如何建立采購與付款的內(nèi)部會計控制

來源: 正保會計網(wǎng)校編輯： 2009/03/23 14:15:49　　字體：大小

　　采購與付款內(nèi)部會計控制的要點如下：

　　（1）采購業(yè)務(wù)必須經(jīng)過請購、批準、訂貨（或采購）、驗收、貨款結(jié)算等環(huán)節(jié)。采購業(yè)務(wù)的全過程不得由一個部門完全辦理，相關(guān)部門之間應(yīng)該相互牽制。

　?。?）計劃部門應(yīng)該根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，依據(jù)公司的一般授權(quán)（制度授權(quán)）與特別授權(quán)，向采購部門發(fā)出采購?fù)ㄖ獑?。采購?fù)ㄖ獑瓮瑫r應(yīng)報送財務(wù)部門作為將來付款的依據(jù)。

　?。?）采購部門根據(jù)采購?fù)ㄖ獑危钪朴嗁弳?，訂購單?yīng)正確填寫所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、時間、廠商名稱和地址等，預(yù)先予以編號，并經(jīng)被授權(quán)的采購員簽字。訂購單同時應(yīng)致送倉儲部門作為將來驗收的依據(jù)。

　?。?）物資的采購，要盡可能與供應(yīng)公司簽訂合同。重大合同應(yīng)提請財務(wù)部門會簽。合同一經(jīng)簽訂，必須及時將合同副本送財務(wù)部備案。

　?。?）批量物資采購，應(yīng)采取競價方式確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時性和經(jīng)濟性。

　?。?）采購物資到達之后，采購部門要及時通知倉儲部門驗收入庫。倉儲部門要嚴格按訂購單上要求的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、到貨時間等進行驗收。

　?。?）物資驗收后，倉儲部門應(yīng)填制驗收單。驗收單應(yīng)及時送交財務(wù)部門進行記賬。

　　（8）對采購業(yè)務(wù)進行財務(wù)監(jiān)督與付款，是財務(wù)部門的職責(zé)。財務(wù)部門應(yīng)該根據(jù)采購?fù)ㄖ獑?、采購合同、驗收單等有效的付款文件，確認負債或支付貨款。在確認負債或支付貨款之前，應(yīng)進行以下檢查：

　?、倥c采購有關(guān)的原始憑證（如采購?fù)ㄖ獑?、采購合同、訂購單、驗收單、發(fā)票、貨運文件等）是否齊全、是否合法。

　?、谙嚓P(guān)憑證（如合同、驗收單、訂購單、發(fā)票、貨運文件等）的內(nèi)容是否一致；如不一致，應(yīng)了解原因。

　?、凼欠裼泄矩撠?zé)人批準簽字的付款通知單。

　?、芷渌嘘P(guān)人員在單證上的簽字是否齊全。

　?、莅l(fā)票的折扣是否與合同要求相符；采購數(shù)量、價格、加總合計、稅金的計算等是否正確。

　?。?）第十六條除了不足轉(zhuǎn)賬起點金額的采購可以支付現(xiàn)金外，購貨款必須通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬。任何部門和個人不得以任何借口，以現(xiàn)金或現(xiàn)金支票支付貨款。

　?。?0）財務(wù)部門應(yīng)及時取得供貨商對賬單，并定期與應(yīng)付賬款明細賬相核對。如有差異，應(yīng)查明原因，及時處理。