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項目組人員開源和節(jié)流
人員不流動是不可能的,在ERP實施中我們認為最關(guān)鍵是要減少ERP項目組人員流動的比例,特別是項目實施過程中的流動比例??蛻羧藛T流動比例與客戶公司文化、所處階段、以及公司發(fā)展戰(zhàn)略有非常大的關(guān)系,這部分是實施顧問無法影響的,但作為實施顧問應(yīng)該在項目過程中注意兩個方面:
?。?)開源,就是人員進入項目組時,要求客戶方項目經(jīng)理要有一定的選擇性,不能什么人都要,特別是明顯存在離開傾向的人,應(yīng)該選擇責(zé)任心強,態(tài)度端正,積極熱情,有強烈上進心的員工。
?。?)節(jié)流,一旦發(fā)現(xiàn)有項目成員存在離開傾向,在影響比較小的情況下盡快讓其離開。如果影響比較大,要進行及時溝通,盡量使交接順利完成,使ERP項目實施的風(fēng)險盡可能最小。
關(guān)鍵用戶“上崗證”制度與流失管理
針對客戶HR主管說,每年會從市場上召一大批新人進來,又會有一大批舊人離去。如何讓新人能夠非常快的進入角色,熟悉ERP的理念和操作,是一個大問題。建議在ERP實施時可以采取的這些策略:
?。?)實行“上崗證”制度
ERP的有效應(yīng)用需要考慮這兩個方面:一方面對待ERP工作應(yīng)該要嚴肅認真,不能有一絲的馬虎。另一方面還要規(guī)范ERP的操作。因此,有必要把ERP的操作當(dāng)作一個像“電焊工”一樣的特殊崗位來操作,必須經(jīng)過培訓(xùn)和考試合格后,才能進行ERP操作。例如許多實施顧問的建議是,只有經(jīng)過培訓(xùn)合格取得“上崗證”后,才能進行ERP操作。“上崗證”制度,一是有利于強化培訓(xùn)效果,二是有利提高員工重視ERP應(yīng)用。
?。?)關(guān)鍵用戶的流動管理
隨著ERP的上線和實施,項目組成員對系統(tǒng)會越來越熟悉,若這些人員的流失,不但需要對新人重新培訓(xùn),會花費許多的時間和精力,嚴重時還會拖ERP項目進度的后腿。所以,對于ERP項目上線時和上線后的一段時間內(nèi),對于ERP項目關(guān)鍵用戶,公司應(yīng)該利用員工激勵、薪酬福利等人力資源管理手段盡量避免員工流失。
ERP后備“多崗位考證” 計劃
有時候,事實是殘酷的,員工的流動是不可避免的,公司也沒法控制。作為一個ERP項目來說,針對人員流動的問題最好是做好預(yù)防。所以,作為實施顧問一般是建議客戶要注意存儲一些“儲備人才”,這樣的成本相對于解決問題的成本也是比較低的??梢圆扇〉念A(yù)防措施主要是:實行“多崗位考證”儲備。企業(yè)可以對老員工進行多崗位培訓(xùn),讓他們拿多張“上崗證”,當(dāng)人員流失時,能夠最快的補缺其空位。
設(shè)立ERP“多崗位考證”措施的步驟:首先,根據(jù)ERP應(yīng)用情況確定關(guān)鍵崗位。其次,是針對這些關(guān)鍵崗位設(shè)定人員后備措施,而不是對所有崗位照章辦理。例如在項目分配上采用備份機制,即對同一個項目分配兩個人共同熟悉項目,其中一個人是另外一個的補充,如果一個人離開,作為備份的組員可以很快補上。
在具體操作中,應(yīng)該注意以下幾個方面問題:
?。?)確定關(guān)鍵崗位后備員工的迫切性。企業(yè)不可能一步到位地將所有后備員工配齊,因而有必要區(qū)別其中的輕重緩急,逐步充實后備人才。一般說來,崗位關(guān)鍵程度高的、關(guān)鍵員工穩(wěn)定性弱的、公司發(fā)展迫切需要的崗位應(yīng)當(dāng)優(yōu)先考慮配置后備人力資源。
?。?)崗位與后備人選的工作相關(guān)性。在確定ERP后備人選時,應(yīng)充分考慮關(guān)鍵崗位與所選后備人員在工作內(nèi)容和工作技能上的相關(guān)性,這樣的后備人選上崗快、培訓(xùn)投資少。同時,ERP后備人員配置應(yīng)當(dāng)與員工的職業(yè)生涯管理結(jié)合起來。
?。?)注重對ERP后備計劃的溝通和解釋。通常情況下,員工很在意自己的工作崗位,如果在企業(yè)里沒有人員后備的良好氛圍,員工就會錯誤地認為有人來“替代”他,就會產(chǎn)生不安全感,繼而成為對后備計劃的阻力。因此,在進行人員后備計劃時,要對關(guān)鍵崗位的現(xiàn)有員工做好溝通工作。后備計劃可以培養(yǎng)員工的一專多能,A崗位的現(xiàn)有員工可以成為B崗位的后備人員,這對于提高員工個人的職業(yè)競爭力很有好處。
