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淺談跨區(qū)分銷企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算與控制

來源: 中國大學(xué)生網(wǎng) 編輯: 2008/06/26 11:23:31  字體:

  跨區(qū)分銷需要發(fā)生大量的費(fèi)用,費(fèi)用控制對企業(yè)的效益有舉足輕重的影響。同時,費(fèi)用是否能夠得到如期結(jié)算,還直接影響企業(yè)形象和財(cái)務(wù)信譽(yù),影響企業(yè)與客戶的關(guān)系。因此,跨區(qū)分銷企業(yè)必須對費(fèi)用實(shí)施有效的預(yù)算控制。

  一、跨區(qū)分銷企業(yè)費(fèi)用預(yù)算和控制中存在的問題

  費(fèi)用的預(yù)算與控制歷來是預(yù)算管理的難點(diǎn),對于跨區(qū)分銷的企業(yè)來說更是這樣??偨Y(jié)傳統(tǒng)的費(fèi)用預(yù)算控制所存在的問題,以下幾個方面值得關(guān)注:

 ?。ㄒ唬┤狈ο冗M(jìn)的預(yù)算理念,預(yù)算目標(biāo)缺乏先進(jìn)性

  在制定費(fèi)用預(yù)算和進(jìn)行預(yù)算控制中,雖然大多數(shù)企業(yè)都將費(fèi)用劃分為變動費(fèi)用和固定費(fèi)用兩部分,而且對變動費(fèi)用實(shí)行按費(fèi)率(費(fèi)用與銷售收入的比率)或單位費(fèi)用(單位業(yè)務(wù)量的費(fèi)用)進(jìn)行控制(即實(shí)行彈性預(yù)算控制),對固定費(fèi)用采取總額控制,但是,許多企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算只是就費(fèi)用論費(fèi)用,完全與市場脫節(jié),缺乏對同行業(yè)企業(yè)特別是競爭對手狀況的了解,也缺乏對本企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造和價(jià)值鏈整合的研究,僅僅是在本企業(yè)去年費(fèi)用開支實(shí)際水平的基礎(chǔ)上簡單地進(jìn)行增減調(diào)整形成本年的費(fèi)用預(yù)算,因而所確定的預(yù)算目標(biāo)缺乏先進(jìn)性和競爭力。

 ?。ǘ┬畔⒉粚ΨQ加劇了預(yù)算目標(biāo)的低水平

  對于跨區(qū)分銷的企業(yè)來說,由于各地區(qū)的費(fèi)用水平客觀上存在著較大的差異,預(yù)算管理部門對當(dāng)?shù)厍闆r掌握的信息要比異地營銷組織的經(jīng)營者所掌握的信息少得多,作為預(yù)算執(zhí)行單位的異地營銷組織的經(jīng)營者就會充分利用這種信息的不對稱,千方百計(jì)地在費(fèi)用預(yù)算上做文章,要求提高變動費(fèi)用的費(fèi)率或單位費(fèi)用額,提高固定費(fèi)用項(xiàng)目的預(yù)算總額,使自己在費(fèi)用預(yù)算和控制中居于有利地位。

  另一方面,費(fèi)用預(yù)算與定單預(yù)算緊密相連。變動費(fèi)用按費(fèi)率或單位費(fèi)用控制、固定費(fèi)用按總額控制的特點(diǎn)還容易助長企業(yè)在定單預(yù)算中打埋伏(即壓低定單預(yù)算)的行為。雖然表面上在定單預(yù)算中打埋伏的經(jīng)營單位,其變動費(fèi)用的預(yù)算總額也會隨之降低,但是當(dāng)這些經(jīng)營單位超額完成定單預(yù)算時,考核其變動費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)也會隨之提升,定單預(yù)算的打埋伏對這些單位的變動費(fèi)用開支預(yù)算不會產(chǎn)生任何不利影響。對于固定費(fèi)用來說,預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營者關(guān)注的是其費(fèi)用預(yù)算總額的水平,而固定費(fèi)用的預(yù)算總額與其完成的業(yè)務(wù)量大小沒有關(guān)系,因此,在定單預(yù)算中打埋伏也不會對固定費(fèi)用的預(yù)算產(chǎn)生不利影響。但由于在定單預(yù)算中打埋伏將使定單預(yù)算的執(zhí)行和完成更容易,因此,跨區(qū)分銷企業(yè)的各異地營銷組織就會竭盡全力壓低定單預(yù)算、提高變動費(fèi)用的費(fèi)率或單位變動費(fèi)用及固定費(fèi)用總額的預(yù)算水平。這樣做的結(jié)果必將加劇企業(yè)預(yù)算目標(biāo)落后的狀況,從而降低企業(yè)的經(jīng)營效率。

