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一、審計(jì)軟件發(fā)展歷史
中國(guó)的計(jì)算機(jī)審計(jì)始于上世紀(jì) 80 年代中期,與會(huì)計(jì)電算化開始的時(shí)間基本同步。發(fā)展初期,由于審計(jì)軟件的開發(fā)模型不像會(huì)計(jì)軟件哪樣清楚,審計(jì)軟件怎么搞,應(yīng)該有什么功能,能為審計(jì)工作帶來什么影響,都是審計(jì)軟件要解決突破的問題。各種因素導(dǎo)致審計(jì)軟件滯后于財(cái)務(wù)軟件的普及,所以審計(jì)軟件的發(fā)展比會(huì)計(jì)軟件發(fā)展慢了許多,經(jīng)過近十多年的努力和發(fā)展,現(xiàn)在已基本成型。
發(fā)展的第一階段( 1988 - 1992 ),以手工審計(jì)為主,錄入數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī),通過審計(jì)軟件的計(jì)算產(chǎn)生一些輔助性的結(jié)果。固化的表格審計(jì)軟件最具代表性,表格中 A 格的內(nèi)容與 B 格的內(nèi)容存在設(shè)定好的勾稽關(guān)系,當(dāng)審計(jì)人員輸入 A 格內(nèi)容后, B 格內(nèi)容的輸入錯(cuò)誤將被鎖定,實(shí)際上現(xiàn)在用 EXECL 就可完成,但在當(dāng)時(shí),已經(jīng)算很好的審計(jì)軟件了。
發(fā)展的第二階段( 1993 - 1997 ),在 WINDOWS 平臺(tái)下開發(fā)了一些輔助性的審計(jì)軟件 , 法規(guī)查詢,審計(jì)項(xiàng)目檔案管理, PSS 票證審計(jì)等審計(jì)軟件,這些審計(jì)軟件已經(jīng)在某些審計(jì)方面可以為審計(jì)人員提供服務(wù)。法規(guī)查詢軟件利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)可將審計(jì)人員需要的審計(jì)相關(guān)條目?jī)?nèi)容從上萬條記錄中取出。檔案管理軟件主要利用電子手段管理審計(jì)項(xiàng)目中的審計(jì)通知書、審計(jì)報(bào)告等, PSS 票證審計(jì)軟件利用統(tǒng)計(jì)理論對(duì)憑證進(jìn)行抽樣,可比手工審計(jì)提高效率 10 倍以上。
發(fā)展的第三階段( 1998 -今),開發(fā)了以審計(jì)作業(yè)為代表的一些審計(jì)軟件 , 對(duì)審計(jì)作業(yè)全過程均可在軟件的管理下完成。審易軟件就是以審計(jì)作業(yè)為主的審計(jì)軟件,它的功能代表了審計(jì)軟件主要功能。
二、審計(jì)軟件的分類
審計(jì)軟件可分為四種類型:第一種現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)軟件、第二種法規(guī)軟件、第三種專用審計(jì)軟件、第四種是審計(jì)管理軟件。審計(jì)作業(yè)軟件是審計(jì)工作的主流,是審計(jì)工作的主要工具,審計(jì)作業(yè)軟件的發(fā)展是代表計(jì)算機(jī)審計(jì)軟件的發(fā)展水平。
第一種現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)軟件,現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)軟件是指審計(jì)人員在審計(jì)一線進(jìn)行審計(jì)作業(yè)時(shí)應(yīng)用的軟件,如審易軟件,它主要具有以下功能:第一,能處理會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)。第二,能運(yùn)用審計(jì)工具對(duì)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行審計(jì)分析,包括審計(jì)的查帳、查詢、圖表分析等。第三,應(yīng)能在工作底稿制作平臺(tái)制作生成審計(jì)工作底稿,平臺(tái)內(nèi)應(yīng)可以有各種取數(shù)公式,像單格取數(shù)、列取數(shù)、行取數(shù)、報(bào)表取數(shù)等,并且有像 Excel 那樣的工具為審計(jì)人員提供平臺(tái)操作服務(wù),且可以保存、修改、刪除工作底稿。
第二種法規(guī)軟件,法規(guī)軟件主要是為審計(jì)人員提供一種咨詢服務(wù),在浩瀚如海的各種財(cái)經(jīng)法規(guī)中找出審計(jì)人員需要的法規(guī)條目及內(nèi)容。它主要的功能:第一是常規(guī)查詢,有審計(jì)法規(guī)條目的查詢、發(fā)文單位的時(shí)間段的查詢。第二,要有一定的數(shù)據(jù)量,成熟的軟件應(yīng)有上千萬字的法規(guī)內(nèi)容,檢索速度要快。第三,應(yīng)具有按內(nèi)容查詢的功能,這也是法規(guī)軟件能否適用的主要標(biāo)準(zhǔn),如果沒有按內(nèi)容檢索的功能,這個(gè)法規(guī)的適用面將受到很大的限制,例如審計(jì)人員要查關(guān)于“小金庫”的相關(guān)規(guī)定,法規(guī)軟件應(yīng)能快速地將涉及到“小金庫”規(guī)定的法規(guī)查找出來,將內(nèi)容以篇的形式提供給審計(jì)人員。
