摘要：在對(duì)材料采購價(jià)格合理性進(jìn)行審計(jì)時(shí)，要求審計(jì)人員必須全面掌握各種材料的市場(chǎng)價(jià)格信息，而煤炭企業(yè)生產(chǎn)所需的各種材料、配件有成千上萬種，單靠人的記憶力是無法準(zhǔn)確掌握的，且這些工作在手工操作方式下，存在著工作量大、工作效率低、準(zhǔn)確性差等問題，不能滿足現(xiàn)代審計(jì)工作時(shí)效性的要求。因此，必須運(yùn)用現(xiàn)代化的手段———計(jì)算機(jī)幫助審計(jì)人員加以解決。

　　關(guān)鍵詞：物資采購審計(jì)；材料價(jià)格；微機(jī)管理

　　目前，“信息高速公路”已在全世界風(fēng)行。我國的通訊事業(yè)也在一日千里地迅猛發(fā)展，微機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)普及到各行各業(yè)。本文就物資采購審計(jì)應(yīng)用微機(jī)管理做一簡單探討。

　　一、目前，物資采購審計(jì)事項(xiàng)及管理內(nèi)容

　　1.審計(jì)所購材料是否有采購計(jì)劃，是否與訂貨合同一致，是否與驗(yàn)收入庫單相符，各項(xiàng)簽字蓋章手續(xù)是否完備；

　　2.審查發(fā)票上的數(shù)據(jù)計(jì)算是否正確無誤，增值稅的計(jì)算是否符合國家稅收政策；

　　3.審查采購價(jià)格是否合理，是否符合市場(chǎng)行情；

　　4.對(duì)經(jīng)審查價(jià)格過高的材料品種編制“高價(jià)采購與低價(jià)采購損失情況對(duì)比分析表”，以便進(jìn)一步分析處理；

　　5.根據(jù)“分析表”提供的漲價(jià)幅度和損失金額，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查分析，作出處理。屬于市場(chǎng)行情變化引起的合理漲價(jià)，可以辦理審計(jì)簽證蓋章手續(xù)；屬于不合理漲價(jià)的，與供方交涉，進(jìn)行壓價(jià)處理或退貨處理，屬于采購人員的違紀(jì)行為，移交紀(jì)檢部門進(jìn)行處理；

　　6.辦理審計(jì)簽證蓋章手續(xù)；

　　7.匯總計(jì)算一定時(shí)期內(nèi)物資材料采購實(shí)際價(jià)總成本、計(jì)劃價(jià)總成本、價(jià)差額等；

　　8.編制材料采購審計(jì)報(bào)表。

　　二、實(shí)現(xiàn)物資采購審計(jì)微機(jī)化管理的必要性

　　1.隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和WTO的加入，企業(yè)的物資供應(yīng)渠道發(fā)生了重大變化，生產(chǎn)所需的材料由原來的計(jì)劃分配變?yōu)槎嗲赖氖袌?chǎng)采購，其采購價(jià)格隨著供求關(guān)系的變化、進(jìn)貨渠道的不同以及市場(chǎng)行情的波動(dòng)而出現(xiàn)較大的差異。在對(duì)材料采購價(jià)格合理性進(jìn)行審計(jì)時(shí)，要求審計(jì)人員必須全面掌握各種材料的市場(chǎng)價(jià)格信息，而煤炭企業(yè)生產(chǎn)所需的各種材料、配件有成千上萬種，單靠人的記憶力是無法準(zhǔn)確掌握的，是手工無法解決的問題，這就要求運(yùn)用現(xiàn)代化的手段幫助審計(jì)人員快速、全面地掌握各種材料的價(jià)格信息。

　　2.在材料采購審計(jì)工作中，需要審查所購材料是否有采購計(jì)劃，數(shù)量、品種、規(guī)格型號(hào)是否與進(jìn)貨合同一致，審查購貨發(fā)票、運(yùn)費(fèi)結(jié)算單等結(jié)算憑證中的數(shù)據(jù)計(jì)算是否正確，需要對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)核求證，需要做好審查記錄并定期對(duì)記錄中的采購信息及數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，這些工作在手工操作方式下，存在著工作量大、工作效率低、準(zhǔn)確性差等問題，不能滿足現(xiàn)代審計(jì)工作時(shí)效性的要求，必須運(yùn)用計(jì)算機(jī)加以解決。

　　3.公司目前已基本構(gòu)建了微機(jī)管理辦公自動(dòng)化雛形，先后開發(fā)了《物資供應(yīng)管理系統(tǒng)》、《財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)》、《勞動(dòng)工資管理系統(tǒng)》、《科技管理子系統(tǒng)》等一系列應(yīng)用軟件，已形成局域網(wǎng)，這為實(shí)現(xiàn)物資采購審計(jì)提供了必要的基礎(chǔ)。