 ?。ㄈ┵M(fèi)用控制點(diǎn)滯后

  對任何費(fèi)用控制來說,如何選擇關(guān)鍵的控制點(diǎn)對費(fèi)用進(jìn)行控制是十分重要的。許多企業(yè)雖然制定了費(fèi)用預(yù)算,但預(yù)算沒有在費(fèi)用發(fā)生之前發(fā)揮事前控制的作用,而在費(fèi)用發(fā)生之后并持費(fèi)用單證到財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)時才將實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用與預(yù)算相對照,檢查是否超過了預(yù)算。這種所謂的預(yù)算控制完全是滯后的,是被動的,實(shí)際上對于超預(yù)算的費(fèi)用開支已不可避免,如不給予結(jié)算,必然會影響企業(yè)的信譽(yù),甚至?xí)l(fā)訴訟。

 ?。ㄋ模┵M(fèi)用預(yù)算不能適應(yīng)動態(tài)和實(shí)時控制的需要

  大多數(shù)企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算都是按期間制定的,費(fèi)用控制也自然地演變成按期間進(jìn)行控制。但事實(shí)上,不管是年度費(fèi)用預(yù)算,還是季度或月度的費(fèi)用預(yù)算,都是由更短的期間來組成的。如果不能將總的預(yù)算分解到每一個更小的期間,那么,按期間進(jìn)行預(yù)算就只能用于定期控制,無法用于日常的費(fèi)用控制,更無法實(shí)現(xiàn)對費(fèi)用發(fā)生的動態(tài)控制。因此,如何改進(jìn)費(fèi)用預(yù)算,使其能夠適應(yīng)費(fèi)用的動態(tài)控制和實(shí)時控制的需要是跨區(qū)分銷企業(yè)費(fèi)用預(yù)算和控制中面臨的又一難題。

  (五)缺乏強(qiáng)有力的信息系統(tǒng)的支持

  跨區(qū)分銷企業(yè)的費(fèi)用通常需要分地區(qū),分業(yè)態(tài)等進(jìn)行預(yù)算和控制,不僅費(fèi)用預(yù)算的信息量很大,而且為了滿足動態(tài)費(fèi)用預(yù)算和控制的需要,還需要實(shí)時獲取并處理費(fèi)用預(yù)算實(shí)際執(zhí)行結(jié)果的信息及實(shí)際與預(yù)算之間差異的信息,因此,必須有一個強(qiáng)有力的信息系統(tǒng)做支持。但是,許多跨區(qū)分銷企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算和控制仍然停留在人工計(jì)算和登記費(fèi)用控制臺賬的水平上,嚴(yán)重制約了費(fèi)用預(yù)算和控制水平的提高。

  二、改進(jìn)跨區(qū)分銷企業(yè)費(fèi)用預(yù)算的基本原則

 ?。ㄒ唬┵M(fèi)用預(yù)算必須面向市場,與開拓市場和提高市場競爭力緊密聯(lián)系

  費(fèi)用預(yù)算不是孤立存在的,必須把費(fèi)用預(yù)算與開拓市場、提高市場競爭力緊密聯(lián)系起來,不能機(jī)械地就費(fèi)用論費(fèi)用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在對市場情況進(jìn)行科學(xué)預(yù)測和深入分析的基礎(chǔ)上,編制費(fèi)用預(yù)算。為了應(yīng)對市場的變化,企業(yè)制定的預(yù)算指標(biāo)值應(yīng)該具有一定的彈性,以便隨時應(yīng)對市場形勢可能出現(xiàn)的變化。為了使制定的預(yù)算目標(biāo)具有先進(jìn)性和競爭力,企業(yè)在制定費(fèi)用預(yù)算時,應(yīng)當(dāng)以業(yè)務(wù)流程再造和價(jià)值鏈整合為基礎(chǔ),同時應(yīng)當(dāng)充分借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)的先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn),切忌閉門造車。

