制度關(guān)鍵環(huán)節(jié)。原始憑證電子化涉及企業(yè)內(nèi)部控制制度變革,具體包括兩個方面:其一,原始憑證相關(guān)責(zé)任人簽字控制。鑒于目前電子簽名技術(shù)應(yīng)用的局限性,原始憑證相關(guān)責(zé)任人的簽名控制,只能通過軟件使用的密碼控制技術(shù)解決。其二,紙質(zhì)原始憑證下,一式多份的情況具有相互稽核、強(qiáng)化控制的作用。一旦電子化后,原始憑證僅有一份,相對削弱了內(nèi)部控制的作用,因而需要在“相關(guān)責(zé)任人簽字”和“原始憑證驗證分發(fā)”等環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理。最后,與原始憑證相關(guān)的還有企業(yè)檔案管理。企業(yè)檔案當(dāng)前的分類包括:經(jīng)營管理、產(chǎn)品、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科技研究、會計(財務(wù)管理)、實物等。當(dāng)原始憑證電子化以后,由于消除了與此相關(guān)檔案的一式多份現(xiàn)象。從而引發(fā)了相關(guān)檔案分類管理機(jī)制調(diào)整的必要,因而需要進(jìn)行相應(yīng)的企業(yè)檔案管理變革。

  原始憑證電子化的企業(yè)級方案,以現(xiàn)有社會的信息化水平為基礎(chǔ),適合于有條件的企業(yè)應(yīng)用。該方案雖然對企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行了優(yōu)化集成,但沒有從根本上解決會計與電子商務(wù)集成、企業(yè)與外部環(huán)境相應(yīng)物流、資金流的集成。從這一意義上分析,該方案并非終極方案,終極方案應(yīng)是社會級方案或社會范圍的原始憑證電子化。社會范圍的原始憑證電子化是指所有原始憑證生成、傳輸、存儲以至相應(yīng)檔案管理的整個過程完全實現(xiàn)無紙化。其明顯特征表現(xiàn)為:會計充分與電子商務(wù)集成,與企業(yè)經(jīng)營外部環(huán)境集成,具體而言,即企業(yè)外來原始憑證電子化。企業(yè)外來原始憑證電子化中,電子發(fā)票是核心環(huán)節(jié),而電子發(fā)票的實現(xiàn)需要一個社會平臺。該平臺不僅需要信息技術(shù)支撐,更需要國家法規(guī)和管理體制作為保障。目前,電子發(fā)票技術(shù)尚沒有達(dá)到普及應(yīng)用水準(zhǔn),雖然我國已有了電子簽名的法規(guī),并示有電子發(fā)票規(guī)范,但缺少相應(yīng)的法規(guī)和管理機(jī)制。因此構(gòu)筑社會級平臺,在社會范圍實現(xiàn)原始憑證電子化,還需要深入解決相關(guān)的問題。

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