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貨款折讓是企業(yè)中比較常見的業(yè)務(wù)。如某個(gè)產(chǎn)品質(zhì)量比較差,但是客戶勉強(qiáng)可以接受,可是他們會(huì)提出貨款折讓的條件;或者說某個(gè)商標(biāo)貼反了,客戶要重新貼過,但是這個(gè)所花費(fèi)的開支,如人工支出等等會(huì)從貨款中扣,此時(shí)也會(huì)引發(fā)貨款折讓的流程。
而貨款折讓又直接跟企業(yè)的應(yīng)收款相聯(lián)系,對企業(yè)的資金回收有直接的影響。所以,企業(yè)對于這個(gè)流程的管理與控制也是非常關(guān)注的。下面筆者就結(jié)合一家企業(yè)的貨款折讓處理方式,來談?wù)勗贓RP中如何管理這個(gè)流程,并且有哪些注意點(diǎn)與操作技巧。
第一步:客戶提出貨款折讓需求。
在講具體的操作之前,我想大家應(yīng)該先明白數(shù)量折扣、現(xiàn)金折扣與貨款折讓之間的區(qū)別與聯(lián)系,這對于我們更好的理解貨款折讓的處理流程,具有很大的幫助。
簡單的來說,貨款折讓、數(shù)量折扣與現(xiàn)金折扣之間的區(qū)別,主要在于財(cái)務(wù)的處理上。對于銷售部門來說,沒有多大的區(qū)別。貨款折讓是指由于產(chǎn)品質(zhì)量等原因,對原有貨款進(jìn)行打折;而數(shù)量折扣則是根據(jù)客戶采購數(shù)量的多少,當(dāng)達(dá)到一定數(shù)量時(shí)給與一定的價(jià)格折扣;而現(xiàn)金折扣是指給客戶制定一定的付款規(guī)則,當(dāng)客戶在企業(yè)定義的一個(gè)時(shí)間內(nèi)付款的話,則可以享受價(jià)格的折扣。這三者主要的區(qū)別就是在計(jì)算增值稅與做會(huì)計(jì)科目的時(shí)候有點(diǎn)不同?,F(xiàn)金折扣其始具有融資的性質(zhì),所以,在計(jì)算增值稅的時(shí)候,不能夠直接扣除;現(xiàn)今折扣的金額也要記入到財(cái)務(wù)費(fèi)用。而數(shù)量折扣與貨款折讓則直接可以遞減應(yīng)收賬款,也就是說,在計(jì)算增值稅之間就可以扣除。明白這點(diǎn)區(qū)別之后,理解后面業(yè)務(wù)的處理與控制規(guī)則就比較簡單了。
客戶貨款折讓流程一般是由于產(chǎn)品質(zhì)量所引起的。當(dāng)企業(yè)提供的產(chǎn)品存在一定的瑕疵時(shí),客戶有可能退貨,但也有可能這個(gè)瑕疵不是很大,客戶可以接受。只是會(huì)給他們的正常生產(chǎn)帶來一定程度的影響。在實(shí)際工作中,客戶由于急需生產(chǎn)等原因,也不會(huì)退回給企業(yè),所以,他們就自己進(jìn)行一些簡單的反工,如挑選等等。但是這個(gè)所花費(fèi)的人力支出與損失則要從企業(yè)的貨款中扣除。此時(shí),就觸發(fā)了貨款折讓作業(yè)流程。
第二步:銷售部門確認(rèn)。
當(dāng)客戶提出貨款折讓需求時(shí),銷售部門需要根據(jù)實(shí)際情況,確認(rèn)是否同意客戶的請求,并且會(huì)跟客戶協(xié)商具體折讓的金額,當(dāng)銷售部門業(yè)務(wù)人員同意客戶的貨款折讓請求之后,就需要在系統(tǒng)里輸入折讓申請單,向財(cái)務(wù)部門審批。
在做折讓申請單的時(shí)候,需要注意以下幾個(gè)方面:
1、在新建折讓單的時(shí)候,我們實(shí)施顧問是建議企業(yè)需要跟具體的訂單進(jìn)行關(guān)聯(lián)。也就是說,在建立折讓單的時(shí)候,需要在銷售訂單處選擇具體折讓的訂單與產(chǎn)品,這對于后續(xù)的追蹤處理非常有幫助。而且,若訂單對應(yīng)的出貨信息還沒有結(jié)賬的話,則在產(chǎn)生應(yīng)收賬款中則直接可以把折讓金額從應(yīng)收賬款中扣除,從而減少了后續(xù)工作的環(huán)節(jié)。不過在實(shí)際工作中,會(huì)有一些特殊的情況,導(dǎo)致無法跟具體的銷售訂單進(jìn)行關(guān)聯(lián)。如一筆折讓金額對應(yīng)很多銷售訂單,而且,又不能區(qū)分每張銷售訂單的金額,此時(shí),無法跟銷售訂單建立關(guān)聯(lián)。此時(shí),在財(cái)務(wù)作業(yè)中,只有根據(jù)客戶來調(diào)整應(yīng)收賬款,而不能對應(yīng)到具體的銷售訂單。
2、在實(shí)際工作中,在處理折讓作業(yè)時(shí),還會(huì)遇到一種情況。如銷售訂單A中的甲產(chǎn)品由于質(zhì)量問題,企業(yè)同意進(jìn)行貨款折讓。但是,銷售訂單A已經(jīng)結(jié)賬,客戶也已經(jīng)付款。此時(shí),若要調(diào)整原有的銷售訂單相關(guān)的單據(jù)會(huì)比較麻煩,特別是要進(jìn)行發(fā)票相關(guān)的處理,更是工作量巨大。在實(shí)際工作中,遇到這種情況的話,往往就不再銷售訂單A上花時(shí)間了,而是在客戶后續(xù)的銷售訂單,如銷售訂單B中的貨款中,進(jìn)行調(diào)整。雖然這種情況,在管理上是不允許的,但是,由于其操作的方便,反而很多企業(yè)在使用這個(gè)處理方法。為此,我們在ERP系統(tǒng)中也進(jìn)行了類似的處理。在折讓單建立的時(shí)候,若我們不是調(diào)整原有的銷售訂單的話,則可以在折讓單中選擇,具體需要在那張銷售訂單或者出貨單中進(jìn)行扣減。在折讓單中指定,而不是在財(cái)務(wù)處理的時(shí)候指定,有一個(gè)好處,就是這些受影響的的單據(jù)之間可以進(jìn)行相互的關(guān)聯(lián),并且自定處理作業(yè)。在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中也可以進(jìn)行類似的處理。如在產(chǎn)生應(yīng)收賬款的時(shí)候,財(cái)務(wù)人員選擇貨款折讓單。不過有一個(gè)缺點(diǎn),就是這里要手工進(jìn)行選擇,而不能夠自動(dòng)匹配。
筆者建議:
對于已經(jīng)有增值稅發(fā)票的貨款折讓流程會(huì)很麻煩,因?yàn)槲覀兩厦嬲f過,貨款折讓會(huì)直接影響增值稅的金額。如企業(yè)有一筆貨物,不含稅價(jià)格為100萬,稅金為17萬,已經(jīng)開了增值稅發(fā)票。后來由于質(zhì)量由于,發(fā)生貨款折讓事件,折讓后的貨物金額為80萬,則企業(yè)只需要按照80萬的金額計(jì)算增值稅即可。若按照規(guī)定,企業(yè)還必須開紅字發(fā)票調(diào)整這個(gè)增值稅額。說起來簡單,但是處理起來非常的麻煩,而且增值稅發(fā)票還關(guān)系到發(fā)票認(rèn)證等問題。為此,我們也沒有必要強(qiáng)求客戶一定要按標(biāo)準(zhǔn)流程來走,可以走一些變通的路子,如對于連續(xù)交易的客戶,可以不調(diào)整這張訂單的貨款,而對以后的交易金額進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。這是一種可行的變通方法,而且,在實(shí)際工作中,也在采用。
第三步:折讓憑證的生成與維護(hù)。
如果出貨單沒有結(jié)賬,即沒有產(chǎn)生應(yīng)收賬款的時(shí)候,則我們可以在進(jìn)行應(yīng)收賬款作業(yè)的時(shí)候,讓系統(tǒng)直接把貨款折讓金額從應(yīng)收賬款中扣除。如此的話,就可以免除后續(xù)很多麻煩,減少工作量,提高工作效率。
