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一年一度的預算工作,于企業(yè),如同是一次偉大的航行。航程中,如何能乘風破浪,揚帆遠航?筆者以“W+W+H”(what+why+how)方式介紹了護航之要素:目標和監(jiān)控。
又到一年預算時,談起每年四季度開始的下一年度預算,CFO們往往開始了訴苦大會:領導不重視,各部門不配合,預算不準確,考核有意見……預算管理似乎是一個永遠解不開的難題。
筆者認為,預算管理不應該是財務部做的復雜的表格,更不是簡單的控制費用,而應該是實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標和資源合理配置的有效手段,是目標激勵、過程控制及績效考核環(huán)環(huán)相扣的經(jīng)營管理體系,是一個全員、全過程的系統(tǒng)工程。通過預算管理,企業(yè)可以將宏觀的戰(zhàn)略目標與日常微觀的經(jīng)營活動有效銜接,在企業(yè)運轉(zhuǎn)中通過預算監(jiān)控,差異分析不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,從而最終實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標。
企業(yè)全面預算管理只有在戰(zhàn)略目標的指引下,在預算監(jiān)控的科學管理下,才可以乘風破浪。
戰(zhàn)略目標,航程中的燈塔
What?什么是企業(yè)的戰(zhàn)略目標?
企業(yè)的戰(zhàn)略目標是對企業(yè)戰(zhàn)略經(jīng)營活動預期取得的主要成果的期望值,它反映了企業(yè)在一定時期內(nèi)經(jīng)營活動的方向和所要達到的水平,比如競爭地位、業(yè)績水平、發(fā)展速度等等。戰(zhàn)略目標一般為3~5年或更長。對處于不同生命周期的企業(yè),企業(yè)戰(zhàn)略目標側(cè)重點不同,體現(xiàn)在財務指標上,有EVA(經(jīng)濟增加值)、EPS(每股收益)、股票價格、收入、利潤、利潤率、凈利率等等。
Why?為什么說企業(yè)戰(zhàn)略目標是全面預算管理航程中的燈塔?
國外曾就預算管理做過一份調(diào)查,73%的被調(diào)查者認為當前的預算體系只關注于傳統(tǒng)的預算指標,而忽視了企業(yè)發(fā)展動因;60%的被調(diào)查者認為,企業(yè)預算目標設定沒有實現(xiàn)與戰(zhàn)略目標的結(jié)合,無法適應變化的經(jīng)濟環(huán)境。
預算管理作為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標和資源合理配置的有效手段,其預算目標的設定應該不是盲目的,而是企業(yè)戰(zhàn)略目標的分級和細化,是保證企業(yè)戰(zhàn)略意圖得以實現(xiàn)的有效手段和工具。沒有企業(yè)戰(zhàn)略,全面預算就會失去方向,失去存在的價值和意義。試想,一個正在破產(chǎn)清算的公司是不需要預算管理的,因為企業(yè)已沒有戰(zhàn)略目標而將消亡,而一個正處于開拓期的企業(yè),提高市場份額可能是企業(yè)的戰(zhàn)略目標。這時,企業(yè)的預算管理目標設定必然是為提高市場占有率而增加銷售預算,增加市場營銷費用預算,增加人員投資預算。而當一個企業(yè)處于成熟期時,保證市場份額,提高競爭優(yōu)勢應該是企業(yè)的戰(zhàn)略目標,服從于該目標,企業(yè)預算管理目標可能是提高毛利率、凈利率。如果不了解企業(yè)的戰(zhàn)略目標,預算管理便如同航行中沒有了燈塔,在風雨之中飄搖。試想,當一個財務人員將企業(yè)開拓期的市場開發(fā)費用預算與成熟期設置得同樣嚴格,必然是有百害而無一利。
How?企業(yè)戰(zhàn)略目標如何有效引導全面預算管理?