ERP人員后備措施不僅使客戶在人員流失等長期問題出現(xiàn)時保證關(guān)鍵崗位及時有適當(dāng)?shù)暮髠淙藛T補充,而且也能在關(guān)鍵崗位員工出差或休假等短期問題出現(xiàn)時,由相應(yīng)的后備人員臨時兼崗或頂崗,從而保證ERP項目實施得以正常運轉(zhuǎn)。
關(guān)鍵用戶的崗位輪換措施
根據(jù)公司內(nèi)不同崗位的特點,讓ERP操作員工在特定的期限內(nèi)輪換從事不同崗位的工作,可以達到培訓(xùn)關(guān)鍵用戶的多種技能,提高員工的工作興趣。崗位輪換也有助于在不同崗位、不同職業(yè)的員工之間的調(diào)劑余缺,更好地實現(xiàn)適人適位,擴大勝任關(guān)鍵崗位的員工人數(shù)。
崗位輪換主要有以下形式:(1)新員工崗位輪換。主要目的是觀察新員工與工作崗位的匹配性,更有效地將員工配置到適當(dāng)?shù)膷徫簧先ァ#?)在職員工崗位輪換。主要目的是培養(yǎng)復(fù)合型人才,培養(yǎng)員工的多種技能。(3)管理人員崗位輪換。主要目的在于管理人員對企業(yè)有全面的了解,培養(yǎng)全局觀念,對企業(yè)業(yè)務(wù)一專多能。
在ERP項目實行關(guān)鍵員工崗位輪換時,應(yīng)遵循這些原則: 首先是崗位的需要,即安排哪些員工實行崗位輪換,必須根據(jù)ERP項目的需要,關(guān)鍵崗位應(yīng)優(yōu)先安排輪崗。其次,要員工自愿,即崗位輪換需與相關(guān)員工溝通,得到他們的理解和支持,根據(jù)員工本人職業(yè)發(fā)展的需要來安排。再次,崗位輪換時要合理,就是說要考慮各崗位的特征以及員工的不同才能,要保持ERP項目進度和崗位人員平衡。最后,要考慮輪崗適當(dāng)時間,即在崗位輪換實施過程中,要考慮輪換的時間周期,具體崗位的輪換時間因人、因崗而異,既不能過于頻繁,也不能長期不換。
員工崗位輪換措施實施適當(dāng),將有助于打破部門間及崗位間的橫向隔閡與界限,使ERP項目應(yīng)用在人員流失中免遭關(guān)鍵崗位無人頂崗的損失。
加強文檔管理以實現(xiàn)知識傳承
天要下雨,娘要嫁人,這都由不得有太多的說法。因此,當(dāng)人員流失了,關(guān)鍵是要接任者知道該如何接著做下去,能夠按照已經(jīng)制定的ERP項目管理規(guī)范流程去做。天下雨也罷,娘嫁人也罷,都無所謂。
?。?)實施文檔,實施時所有東西都要形成過程和文檔
公司要防止ERP項目關(guān)鍵用戶離職給項目帶來損失的一項重要措施就是:在實施ERP項目中,建立規(guī)范的實施文檔。因為ERP關(guān)鍵崗位往往會影響業(yè)務(wù)的正常流程,如果缺乏必要的文檔措施,關(guān)鍵員工的離職就會給企業(yè)帶來不同程度的損失。小到職位交接和新人上崗的不便,大到諸如重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)設(shè)置參數(shù)、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)流程信息的丟失。
?。?)從技術(shù)層面來說,參數(shù)設(shè)置是非常重要的。
特別是涉及系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置的文檔,必須建立詳細的案卷,目錄等,并且要做到專人管理。因此,在實施ERP過程中,有必要將實施文檔信息視為重要財產(chǎn),確保關(guān)鍵人員流失后實施文檔的安全性和可獲取性。
(3)實施文檔有助于本崗位的員工知道其上下層面的工作流程及細則。
詳細的實施文檔可以提高員工間的工作默契,同時也可以提高員工的局部素質(zhì)問題,增進員工對工作的理解程度,使其更加適應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展。當(dāng)有某一員工不在其崗位上,其上下層面的員工也可以頂替上來。
古語云“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”,對待ERP實施過程最大的風(fēng)險:人員的流失,必須要做到未雨先綢繆。
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