第三種專用審計(jì)軟件,專用審計(jì)軟件是指完成特殊的審計(jì)目的而專門設(shè)計(jì)的審計(jì)軟件,象基建審計(jì)軟件,基建審計(jì)軟件有很強(qiáng)的特殊性,主要是它的工作性質(zhì)有兩點(diǎn),第一點(diǎn)涉及到大量的基建圖紙,第二點(diǎn)要有基建定額庫來作參照,實(shí)際上基建審計(jì)軟件用市面上的定額核定軟件就能實(shí)現(xiàn),所以我們把這類軟件歸為專用審計(jì)軟件。
第四種是審計(jì)管理軟件,審計(jì)管理軟件包含象審計(jì)統(tǒng)計(jì)、審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)管理等方面。統(tǒng)計(jì)軟件是指將審計(jì)工作成果統(tǒng)計(jì)上報(bào)、匯總的軟件。審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)管理都是可以在這方面專門工作的小軟件,實(shí)際上審計(jì)管理軟件可以認(rèn)為是審計(jì)作業(yè)軟件的延伸,審計(jì)作業(yè)軟件完全可以把這些管理功能承擔(dān)起來,容納到審計(jì)作業(yè)軟件中,所以我們說審計(jì)軟件的代表作應(yīng)是審計(jì)作業(yè)軟件。
三、審計(jì)軟件的工作原理
審計(jì)軟件的主要代表是由審計(jì)作業(yè)軟件,以下介紹審計(jì)作業(yè)軟件的工作原理。審計(jì)作業(yè)軟件大體上分三大部分,第一部分是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理,第二部分是審計(jì)方法的運(yùn)用,第三部分是工作底稿的制作平臺(tái)。這三部分有機(jī)聯(lián)系在一起的,是一個(gè)整體,當(dāng)然會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理是基礎(chǔ)。
?。ㄒ唬?huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理
采集審計(jì)對(duì)象信息,可從電子介質(zhì)導(dǎo)入或者手工錄入到審計(jì)軟件。審計(jì)軟件必須能從會(huì)計(jì)軟件提取會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù),為了適應(yīng)各種變化的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),采集應(yīng)采用模板式。
為什么數(shù)據(jù)處理要采用模板方法呢?因?yàn)闀?huì)計(jì)軟件五花八門,采用的數(shù)據(jù)庫及其結(jié)構(gòu)各不相同,審計(jì)軟件要能將其會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)采集進(jìn)來,需要知道它的數(shù)據(jù)庫及相關(guān)結(jié)構(gòu)才能將數(shù)據(jù)采集過來,對(duì)于一般的審計(jì)人員而言,進(jìn)行這樣的操作是很困難的,審計(jì)軟件以提供對(duì)應(yīng)模板方式,針對(duì)五花八門的會(huì)計(jì)軟件做出有效的反應(yīng)。
例如審計(jì)人員去審計(jì)時(shí),在手工審計(jì)的條件下要打電話讓會(huì)計(jì)人員將被審計(jì)的會(huì)計(jì)帳簿及憑證拿到審計(jì)辦公桌上,而現(xiàn)在因?yàn)槭菚?huì)計(jì)軟件,審計(jì)人員如何將會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)導(dǎo)入至審計(jì)軟件,這是一個(gè)需要解決的問題。如何解決呢?在此我們提出模板的解決方案。通過多年的實(shí)踐,此方案是可以解決這個(gè)問題的,它的原理是首先應(yīng)知道會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存放的位置及會(huì)計(jì)軟件所用的數(shù)據(jù)庫類型,如果是網(wǎng)絡(luò)版,還應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)連接進(jìn)入會(huì)計(jì)軟件的服務(wù)端,第二步進(jìn)行轉(zhuǎn)換,將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換進(jìn)審計(jì)軟件,轉(zhuǎn)換時(shí)應(yīng)根據(jù)審計(jì)軟件的格式把相應(yīng)的會(huì)計(jì)軟件的內(nèi)容轉(zhuǎn)入審計(jì)軟件,在某些情況下字段的轉(zhuǎn)換是要帶一定條件的,例如:會(huì)計(jì)軟件中借方金額、貸方金額放在同一個(gè)字段里,用一個(gè)標(biāo)識(shí)字段來標(biāo)識(shí)這條記錄是借方金額還是貸方金額,如果是借方金額就要 D 來表示,貸方金額就用 C 表示,在轉(zhuǎn)換時(shí)要將條件是 D 的放入審計(jì)軟件的借字段,條件是 C 的放入貸方字段,才能進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的利用是審計(jì)工作的主要內(nèi)容。是審計(jì)軟件必須解決的問題。會(huì)計(jì)電算化的普及,原來紙制的大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)已演變成電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。