美國企業(yè)的戰(zhàn)略目標反映在預算目標上往往比較單一,即EPS增長,而中國企業(yè)則偏重于收入增長和利潤率增長以及其他一些非經(jīng)濟指標如規(guī)模、資產(chǎn)保值增值等。無論企業(yè)戰(zhàn)略目標側(cè)重點是什么,都可以分解和細化為企業(yè)預算目標,從而有效引導全面預算管理,具體步驟如下:
1. 企業(yè)董事會決定3~5年戰(zhàn)略發(fā)展目標。
2. 企業(yè)管理層將董事會設定的戰(zhàn)略目標逐步細化為企業(yè)長期目標、短期目標、短期計劃。
3.根據(jù)管理層長期和短期目標,企業(yè)財務部門同各職能部門緊密合作,完成銷售預算→生產(chǎn)預算→采購預算→費用預算→投資預算→籌資預算→預計損益表→預計資產(chǎn)負債表→預計現(xiàn)金流量表的全面預算編制過程。
4. 全面預算分解指標經(jīng)管理層、財務部及各職能部門討論通過,上交董事會審議并通過。
5.預算實施過程中實時監(jiān)控,使企業(yè)領導對企業(yè)當前發(fā)展狀況對戰(zhàn)略目標的吻合度、偏離度了然于胸。根據(jù)經(jīng)濟環(huán)境變化,不斷調(diào)整資源配置,確保戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。
6. 年度或半年度預算考核、預算執(zhí)行情況總結(jié)。
以IBM公司為例,從IBM的《2008年管理層告全體股東書》中我們可以看到,IBM將2010年的戰(zhàn)略目標定為:在2008年EPS$8.93的基礎上增長24%,即達到EPS$10~$11,從而為股東帶來更豐厚的回報。管理層相信此戰(zhàn)略目標將通過以下五點得以實現(xiàn):(1)收入增長,(2)凈利率提高,(3)股份回購,(4)在高成長性地域和相關產(chǎn)業(yè)加強投資和并購,(5)養(yǎng)老金計劃的優(yōu)化。以上五點事實上已是非常明細的預算目標設計,由此我們不難猜出IBM2009到2010年在銷售預算、費用預算和投資預算上的設計思想。
預算監(jiān)控,航行中的舵盤
What?什么是預算監(jiān)控?
預算監(jiān)控是全面預算管理的事中控制,是實時預測經(jīng)營成果與預算目標之間可能存在的差異,相應進行資源調(diào)整、方案再評估,確保預算目標的實現(xiàn)。此定義有兩個關鍵詞:一為“實時”,要在每周、每月,在每件預算外事項發(fā)生時,對可能的差異進行分析,做出預案;二為對比“預測”經(jīng)營成果與預算目標之間的差異,而非簡單對比月度、季度的實際經(jīng)營結(jié)果與預算目標,并進行差異分析。前者比通常意義的月度事后差異分析對經(jīng)營者的要求更高,對預算外事項的反映速度更快。
Why?為什么預算監(jiān)控是全面預算管理航行中的舵盤?
舵盤在航行中的作用是實時對航行方向進行微調(diào),確保航船可以快速抵達目的地。將預算監(jiān)控視為全面預算航行中的舵盤可能會讓很多人覺得詫異,因為傳統(tǒng)的預算管理仍然停留在事后差異分析上,對預算管理事中監(jiān)控或重視不夠,或現(xiàn)有資源還無法實現(xiàn),造成企業(yè)可能已完全偏離航道而經(jīng)營者卻全然不知。
首先,預算監(jiān)控可以及時發(fā)現(xiàn)問題,通過對資源的及時調(diào)整,可以幫助預算目標的實現(xiàn)。
例如,某企業(yè)A在南京地區(qū)的銷售完全依賴于某一大客戶B,預算指標下達時給該客戶的銷售任務非常重,然而B企業(yè)2季度被國家監(jiān)管部門查出有重大問題,相關領導受處置,企業(yè)一切生產(chǎn)銷售停滯。A企業(yè)在7月份做本季度預算月度監(jiān)控時及時發(fā)現(xiàn)該問題,經(jīng)考察認為B企業(yè)此狀況在本年內(nèi)不會有所改善,因此及時將銷售人員、執(zhí)行人員從南京地區(qū)調(diào)離轉(zhuǎn)而開發(fā)北方市場,雖然年度決算時A企業(yè)對B企業(yè)的銷售任務沒有完成,但因為及時將有限的資源進行了重新調(diào)配,新的市場機會產(chǎn)生的收入完全抵消了B企業(yè)的影響,企業(yè)仍然圓滿地完成了年度銷售任務。
其次,預算監(jiān)控可以根據(jù)年度經(jīng)營環(huán)境變化將預算目標在季度間、月份間進行微調(diào),保證全年預算目標實現(xiàn),同時合理有效調(diào)配資源,也減少了同職能部門的沖突。
預算具有剛性,一旦確定不可輕易改變,但為給預算留有靈活性,企業(yè)可以只設定季度預算目標而非月份預算目標,只是要預測監(jiān)控月度經(jīng)營成果對季度的貢獻比例。同時,企業(yè)可以給職能部門一次在年中調(diào)整預算的機會。
如果經(jīng)營環(huán)境出現(xiàn)重大變化,經(jīng)過財務部門和職能部門的協(xié)商,經(jīng)管理層同意,企業(yè)可以在6月底調(diào)整下半年預算指標。此方法可以有效地減少相關部門同職能部門的沖突,同時提高預算的準確性。
最后,預算監(jiān)控可以使企業(yè)管理層實時了解與戰(zhàn)略目標的吻合度、偏離度。很多人會有一種誤解,將預算的準確性作為預算管理的終極目標。事實上,企業(yè)并不是要通過預算目標把企業(yè)控制在某一個點上(收入、利潤),而是把企業(yè)的運營和發(fā)展控制在一個區(qū)間或是一種趨勢之中,甚至有時由于宏觀經(jīng)濟形勢影響盡管企業(yè)當前發(fā)展狀況與預算有很大的偏差,只要企業(yè)領導通過預算監(jiān)控對企業(yè)當前狀況與戰(zhàn)略目標的吻合度、偏離度了然于胸,通過預算的標桿作用,使企業(yè)實時對自己與戰(zhàn)略目標的距離有清晰的認識和切實的行動方案,預算管理就是有收獲的。
How?預算監(jiān)控如何指引全年預算目標的實現(xiàn)?
