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在Excel中打印時(shí)經(jīng)常會(huì)碰到一些問題,但都可以利用“視圖”(View)功能區(qū)選項(xiàng)卡“工作簿視圖”(Workbook Views)中的圖標(biāo)來(lái)解決。Excel的默認(rèn)視圖樣式為“普通”(Normal)視圖。圖1中顯示的其他三個(gè)圖標(biāo)均具有特定功能,可簡(jiǎn)化打印設(shè)置。
分頁(yè)預(yù)覽圖
此視圖會(huì)更改Excel網(wǎng)格線,顯示打印區(qū)域(白色背景)和非打印區(qū)域(灰色背景)——參見圖2。
分頁(yè)預(yù)覽視圖還會(huì)顯示水印頁(yè)碼,有助于了解打印順序。
此視圖會(huì)以藍(lán)色實(shí)線顯示打印區(qū)域和分頁(yè)符。藍(lán)色虛線是Excel根據(jù)當(dāng)前打印設(shè)置自動(dòng)算出的分頁(yè)線??赏ㄟ^單擊并拖動(dòng)藍(lán)色虛線來(lái)移動(dòng)分頁(yè)符。移動(dòng)虛線后,虛線會(huì)變?yōu)閷?shí)線。
移動(dòng)自動(dòng)分頁(yè)符還會(huì)修改打印時(shí)的縮放比例。可通過“頁(yè)面布局”(Page Layout)功能區(qū)選項(xiàng)卡(圖3)查看縮放比例(Scale)。
溫馨提示:縮放比例低于75%時(shí)容易造成閱讀困難。
右擊工作表時(shí)會(huì)出現(xiàn)其他打印選項(xiàng)——參見圖4。
頁(yè)面布局圖標(biāo)
此視圖下,Excel的顯示界面與Word類似,并能直觀地看到頁(yè)面的打印效果。
請(qǐng)注意,在頁(yè)面布局視圖下無(wú)法使用“視圖”(View)功能區(qū)的“凍結(jié)窗格”(Freeze Panes)功能。
“凍結(jié)窗格”可將特定行固定在頁(yè)面頂部,將特定列固定在頁(yè)面左側(cè)。使用該功能后,進(jìn)行下一步操作之前會(huì)顯示警告信息。
在此視圖下可以方便地設(shè)置頁(yè)眉或頁(yè)腳。點(diǎn)擊頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域后會(huì)顯示新的功能區(qū),其中包含所有可用選項(xiàng)——參見圖5。
此視圖會(huì)默認(rèn)顯示頁(yè)邊距,可通過點(diǎn)擊上下頁(yè)之間的圖標(biāo)來(lái)隱藏頁(yè)邊距。功能區(qū)左側(cè)兩個(gè)圖標(biāo)的下拉菜單中提供了標(biāo)準(zhǔn)頁(yè)眉和頁(yè)腳樣式——參見圖6。
小圖標(biāo)
Excel屏幕右下角(縮放比例的左側(cè))有三個(gè)小圖標(biāo),分別代表三種不同的視圖模式,從右到左依次為“普通”(Normal)、“頁(yè)面布局”(Page Layout)和“分頁(yè)預(yù)覽”(Page Break Preview)——參見圖7。
自定義視圖圖標(biāo)
利用“自定義視圖”(Custom Views)功能可以保存某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的顯示和打印設(shè)置,包括隱藏行或列、打印設(shè)置以及隱藏/取消隱藏工作表,之后可通過選擇相應(yīng)的視圖名稱來(lái)應(yīng)用這些設(shè)置。
盡管這項(xiàng)功能有時(shí)非常好用,但也存在一些限制。
如果文件中有格式化表格,則無(wú)法使用自定義視圖。將格式化表格插入已有自定義視圖的文件中,會(huì)導(dǎo)致自定義視圖無(wú)法使用。
創(chuàng)建自定義視圖時(shí)可以隱藏行。若使用篩選功能隱藏或取消隱藏特定行并且數(shù)據(jù)發(fā)生更改,則自定義視圖中保存的隱藏行和取消隱藏行設(shè)置可能無(wú)效。
如果想要在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)隱藏和取消隱藏特定工作表,自定義視圖功能非常有用,利用它可以快速應(yīng)用隱藏和取消隱藏工作表設(shè)置。不過,自定義視圖設(shè)置不適用于在自定義視圖創(chuàng)建之后添加的工作表。
自定義視圖無(wú)法進(jìn)行編輯。如果自定義視圖創(chuàng)建后需要更改,則必須刪除后按新要求重新創(chuàng)建。自定義視圖的創(chuàng)建和使用均十分簡(jiǎn)單。只要文件結(jié)構(gòu)沒有太大變化,這項(xiàng)功能就會(huì)非常實(shí)用。
在許多情況下,自定義視圖的應(yīng)用確實(shí)會(huì)受到限制。本文的配套視頻將具體說(shuō)明自定義視圖的創(chuàng)建和使用方法(點(diǎn)擊“閱讀原文”觀看)。
取消隱藏工作表
在新版本的Excel中,可以通過右擊工作表選項(xiàng)卡并選擇“取消隱藏”(Unhide)來(lái)取消多個(gè)工作表的隱藏設(shè)置。
可結(jié)合使用Shift鍵或Ctrl鍵來(lái)選擇需要取消隱藏的多個(gè)工作表,然后點(diǎn)擊“確定”(OK)。在舊版Excel中,一次只能取消隱藏一個(gè)工作表,如果需要快速取消隱藏/隱藏多個(gè)工作表,利用自定義視圖功能可以一步解決。
Excel打印小貼士
?通過設(shè)置打印區(qū)域(頁(yè)面布局功能區(qū))可以限制和控制打印范圍。
?首次打印前務(wù)必進(jìn)入“打印”(Print)頁(yè)面(文件選項(xiàng)卡)進(jìn)行查看,還要檢查頁(yè)數(shù)和分頁(yè)符。
?使用打印頁(yè)面中的內(nèi)置選項(xiàng)(文件選項(xiàng)卡)有助于節(jié)省時(shí)間。
?常用選項(xiàng)包括:
1.方向(Orientation)——縱向(Portrait)或橫向(Landscape)
2.自定義邊距(Custom Margins)——提供“窄”(Narrow)邊距選項(xiàng)
3.縮放(Scaling)——將工作表調(diào)整為一頁(yè)(Fit Sheet to One Page)、將所有列調(diào)整為一頁(yè)(Fit All Columns on One Page)。
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