 ?。ǘ?shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)預(yù)算和費(fèi)用控制的一體化

  要對費(fèi)用實(shí)行動態(tài)的預(yù)算控制,應(yīng)以費(fèi)用發(fā)生的動因作為費(fèi)用動態(tài)預(yù)算和控制的單位,這種費(fèi)用發(fā)生的動因通常是業(yè)務(wù)活動,而不是時間。有些企業(yè)企圖按時間細(xì)分的思路來實(shí)現(xiàn)費(fèi)用動態(tài)預(yù)算和控制,這種思路是錯誤的。對大多數(shù)費(fèi)用來說,應(yīng)根據(jù)事先設(shè)定的費(fèi)用預(yù)算水準(zhǔn),根據(jù)業(yè)務(wù)的變化而不斷地調(diào)整其預(yù)算水平,即隨著業(yè)務(wù)的發(fā)生,不斷地調(diào)整其允許正常開支的費(fèi)用數(shù)額,并以調(diào)整后的數(shù)額作為控制實(shí)際費(fèi)用發(fā)生的依據(jù),這樣才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的費(fèi)用動態(tài)預(yù)算和控制。在此基礎(chǔ)上,應(yīng)選擇合適的控制點(diǎn),在費(fèi)用發(fā)生之前就把將要發(fā)生的費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用相對照,以此決定費(fèi)用可否發(fā)生或允許發(fā)生多少,把費(fèi)用控制由事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑翱刂?,扭轉(zhuǎn)費(fèi)用控制的被動局面,并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)預(yù)算和費(fèi)用控制的一體化。

 ?。ㄈ┮杂行У目己霜剳椭贫认嗯浜?,考核指標(biāo)由會計(jì)利潤轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)利潤

  考核與獎懲是預(yù)算管理工作的生命線??茖W(xué)、合理的預(yù)算考核和獎懲體系有助于減輕信息不對稱對預(yù)算管理的不利影響,及時準(zhǔn)確地揭示預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的差異和存在的問題,達(dá)到獎勤罰懶,調(diào)動員工積極性的目的。

  為了配合費(fèi)用的動態(tài)控制和業(yè)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)控制一體化,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立費(fèi)用預(yù)算責(zé)任考評體系,要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時查詢和分析,做到每日考核和獎懲。在考核指標(biāo)上,會計(jì)利潤存在很多缺陷,其計(jì)算是定期的,并以實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用為核算前提,因而不能滿足實(shí)時費(fèi)用控制和事前控制的需要。為此,應(yīng)將考核指標(biāo)由定期計(jì)量的會計(jì)利潤向?qū)崟r計(jì)算的業(yè)務(wù)利潤的轉(zhuǎn)化。

  三、改進(jìn)跨區(qū)分銷企業(yè)費(fèi)用預(yù)算與控制的具體對策

 ?。ㄒ唬┮钥茖W(xué)、合理的定單預(yù)算為費(fèi)用預(yù)算的起點(diǎn)

  在企業(yè)預(yù)算管理中,定單預(yù)算居于十分重要的地位,它是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)預(yù)算的起點(diǎn)。對于跨區(qū)分銷的企業(yè)來說,定單預(yù)算的編制更為重要。因?yàn)榭鐓^(qū)分銷企業(yè)在預(yù)算控制方面的幾個難點(diǎn)(存貨、應(yīng)收賬款和營銷費(fèi)用)都與定單預(yù)算有著直接的關(guān)系。只有定單預(yù)算制定得好,才會制定出高質(zhì)量的存貨預(yù)算、應(yīng)收賬款預(yù)算和營銷費(fèi)用預(yù)算,整個預(yù)算的質(zhì)量才能夠得到保證。但是,由于跨區(qū)分銷的原因,在異地營銷組織和總部預(yù)算管理部門之間,信息不對稱的現(xiàn)象將會更為嚴(yán)重,作為預(yù)算執(zhí)行單位的異地營銷組織往往在參與預(yù)算制定過程中打埋伏,由此導(dǎo)致跨區(qū)分銷企業(yè)定單預(yù)算的低水平,并進(jìn)而影響整個預(yù)算的質(zhì)量和先進(jìn)性。如何解決這一問題呢?

