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財務控制是內(nèi)部控制的重點環(huán)節(jié)之一,在整個內(nèi)控體系中有著舉足輕重的作用。一般來說,建立和完善壽險公司財務控制主要包括以下幾個方面:
預算控制。壽險公司通過預算的編制和檢查預算的執(zhí)行情況,可以比較、分析壽險公司各部門、分支機構未完成預算的原因。并對未完成預算的不良后果采取改進措施,確保各項預算的嚴格執(zhí)行。在實際工作中,預算編制不論采用自上而下或自下而上的方法,其決策權都應落實在壽險公司管理的最高層。預算確定后由各預算單位組織實施,并輔之以對等的權、責、利關系,由內(nèi)部審計部門等負責監(jiān)督預算的執(zhí)行。
財務處理系統(tǒng)控制。一是根據(jù)已建立的財務會計制度,制定財務處理系統(tǒng)的管理規(guī)章、操作流程、崗位手冊,實施規(guī)范的會計核算流程,實現(xiàn)財務處理系統(tǒng)與業(yè)務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享與無縫對接,確保各項業(yè)務活動得到及時、準確地反映。二是定期編制財務報表及財務報告,確保會計信息的真實、完整和準確。三是建立財務分析制度,按照全面分析與專題分析、重點分析與一般分析的方法,對會計報表的資料進行進一步加工、分析,滿足決策的需要。
收入控制。一是保證收入的合法性,嚴格按合同金額進行收費,使用統(tǒng)一的收費票據(jù)。二是保證收費的安全。對收入以現(xiàn)金為主的網(wǎng)點,制定科學合理的收費管理規(guī)定。加強收費票據(jù)領用、保管、注銷工作,實施收費復核制度。
支出控制。一是嚴格落實不相容職責相分離原則。主要包括現(xiàn)金的保管職責與記賬職責相分離,印鑒、支票、銀行對賬相分離,確保銀行資金的安全。二是嚴格經(jīng)費支出審批制度,按審批權限實行“雙簽”制度。三是建立總部“大集中”的財務報賬中心,將全系統(tǒng)的財務報賬工作集中到總部,費用審核權和支付權由總部集中控制,改事后監(jiān)督為事前、事中監(jiān)督相結合,杜絕不合理開支及不合規(guī)開支,提高費用支出的透明度。
工程控制。一是做好立項前的論證工作,強化可行性研究,考慮項目投資的投入產(chǎn)出情況。二是對已立項的項目要做好工程設計,做到多個方案、多方調(diào)查、多家競標,確保選擇資質好、業(yè)務強的設計公司。盡量做到設計一次到位,減少變更。三是建設項目的招、投標和付款控制??刂坪脴说坠こ塘考岸~,其他費用的計量應符合相應標準,招、投標按規(guī)定程序和方式進行,付款嚴格按合同條款執(zhí)行。四是對完工的項目按設計及合同要求組織驗收,認真做好結算審計。竣工決算后分析概算、預算、決算、差異原因及項目成本效益。
資產(chǎn)控制。建立實物資產(chǎn)管理的崗位責任制度,對實物資產(chǎn)的采購、驗收入庫、領用、發(fā)出、盤點、保管及處置等關鍵環(huán)節(jié)進行控制。
資產(chǎn)采購。一是明確各部門及所屬壽險公司資產(chǎn)配置標準。凡是配置標準內(nèi)的資產(chǎn)購置,列入資產(chǎn)購置計劃按規(guī)定流程報批。超標準超計劃的資產(chǎn)購置,經(jīng)物管中心或辦公室并報總裁(總經(jīng)理)辦公會集體審議、批準,有計劃地進行配置。二是按資產(chǎn)采購金額劃分為零星采購、一般采購和大額采購,明確各種采購形式的具體審批程序及操作流程。特別注意的是,壽險公司物資采購招標前,應指定專人到市場詢價,詢價單位不得少于3家并具有一定的代表性,然后再通過網(wǎng)絡查詢?nèi)珖秶鷥?nèi)同類商品的價格,確定底價。同時,大額采購或一般采購年度累計采購金額在100萬元以上均應實行公開招標。對一些更新?lián)Q代快的電子產(chǎn)品,每年都應對固定的供應商提供的服務情況進行評估。