　　三、材料采購審計(jì)微機(jī)輔助系統(tǒng)應(yīng)具備的功能

　　1.事務(wù)處理功能。包括微機(jī)進(jìn)賬、匯總、計(jì)算、打印輸出。

　　微機(jī)記賬包括利用微機(jī)登記材料采購審計(jì)明細(xì)賬（做審查記錄），貯存采購計(jì)劃和訂購合同。登賬由審計(jì)人員通過鍵盤錄入方式將購貨發(fā)票和收料單上的材料名稱、數(shù)量、價(jià)格、供貨單、經(jīng)辦人等有關(guān)信息按照一定的數(shù)據(jù)格式錄入到數(shù)據(jù)庫中，這項(xiàng)工作是取得市場(chǎng)價(jià)格信息的重要途徑之一，也是匯總采購量、計(jì)算價(jià)差率、計(jì)算平均實(shí)際進(jìn)價(jià)的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行信息查詢、進(jìn)行價(jià)格合理性判斷的基礎(chǔ)。將月度采購計(jì)劃錄入到指定的數(shù)據(jù)庫中，是為了日常辦理審計(jì)財(cái)務(wù)時(shí)，自動(dòng)核對(duì)計(jì)劃。

　　匯總計(jì)算是對(duì)數(shù)據(jù)庫中貯存的數(shù)據(jù)按不同的標(biāo)志進(jìn)行分類匯總，如某種材料一定時(shí)期內(nèi)的采購數(shù)量、實(shí)際價(jià)格、平均進(jìn)貨單價(jià)、計(jì)劃價(jià)、材料價(jià)差額等。通過計(jì)算分析綜合價(jià)差率可以考核材料采購成本的升降情況，評(píng)價(jià)采購過程的經(jīng)濟(jì)效益。通過計(jì)算分類價(jià)差率和各類材料采購量在全部采購量中所占的比重，進(jìn)一步分析影響綜合價(jià)差率變化的重要因素，找出材料采購審計(jì)工作的重點(diǎn)。按采購員、供貨單位為標(biāo)志進(jìn)行分類匯總計(jì)算，通過價(jià)格水平的比較，可以評(píng)價(jià)采購人員的工作業(yè)績，可以為選擇可靠的供貨單位提供依據(jù)。

　　打印輸出，包括打印輸出材料采購審計(jì)明細(xì)賬，月度分類匯總分析報(bào)表，高價(jià)采購與低價(jià)采購損失情況對(duì)比分析表，材料價(jià)格目錄表等資料。

　　2.信息管理功能。主要包括價(jià)格信息查詢、分月采購情況查詢、分月分類采購情況查詢、按供貨單位查詢、按采購員查詢、高價(jià)采購與低價(jià)采購對(duì)比情況查詢等內(nèi)容。其中價(jià)格信息查詢是核心內(nèi)容，通過查詢將近期內(nèi)某種材料每次進(jìn)貨的價(jià)格情況在屏幕上顯示出來，為價(jià)格審計(jì)提供可靠的依據(jù)。

　　3.輔助決策功能。主要包括自動(dòng)核對(duì)計(jì)劃；自動(dòng)審查購貨發(fā)票上的數(shù)計(jì)算是否正確，對(duì)采購價(jià)格的合理性進(jìn)行審查分析，并自動(dòng)生成“高低價(jià)格損失情況對(duì)比分析表”等功能。

　　四、如何利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)上述功能

　　1.數(shù)據(jù)文件的組織及基本流程設(shè)計(jì)

　　利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行材料采購審計(jì)，需要建立以下數(shù)據(jù)庫文件：發(fā)票庫、明細(xì)賬庫、材料價(jià)格目錄庫、采購計(jì)劃與訂貨合同庫、報(bào)表庫。

　　發(fā)票庫用于存放一張發(fā)票所列材料及所附驗(yàn)收單的采購信息資料，明細(xì)賬庫用于存放年度內(nèi)所有經(jīng)審查合格的材料采購信息資料。這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)基本相同，主要應(yīng)包括如下內(nèi)容：材料類別、材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、采購數(shù)量、計(jì)劃單價(jià)、實(shí)際單價(jià)、審查日期、進(jìn)貨日期、經(jīng)辦人、供貨單位、備注等。

　　價(jià)格目錄庫用于存貯各種材料的類別、名稱、規(guī)格型號(hào)、計(jì)劃單價(jià)、上年實(shí)際平均單價(jià)等信息。

　　計(jì)劃與訂貨合同庫用于存貯采購計(jì)劃，訂貨合同有關(guān)信息資料；報(bào)表庫是對(duì)明細(xì)賬庫進(jìn)行加工整理生成的，用于提供各種查詢信息，輸出各種報(bào)表。