  要尋求解決問題的對策,首先要分析預(yù)算執(zhí)行單位為什么要打埋伏?其實(shí),信息不對稱只是造成預(yù)算執(zhí)行單位打埋伏的一種客觀條件,而是否打埋伏還要看預(yù)算執(zhí)行單位的主觀選擇。影響預(yù)算執(zhí)行單位主觀選擇的因素除了經(jīng)營者自身素質(zhì)和覺悟水平以外,更重要的因素是激勵制度的影響。

  反思一下我們傳統(tǒng)的激勵制度,不難看出,大多數(shù)企業(yè)的薪酬制度將預(yù)算執(zhí)行單位經(jīng)營者的薪酬分為兩部分,一部分是固定薪酬,這部分?jǐn)?shù)額較大,主要根據(jù)經(jīng)營者的層次決定,而與預(yù)算的水準(zhǔn)沒有聯(lián)系。另一部分則與預(yù)算執(zhí)行結(jié)果有關(guān),若超額完成預(yù)算,則另外給予獎勵,若未完成,則從固定薪酬中扣罰。由于在這種激勵制度中,預(yù)算執(zhí)行單位經(jīng)營者的固定薪酬部分與預(yù)算的水準(zhǔn)沒有聯(lián)系,因此,具有自利本性的預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營者們必然會千方百計(jì)地降低預(yù)算水準(zhǔn),從而使自己能夠以較低的努力贏得固定的薪酬。

  解決問題的辦法其實(shí)很簡單,方法是:讓各預(yù)算執(zhí)行部門選擇自己的預(yù)算水準(zhǔn),但對企業(yè)的激勵制度進(jìn)行改革,預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營者的薪酬分為三部分,第一部分是基本薪酬,這部分在總薪酬中的比例很小,相當(dāng)于崗位津貼,與預(yù)算水準(zhǔn)沒有聯(lián)系;第二部分與預(yù)算掛鉤浮動的部分,預(yù)算水準(zhǔn)高,則這部分的薪酬也隨著增多。由于將薪酬與預(yù)算掛起鉤來,就削弱了預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營者打埋伏的動機(jī)一但能否有效遏制還要看企業(yè)對超額完成預(yù)算的獎勵政策及完不成預(yù)算時的懲罰政策如何。如果企業(yè)規(guī)定超額完成預(yù)算仍然給予獎勵,但對超額完成部分的獎勵比例低于薪酬與預(yù)算掛鉤的比例,則預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營者人為地壓低預(yù)算水準(zhǔn),對其自身利益是不利的。但是,在另一方面,我們又要防止預(yù)算執(zhí)行單位的經(jīng)營者為了多得與預(yù)算掛鉤的薪酬。而不切實(shí)際地高報(bào)預(yù)算,這只要規(guī)定未完成預(yù)算時對少完成部分懲罰的比例要大于薪酬與預(yù)算掛鉤的比例即可。按預(yù)算執(zhí)行情況分別給予的獎勵或懲罰構(gòu)成本激勵制度的第三部分。

  這種激勵制度將在把預(yù)算制定權(quán)放給預(yù)算執(zhí)行者的同時,使預(yù)算執(zhí)行者在確定預(yù)算水準(zhǔn)時,既不會不切實(shí)際地高報(bào)預(yù)算,也不會打埋伏,而是把經(jīng)過自身努力能夠達(dá)到的水平作為預(yù)算的水準(zhǔn),從而制定出高質(zhì)量的定單預(yù)算,并使企業(yè)的利益與預(yù)算執(zhí)行單位經(jīng)營者個人的利益得到最大限度的統(tǒng)一。