但是,在實(shí)際工作中,往往不能夠做到這一點(diǎn)。在貨款作業(yè)發(fā)生的時(shí)候,企業(yè)在ERP系統(tǒng)中往往已經(jīng)產(chǎn)生了應(yīng)收賬款,即貨款折讓需求所對應(yīng)的出貨單已經(jīng)結(jié)賬。遇到這種情況下,若去刪除原有的應(yīng)收賬款,然后重新進(jìn)行結(jié)賬,這雖然是行得通的,但是,工作量太大,一般情況下,不會(huì)如此處理。
遇到上面這種情況,最常見的也是比較方便的處理方法,就是對貨款折讓申請生成獨(dú)立的貨款折讓憑證。若如此操作的話,則要注意三個(gè)地方。
一是對于增值稅的調(diào)整。若企業(yè)對于這筆業(yè)務(wù)還沒有開發(fā)票的話,則在發(fā)票管理子系統(tǒng)中開增值稅發(fā)票的時(shí)候,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)去系統(tǒng)中尋找是否有這個(gè)客戶未處理貨款折讓憑證。如果有的話,則系統(tǒng)會(huì)提示用戶,是否需要此時(shí)調(diào)整開票金額。若用戶選擇是的話,則在計(jì)算發(fā)票金額的時(shí)候,會(huì)從應(yīng)收賬款中自動(dòng)扣除這個(gè)貨款折讓金額。讓已經(jīng)開了發(fā)票了,則我們是建議用戶采用上面提及的變通方法來處理。
二是在生成應(yīng)收賬款余額表時(shí),是根據(jù)貨款折讓憑證來調(diào)整的。也就是說,某個(gè)客戶現(xiàn)在有100萬的應(yīng)收賬款,而由于產(chǎn)品質(zhì)量的原因,發(fā)生了20萬的貨款折讓,但是,在系統(tǒng)中只有貨款折讓申請書,而沒有折讓憑證。則在生成的應(yīng)收賬款余額表中仍然是100萬,而不是80萬。也就是說,只有財(cái)務(wù)批準(zhǔn)了這個(gè)貨款折讓需求,并生成了相關(guān)的憑證,才會(huì)在應(yīng)收賬款余額表中顯示出來。
三是在處理收款作業(yè)時(shí),系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)尋找客戶所對應(yīng)的貨款折讓。如現(xiàn)在客戶付款80萬,而其到期應(yīng)收賬款余額有100萬,貨款折讓20萬。在根據(jù)應(yīng)收賬款生成收款單時(shí),生成的應(yīng)收款項(xiàng)仍然是100萬,收款欄內(nèi)也是100萬。此時(shí),財(cái)務(wù)人員就需要進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整。把收款金額從100萬改為80萬;然后,再選擇對應(yīng)的貨款折讓憑證。這是從應(yīng)收賬款生成收款單的處理流程。但是,如果走“從發(fā)票生成收款單”的話,就會(huì)簡單一點(diǎn)。因?yàn)樵诎l(fā)票管理中,我們已經(jīng)把應(yīng)收賬款跟貨款折讓憑證關(guān)聯(lián)起來。所以,在此時(shí),聲稱收款單的話,就不需要用戶再手工制定貨款折讓憑證了。
第四步:折讓憑證的打印與歸檔。
一般來說,折讓憑證仍然需要打印并且歸檔。一方面,作為銷售部門,他們需要用來跟客戶進(jìn)行對賬,所以,貨款折讓憑證最好給銷售部門一張。另外,現(xiàn)在的企業(yè)管理財(cái)務(wù)制度,仍然要求企業(yè)必須要有書面的單據(jù)與憑證。所以,還需要把貨款折讓憑證在財(cái)務(wù)進(jìn)行歸檔,以方便做賬。
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