資產(chǎn)處置。制定各類資產(chǎn)管理處置制度,如《流動資金管理制度》、《固定資產(chǎn)管理制度》、《在用低值易耗品管理規(guī)定》等制度。在各項管理制度中,對每類資產(chǎn)的處置標準、程序、方法以及相關權、責部門和人員做出明確的規(guī)定,確保壽險公司資產(chǎn)的安全、完整。
資產(chǎn)清查。建立財產(chǎn)物資出入庫、領用、轉撥、盤點、報廢清理制度,明確財產(chǎn)保管人員職責,對物資的收發(fā)、保管要做到手續(xù)完備、賬目清楚。定期和不定期會同保管人員對固定資產(chǎn)進行清查,每年年終定期進行盤點。確保財產(chǎn)物資賬賬、賬卡、賬實相符。
資金控制。資金控制包括貨幣資金內(nèi)部控制、資金調(diào)度、投資決策等方面。
貨幣資金。貨幣資金內(nèi)部控制的基本原則是職責分離,相互有牽制。建立崗位責任制,嚴格審批授權制度,嚴格現(xiàn)金收支憑證的管理,加強出納工作。
資金調(diào)度。對資金進行統(tǒng)一管理和運作,嚴格實行收支兩條線和保費收入賬戶定期零余額管理。合理測算各分支機構資金需求額度,減少資金占壓,最大限度提高資金使用效益。同時要對分支機構資金收支情況定期進行檢查。
投資決策。建立透明規(guī)范的投資決策程序和議事規(guī)則,投資決策應合規(guī),并有充分的可行性研究及風險分析。對外投資業(yè)務必須合理分工,一項投資業(yè)務可分為授權、執(zhí)行、記錄和保管等,應由不同的人員執(zhí)行,形成相互制約,有利于避免或減少投資業(yè)務中發(fā)生錯誤的可能性。
其他重大財務事項控制。壽險公司融資方案、對外擔保等重大財務事項也應加強內(nèi)部控制。一是對外融資要選擇合理的籌資渠道和籌資方式。二是在籌資決策時必須考慮籌資成本、籌資風險、資本結構、籌資時機、籌資的社會效應以及對控制權的影響。三是對外提供擔保必須嚴格進行信用評估,充分了解被擔保壽險公司的債務清償能力和財務適應性,以避免擔保風險。
財務人員業(yè)務素質控制。財務人員業(yè)務素質是實行內(nèi)部控制的關鍵,一是加強會計人員的思想品德修養(yǎng),樹立正確的人生觀、價值觀,抵制“一切向錢看”的錯誤思想。二是提高財務從業(yè)人員的業(yè)務水平,加強對會計人員的崗前培訓和在崗繼續(xù)教育,使他們及時掌握新知識,更新觀念,具備扎實的基礎知識和熟練的專業(yè)技能適應業(yè)務發(fā)展的需要。
內(nèi)部審計監(jiān)督控制。相對獨立的內(nèi)部審計制度對落實壽險公司內(nèi)部財務控制具有重要作用。一是合理設置內(nèi)部審計監(jiān)督機構。內(nèi)部審計監(jiān)督要獨立于財務部門,直接對壽險公司“一把手”負責,保證其發(fā)揮應有的作用。二是明確審計的內(nèi)容。在做好財務收支審計的同時,要突出做好經(jīng)濟效益審計。三是做好重點項目、重點工程,防止出現(xiàn)重大風險。四是做好領導干部離任經(jīng)濟責任審計。既增強了在任領導的責任心,又對離任人員有一個明白的結論,有利于提高壽險公司管理者的責任心。
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