 ?。ǘ①M(fèi)用預(yù)算控制的控制點(diǎn)前移

  要實(shí)現(xiàn)有效的費(fèi)用預(yù)算控制,必須把控制點(diǎn)選擇在業(yè)務(wù)發(fā)生之前的審批環(huán)節(jié)。即:讓每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)生,不僅需要得到業(yè)務(wù)管理部門從業(yè)務(wù)和技術(shù)方面,的審查批準(zhǔn),而且必須經(jīng)過預(yù)算監(jiān)控部門(通常為財(cái)務(wù)部門)的、預(yù)算審查批準(zhǔn)。在沒有得到預(yù)算監(jiān)控部門的預(yù)算審批之前,合同審批部門不能批準(zhǔn)和簽署合同,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人不得辦理業(yè)務(wù)。這樣做可以使企業(yè)的每一筆業(yè)務(wù)、每一項(xiàng)費(fèi)用和每一筆付款都在預(yù)算的監(jiān)控之下,而且做到事前控制。

  將費(fèi)用預(yù)算控制點(diǎn)前移,還有利于把單位負(fù)責(zé)人從日常審批事務(wù)中解脫出來一把按預(yù)算進(jìn)行日常監(jiān)控的權(quán)力授予預(yù)算監(jiān)控部門,改變各種開支都需要單位負(fù)責(zé)人簽批的管理模式。

 ?。ㄈ┩菩懈犊顟{單制度,實(shí)行費(fèi)用的閉環(huán)動態(tài)控制

  在西方企業(yè)的財(cái)務(wù)會計(jì)工作中。通常把“付款憑單制”作為控制貨幣資金支付業(yè)務(wù)的一種有效手段。所謂“付款憑單制”,就是在貨幣資金支付前,必須先取得一種授權(quán)付款的憑單,然后才能將結(jié)算票據(jù)等作為附屬憑證,交出納人員辦理付款。這種方法有效地實(shí)現(xiàn)了授權(quán)付款與經(jīng)辦付款這兩個不相容職務(wù)的分離,是一種有效的內(nèi)部控制辦法。對于實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的事前預(yù)算和控制來說,付款憑單制度更能發(fā)揮其獨(dú)到的作用,對我國企業(yè)推行預(yù)算管理和加強(qiáng)內(nèi)部控制來說,付款憑單制具有很強(qiáng)的借鑒意義。

  與費(fèi)用預(yù)算控制結(jié)合起來推行付款憑單制,可以借鑒付款憑單制的做法。即業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生時,業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門必須填制業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批單,該單據(jù)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門填寫,一式四聯(lián),一聯(lián)為存根,其余三聯(lián)交由業(yè)務(wù)管理部門簽批后轉(zhuǎn)預(yù)算監(jiān)控部門審批。預(yù)算監(jiān)控部門審批后在其上加蓋“費(fèi)用審核專用章”:并留存一聯(lián),其余兩聯(lián)中一聯(lián)由業(yè)務(wù)部門保存,待結(jié)算時使用,另一聯(lián)由業(yè)務(wù)部門交合同管理部門,作為合同簽字蓋章的依據(jù)。預(yù)算監(jiān)控部門根據(jù)留存的業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批單,生成和更新付款預(yù)算,財(cái)務(wù)部門據(jù)以對資金調(diào)度作出事先安排。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門在辦理業(yè)務(wù)之后,取得相關(guān)的結(jié)算單證,與預(yù)算監(jiān)控部門加蓋“費(fèi)用審核專用章”的業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批單一起,提交財(cái)務(wù)部門辦理付款結(jié)算手續(xù)。財(cái)務(wù)部門對業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批單和實(shí)際結(jié)算單證進(jìn)行審核,審核無誤后編制付款憑單,付款憑單轉(zhuǎn)交出納,出納根據(jù)付款憑單在規(guī)定的付款日期(可事先對各類費(fèi)用從取得發(fā)票單證并辦理付款憑單到實(shí)際辦理付款的時間作出統(tǒng)一規(guī)定,則在應(yīng)付憑單入賬后,系統(tǒng)在規(guī)定付款日將自動提示付款)辦理支付。

  通過實(shí)行業(yè)務(wù)事項(xiàng)審批單和付款憑單制度,有利于對費(fèi)用實(shí)施有效的預(yù)算控制,使所有的費(fèi)用發(fā)生都事先有預(yù)算,同時實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算。發(fā)生、結(jié)算、憑證制作、記賬核算、分析考核的閉環(huán)管理。

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