肉眼已不可視,計(jì)算機(jī)審計(jì)的開展面臨的首要問題是如何能有效的采集出會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù),共享會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù),如果審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)無法處理,繞過計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì)只能是一種被別人拴著鼻子走的感覺。進(jìn)而,審計(jì)的真實(shí)性受到懷疑。要解決這個(gè)問題,審計(jì)手段必須發(fā)生根本的變化,原來現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)靠一張紙,一桿筆,一個(gè)計(jì)算器的方式,從技術(shù)上講已經(jīng)過時(shí)。現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)必須利用計(jì)算機(jī)采集出會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù),進(jìn)而利用審計(jì)軟件對(duì)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行各種處理才能產(chǎn)生出效果,審計(jì)軟件也只有突破這個(gè)障礙才能使審計(jì)軟件真正的起飛,為審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。為解決這個(gè)問題,以審易軟件為例,現(xiàn)將解決方案整理供大家參考。
采集會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)面臨的三個(gè)主要問題是:
1. 如何打開會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫。國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)沒有制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),會(huì)計(jì)商品化軟件及自我開發(fā)的會(huì)計(jì)軟件,存放會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的主要途徑是利用各種數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ),不同的會(huì)計(jì)軟件,可能選用不同的數(shù)據(jù)庫來存放會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。如何打開這些數(shù)據(jù)庫是審計(jì)人員所面臨的問題,也是審計(jì)軟件應(yīng)解決的問題。
2. 會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一。不同會(huì)計(jì)軟件,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)格式定義五花八門。一張紙制記帳憑證在會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)庫中可能會(huì)被拆分成若干張表存放,在使用時(shí),會(huì)計(jì)軟件會(huì)將拆分的若干張表合并成一張憑證,通過顯示器或打印機(jī)顯示出來,而審計(jì)人員想直接利用這些散放的數(shù)據(jù)難度極大,只能被迫利用會(huì)計(jì)軟件,但不能對(duì)這些經(jīng)過會(huì)計(jì)軟件經(jīng)過處理的數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)定。
3. 審計(jì)電子工具的利用受到制約。五花八門會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)給審計(jì)模板制作帶來很大的難度,例如,審計(jì)人員想對(duì) 5 個(gè)被審單位(使用不同會(huì)計(jì)電子軟件的),金額大于 5 萬元的憑證進(jìn)行抽樣檢查,由于會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一,每次現(xiàn)場(chǎng)審計(jì),審計(jì)人員都需要指定會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)庫中哪個(gè)是憑證庫,并且找出代表金額的字段才能執(zhí)行這個(gè)操作,故審計(jì)工具的利用受到制約,不能有效的提高審計(jì)效能。
審易軟件是利用會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)模板制作技術(shù)來解決的。模板化是計(jì)算機(jī)審計(jì)發(fā)展之路,模板是針對(duì)不同會(huì)計(jì)軟件建立的,一種會(huì)計(jì)軟件要建立一套審計(jì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)模板,模板應(yīng)包含下述各項(xiàng)內(nèi)容:
1 . 模板中要有審計(jì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)即審計(jì)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)庫中應(yīng)有哪些數(shù)據(jù)庫。一般講應(yīng)設(shè)置憑證庫,科目庫,年初數(shù)庫。
2 . 對(duì)這些數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)也要做設(shè)置,例如憑證庫中應(yīng)有憑證日期,憑證號(hào),憑證類型,借方金額,貸方金額等字段。別外,審計(jì)的多樣性決定審計(jì)數(shù)據(jù)庫應(yīng)能動(dòng)態(tài)增加數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫中的字段。例如,糧食審計(jì),可能需要增加糧食儲(chǔ)備數(shù)據(jù)庫,這個(gè)數(shù)據(jù)庫可能需要進(jìn)糧時(shí)間,進(jìn)糧噸數(shù),單價(jià)等字段。
3 . 模板中審計(jì)數(shù)據(jù)庫各字段與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫相應(yīng)建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,這種對(duì)應(yīng)關(guān)系的建立應(yīng)能在審計(jì)軟件中方面地進(jìn)行編輯,操作,使一般審計(jì)人員都能通過操作來建立這種對(duì)應(yīng)關(guān)系,所謂對(duì)應(yīng)即審計(jì)憑證中的憑證號(hào)對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫中的哪個(gè)數(shù)據(jù)庫,哪個(gè)字段,拆分的多數(shù)據(jù)庫應(yīng)能通過多重對(duì)應(yīng),帶條件對(duì)應(yīng)與之處理,并將對(duì)應(yīng)結(jié)果存入審計(jì)模板中。
4 . 數(shù)據(jù)庫驅(qū)動(dòng)的選擇。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫存放在何處,存放在什么路徑下,數(shù)據(jù)庫是單機(jī)的還是網(wǎng)絡(luò)的,用什么數(shù)據(jù)庫的驅(qū)動(dòng)程序才能打開數(shù)據(jù)庫,等等這些也應(yīng)記入審計(jì)模板。這些完成后,審計(jì)數(shù)據(jù)模板與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系就明白了。
5 . 進(jìn)行轉(zhuǎn)換,審計(jì)軟件在接受進(jìn)行轉(zhuǎn)換指令后在模板庫中找到當(dāng)前會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫所需要的審計(jì)模板,解析審計(jì)模板的內(nèi)容按照審計(jì)模板定義的數(shù)據(jù)庫驅(qū)動(dòng)程序,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫存的路徑,文件名等加載會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫。啟動(dòng)轉(zhuǎn)換程序,按照審計(jì)模板中審計(jì)各數(shù)據(jù)庫與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫的對(duì)應(yīng)關(guān)系,將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容轉(zhuǎn)入至審計(jì)數(shù)據(jù)庫。轉(zhuǎn)換完成后,完成了審計(jì)數(shù)據(jù)模板的第一步操作數(shù)據(jù)采集,這時(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容載入至審計(jì)數(shù)據(jù)庫。
6 . 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理。對(duì)這些載入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)要進(jìn)行整理,生成審計(jì)計(jì)算庫,這些審計(jì)計(jì)算庫是按照審計(jì)算法對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行的加工,整理。這些加工整理是在模板的控制指令精確指導(dǎo)下進(jìn)行操作的,是可以自動(dòng)運(yùn)行的,不需審計(jì)人員干預(yù),例如,對(duì)科目庫處理,模板涉及了幾個(gè)問題,這幾個(gè)問題是重新生成科目庫,定義科目長(zhǎng)度,科目去分隔符,統(tǒng)長(zhǎng)科目變級(jí)次科目,增加刪除科目,去除重復(fù)科目,科目?jī)?nèi)容含多級(jí)。模板中指明這些問題如何操作。