　　2.如何實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)審查

　　運(yùn)用計(jì)算機(jī)審計(jì)的過程就是將購貨發(fā)票、收料單上某種材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、運(yùn)雜費(fèi)、增值稅等數(shù)據(jù)錄入并存放“發(fā)票庫”。系統(tǒng)首先到存放“采購計(jì)劃、采購合同”的數(shù)據(jù)庫中查找，若找不到，則說明無采購計(jì)劃，或者是所采購的材料與供貨合同的規(guī)格不符，系統(tǒng)應(yīng)立即給出提示信息，做出不予辦理審計(jì)簽證的決定；若該種材料有計(jì)劃，再查找實(shí)際采購量是否小于計(jì)劃剩余量，若實(shí)際采購量大于計(jì)劃剩余量，則給出超計(jì)劃采購的數(shù)量，由審計(jì)人員根據(jù)具體情況做出決定。

　　購貨發(fā)票數(shù)據(jù)計(jì)算正確性的審查。被錄入到“發(fā)票庫”中的某種材料在通過有無采購計(jì)劃和訂貨合的審查后，系統(tǒng)要自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)正確性的校驗(yàn)。對(duì)于發(fā)票中出現(xiàn)任何一種差錯(cuò)，系統(tǒng)都要給出誤差金額的提示，并禁止繼續(xù)錄入，做出不予審簽的決定。在每錄入完一條記錄后，系統(tǒng)還應(yīng)自動(dòng)計(jì)算出該種材料的計(jì)劃價(jià)格總額，材料價(jià)差額和材料價(jià)差率，以便對(duì)材料的驗(yàn)收入庫情況進(jìn)行審查。如果屏幕顯示的計(jì)劃價(jià)格總額與驗(yàn)收入庫單上的計(jì)劃價(jià)總額不符，則說明在材料的驗(yàn)收方面存在錯(cuò)誤，可能是數(shù)據(jù)計(jì)算錯(cuò)誤，也可能是任意改變了計(jì)劃單價(jià)，還可能是倉庫保管員確實(shí)未收到足夠數(shù)量的材料，這要由審計(jì)人員進(jìn)一步調(diào)查分析處理，對(duì)于驗(yàn)收單上填寫錯(cuò)誤的要退回更正。對(duì)于供貨方未發(fā)夠貨物的要追索欠發(fā)的貨物。對(duì)于材料價(jià)差率太高的，審計(jì)人員要注意審查其購貨價(jià)格是否合乎市場(chǎng)行情。

　　價(jià)格合理性的審查。被錄入到“發(fā)票庫”中的某種材料通過了以上各種審查后，系統(tǒng)還要對(duì)其價(jià)格的合理性自動(dòng)進(jìn)行審查。以上幾種審查都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和固定的計(jì)算公式，具有確定性。

　　材料采購審計(jì)輔助系統(tǒng)在對(duì)已錄入計(jì)算機(jī)的購貨憑證進(jìn)行自動(dòng)審查的過程中，如果在采購計(jì)劃、訂貨合同、發(fā)票數(shù)據(jù)、價(jià)格方面任何一項(xiàng)發(fā)現(xiàn)了錯(cuò)誤，都應(yīng)在發(fā)出“不予辦理”提示信息的同時(shí)，對(duì)相應(yīng)的記錄做出特殊的標(biāo)記?！鞍l(fā)票庫”中的記錄只要存在這種標(biāo)記，系統(tǒng)就阻止該發(fā)票中的數(shù)據(jù)記入明細(xì)賬。只有經(jīng)過以上幾項(xiàng)審查均無錯(cuò)弊的購貨發(fā)票，才能將其從“發(fā)票庫”記入“明細(xì)賬庫”，審計(jì)人員才可以此辦理簽證蓋章手續(xù)。

　　六、應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行材料采購審計(jì)的好處

　　審計(jì)工作要求審計(jì)人員善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行材料采購審計(jì)就是要讓計(jì)算機(jī)幫助審計(jì)人員快速發(fā)現(xiàn)問題，然后由審計(jì)人員進(jìn)行分析，加以解決。

　　1.為企業(yè)審計(jì)人員及時(shí)提供物資價(jià)格信息，使對(duì)材料采購價(jià)格的審計(jì)更加全面、有據(jù)、有力，并有效地堵塞漏洞。

　　2.有利于嚴(yán)格把握采購價(jià)格關(guān)，從而降低采購成本。

　　3.提高審計(jì)工作效率，節(jié)約人工費(fèi)用開支。

　　4.保證審計(jì)工作的質(zhì)量。