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內(nèi)部控制的構(gòu)成要素和基本方式

來源: 編輯: 2002/10/08 10:02:16  字體:
  內(nèi)部控制的構(gòu)成要素主要包括三個方面:一是控制環(huán)境,二是會計系統(tǒng),三是控制程序。

  控制環(huán)境是指對建立或?qū)嵤┠稠椪甙l(fā)生影響的各種因素,主要反映單位管理者和其他人員對控制的態(tài)度、認(rèn)識和行動。具體包括:管理者的思想和經(jīng)營作風(fēng);單位組織結(jié)構(gòu);管理者的職能及對這些職能的制約;確定職權(quán)和責(zé)任的方法;管理者監(jiān)控和檢查工作時所用的控制方法;人事工作方針及實施措施;影響本單位業(yè)務(wù)的各種外部關(guān)系等。

  會計系統(tǒng)是指單位為了匯總、分析、分類、記錄、報告單位的業(yè)務(wù)活動,并保持對相關(guān)資產(chǎn)與負(fù)債的受托責(zé)任而建立的方法和程序。有效的會計系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能做到:確認(rèn)并記錄所有真實的經(jīng)濟業(yè)務(wù);及時并充分詳細(xì)地描述經(jīng)濟業(yè)務(wù),以便在財務(wù)會計報告中對經(jīng)濟業(yè)務(wù)作出適當(dāng)?shù)姆诸悾挥嬃拷?jīng)濟業(yè)務(wù)的價值,以便在財務(wù)會計報告中記錄其適當(dāng)?shù)呢泿艃r值;確定經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的期間,以便將經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄在適當(dāng)?shù)臅嬈陂g;在財務(wù)會計報告中適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)經(jīng)濟業(yè)務(wù)和披露相關(guān)事項。

  控制程序是指管理者所制定的方針和程序,用以保證達(dá)到一定的目的。它包括下列內(nèi)容:經(jīng)濟業(yè)務(wù)和經(jīng)濟活動批準(zhǔn)權(quán);明確有關(guān)人員的職責(zé)分工,并有效防止舞弊;憑證和帳單的設(shè)置和使用,應(yīng)保證業(yè)務(wù)和活動得到正確的記載;財產(chǎn)及其記錄的接觸使用要有保護措施;對已登記的業(yè)務(wù)及其計價要進行復(fù)核等。

  內(nèi)部控制的基本方式主要有:

  1.組織規(guī)劃控制。即對單位組織機構(gòu)設(shè)置,職務(wù)分工的合理性和有效性進行的控制。主要包括兩方面:一是不相容職務(wù)的分離。如會計工作中的會計與出納即屬于不相容職務(wù),需要分離。應(yīng)當(dāng)加以分離的職務(wù)通常有:授權(quán)進行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)與執(zhí)行某項業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離,執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)與審核該項業(yè)務(wù)的職務(wù)分離,執(zhí)行某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職務(wù)與記錄該項業(yè)務(wù)的職務(wù)分離,保管某項財產(chǎn)的職務(wù)與記錄該項財產(chǎn)的職務(wù)分離。不相容職務(wù)分離是基于這樣的假設(shè),即兩個人無意識地犯同一個錯誤的可能性很小,而一個人舞弊的可能性要大于兩個人。如果突破這個假設(shè),不相容職務(wù)的分離就不能起到控制作用。二是組織機構(gòu)的相互控制。一個單位根據(jù)經(jīng)濟活動的需要而分設(shè)不同的部門和機構(gòu),其組織機構(gòu)的設(shè)置和職責(zé)分工應(yīng)體現(xiàn)相互控制的要求,具體要求是:各組織機構(gòu)的職責(zé)權(quán)限必須得到授權(quán),并保證在授權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)不受外界干預(yù);每類經(jīng)濟業(yè)務(wù)在運行中必須經(jīng)過不同的部門并保證在有關(guān)部門間進行相互檢查;在對每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的檢查中,檢查者不應(yīng)從屬于被檢查者,以保證被檢查出的問題得以迅速解決。

  2.授權(quán)批準(zhǔn)控制。即指對單位內(nèi)部部門或職員處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的權(quán)限控制。單位內(nèi)部某個部門或某個職員在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時,必須經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)才能進行,否則就不能進行。授權(quán)批準(zhǔn)控制可以保證單位既定方針的執(zhí)行和限制濫用職權(quán)。授權(quán)批準(zhǔn)有一般授權(quán)和特定授權(quán)兩種形式。一般授權(quán)是對辦理一般經(jīng)濟業(yè)務(wù)時權(quán)力等級和批準(zhǔn)條件的規(guī)定,通常在單位的規(guī)章制度中予以明確;特定授權(quán)是對特定經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理的權(quán)力等級和批準(zhǔn)條件的規(guī)定,比如,當(dāng)某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的數(shù)額超過某部門的批準(zhǔn)權(quán)限時,只有經(jīng)過特定授權(quán)批準(zhǔn)才能處理。授權(quán)批準(zhǔn)控制的基本要求是:首先,要明確一般授權(quán)與特定授權(quán)的界限和責(zé)任;其次,要明確每類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)程序;再次,要建立必要的檢查制度,以保證經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量。

  3.預(yù)算控制。即對單位各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)編制詳細(xì)的預(yù)算或計劃,并通過授權(quán),由有關(guān)部門對預(yù)算或計劃的執(zhí)行情況進行控制。預(yù)算控制的基本要求是:第一,所編制預(yù)算必須體現(xiàn)單位的經(jīng)營管理目標(biāo),并明確責(zé)權(quán)。第二,預(yù)算在執(zhí)行中,應(yīng)當(dāng)允許經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)對預(yù)算進行調(diào)整,以使預(yù)算更加切合實際。第三,應(yīng)當(dāng)及時或定期反饋預(yù)算執(zhí)行情況。

  4.實物控制。即對單位實物安全所采取的控制措施。實物控制的措施主要有:第一,限制接近,嚴(yán)格控制對實物資產(chǎn)及與實物資產(chǎn)有關(guān)文件的接觸,如限制接近現(xiàn)金、存貨等,以保護資產(chǎn)的安全。第二,定期進行財產(chǎn)清查,保證財產(chǎn)實有量與有關(guān)記錄一致。

  此外,內(nèi)部控制還有文件記錄控制、業(yè)績控制、職工素質(zhì)控制和內(nèi)部審計控制等方式。

  《會計法》關(guān)于單位內(nèi)部會計監(jiān)督制度的規(guī)定,實際上體現(xiàn)了內(nèi)部控制制度的主要內(nèi)容。包括:職責(zé)明確、相互制約、嚴(yán)格程序、如實記錄。定期檢查等。

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