當前一些全球領先的公司已建立了正式的預算監(jiān)控流程并成功受益,具體的監(jiān)控程序設計可以有以下兩方面:
其一,對比“預測”經(jīng)營成果與預算目標之間的差異。
企業(yè)可以將重要的預算指標進行3~6個月的滾動預測,由首席財務官負責管理預算監(jiān)控流程,每個月或每個季度將職能部門負責人、首席執(zhí)行官和首席運營官召集起來,由職能部門對重要的預算指標例如銷售收入做出未來3~6個月的預測,財務部門對比預算指標進行分析,如果發(fā)現(xiàn)重大差距,及時商討應對措施。這一方法將提高預算流程的透明度,責任界定也更清楚。這樣,當預測開始偏離預算目標時,公司各個層面即開始積極采取行動,整合調(diào)配資源確保戰(zhàn)略目標在變動的宏觀環(huán)境下仍可以實現(xiàn)。這種迅速的反應速度將使事后監(jiān)控的公司只能望塵莫及。
例如,A企業(yè)在2008年年初預算時,未對奧運會對銷售額的影響做充分考慮。隨著奧運一系列政策的出臺,在4月份做未來6個月滾動預測時,意識到奧運期間交通的管制將對生產(chǎn)原料供應產(chǎn)生重大影響,因此提前在第2季度安排補充存貨,從而確保第3季度的生產(chǎn)任務能夠完成。
其二,“實時”對歷史數(shù)據(jù)進行年度對比分析,預算差異分析,總結(jié)經(jīng)驗教訓,提請管理層注意。
例如,某汽車產(chǎn)銷企業(yè)由于2008年7月份南方水災造成新車無法運達北京,嚴重影響7月份銷售,企業(yè)在對7月份實際銷售收入數(shù)據(jù)進行分析時,意識到該問題造成7月汽車銷量只占3季度預算目標的8%,而往年7月份銷量基本都會在20%~30%間,如果不采取措施,3季度預算任務很可能完成不了,于是企業(yè)從8月份就開始增加市場促銷和廣告宣傳活動,同時企業(yè)預測到該廣告宣傳活動會吸引大量的潛在消費者,因此提前安排南方工廠的生產(chǎn)活動,確保供貨。最終使3季度圓滿完成任務。
綜上所述,戰(zhàn)略目標與預算監(jiān)控在企業(yè)全面預算管理中至關重要,沒有戰(zhàn)略目標指引的企業(yè)預算管理是無源之水、無本之木;而無預算監(jiān)控的企業(yè)預算管理只能叫“預算”,因為“管理”的光環(huán)已黯然失色。
此外,企業(yè)預算管理是一項環(huán)環(huán)相扣的系統(tǒng)工程,從企業(yè)根據(jù)戰(zhàn)略目標確定預算目標,到預算的編制、分解、下達、執(zhí)行、監(jiān)控、決算、績效考核,每一環(huán)節(jié)的缺失都會導致整個預算管理的失效。而當前集團公司大量涌現(xiàn),企業(yè)組織結(jié)構(gòu)日益復雜,手工作業(yè)已無法滿足當前全面預算管理的需要,建立統(tǒng)一的預算軟件管理平臺的要求,也已擺在每個CFO案頭。
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