綜上所述,審計(jì)數(shù)據(jù)模板是記錄各種審計(jì)數(shù)據(jù)庫與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫的對(duì)應(yīng)關(guān)系,存放各種指令參數(shù),包含各種審計(jì)指令的綜合體。審計(jì)人員利用成熟的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)模板按一個(gè)啟動(dòng)鈕就可完成從數(shù)據(jù)采集至各種數(shù)據(jù)處理的全過程。
針對(duì)各種會(huì)計(jì)軟件均能將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過來,轉(zhuǎn)換應(yīng)是單向的,只能從會(huì)計(jì)軟件將數(shù)據(jù)接過來,不能將已轉(zhuǎn)換過來的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)再轉(zhuǎn)入會(huì)計(jì)軟件,對(duì)會(huì)計(jì)軟件信息沒有破壞作用,數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程要有可操作性,一般的審計(jì)人員均能操作,數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換接口應(yīng)是模板式的,每一種會(huì)計(jì)軟件及每一個(gè)版本都是一個(gè)模板,模板是開放的,有一定計(jì)算機(jī)能力的審計(jì)人員可自編模板,模板是可導(dǎo)入導(dǎo)出的。此方案已成功地在審計(jì)軟件中采用,并為審計(jì)電算化服務(wù)。
四、審計(jì)軟件中的審計(jì)工具
審計(jì)軟件應(yīng)含有很多審計(jì)的專門工具,其目的是使審計(jì)人員運(yùn)用這些審計(jì)工具在現(xiàn)場(chǎng)快速有效地產(chǎn)生審計(jì)結(jié)果。它的原理是結(jié)合手工審計(jì)時(shí)審計(jì)人員的要求,利用審計(jì)軟件產(chǎn)生審計(jì)人員需要的審計(jì)結(jié)果。
1 .查詢
用戶從數(shù)據(jù)庫(憑證庫、科目庫、年初數(shù)、分類帳、明細(xì)帳等)查詢到自己所需的資料,通過單條件或多條件組合實(shí)現(xiàn)。如:需要從憑證里查詢現(xiàn)金大于 10000 的支出,點(diǎn)中憑證庫后,多條件組合為:科目編號(hào)象 101 and (且)貸方金額> 10000 ,查詢是一種很簡(jiǎn)單而又很快捷的方式,將單一查詢條件或多條件組合好后,通過按一個(gè)鈕即可檢索出審計(jì)人員所要關(guān)注的內(nèi)容,縮小查找范圍及很快找到審計(jì)重點(diǎn),并且能將查詢結(jié)果存儲(chǔ)為工作底稿,且能打印輸出。
2 .查帳
通過雙擊鼠標(biāo)的方式,實(shí)現(xiàn)從所關(guān)注的某一科目的總帳翻閱到明細(xì)帳,然后又能從明細(xì)帳翻閱到其相關(guān)的憑證,其原理是將審計(jì)人員的手工翻帳、看帳改為審計(jì)軟件環(huán)境下的翻帳及看帳,操作極其簡(jiǎn)單,通過雙擊鼠標(biāo)的方式即可實(shí)現(xiàn)三級(jí)跳躍式看帳,即總帳 —— 明細(xì)帳 —— 憑證。
3 .圖形分析
用趨勢(shì)圖(折線圖、柱狀圖、餅圖)的方式反映科目的各月發(fā)生額趨勢(shì)或各月期末余額趨勢(shì),若是處理多年度的會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)還應(yīng)能反映該科目不同年度的累計(jì)發(fā)生額趨勢(shì)或余額趨勢(shì)。圖形分析工具的特點(diǎn)是用圖形的方式來反映數(shù)據(jù)的變化,速度快、直觀,能一眼就能看出所需要關(guān)注科目會(huì)計(jì)期間內(nèi)的最高點(diǎn)和一些最低點(diǎn),且能初步判斷出哪些點(diǎn)是正常的,哪些點(diǎn)是異常的,這也是一個(gè)能快速把握審計(jì)重點(diǎn)的工具。
4 .審計(jì)方法庫
能將一些審計(jì)方法及經(jīng)驗(yàn)存儲(chǔ)到審計(jì)方法庫里,并且能隨時(shí)調(diào)用或批量調(diào)用得到審計(jì)結(jié)果,在當(dāng)前的審計(jì)項(xiàng)目里可以調(diào)用,并且不同的審計(jì)項(xiàng)目也是可以調(diào)用的。審計(jì)方法庫是審計(jì)人員經(jīng)驗(yàn)的體現(xiàn),所以又可以將審計(jì)方法庫稱為經(jīng)驗(yàn)庫或?qū)<規(guī)臁?/p>
上述我們講了四個(gè)例子,它的原理是在審計(jì)軟件中把審計(jì)人員的要求轉(zhuǎn)化成軟件的功能,使審計(jì)人員按一個(gè)鈕就能滿足人員某方面的審計(jì)要求。審易軟件已開發(fā)了數(shù)十個(gè)審計(jì)工具來解決審計(jì)人員的要求,從開發(fā)角度講,審易軟件采用了模型化的設(shè)計(jì)思路,收集、整理審計(jì)人員的審計(jì)要求,經(jīng)過提煉、加工轉(zhuǎn)化為審易軟件工具部分的某個(gè)功能,提供給審計(jì)人員,在實(shí)踐中又進(jìn)一步提高和完善這些工具。
五、審計(jì)工作底稿
審計(jì)軟件如何做審計(jì)工作底稿,也是審計(jì)軟件要解決的問題。審易軟件采取了工作底稿模板化的思路來解決這個(gè)問題,下面將原理提供給大家作參考。
工作底稿是審計(jì)工作的記錄,工作底稿設(shè)計(jì)的好壞直接影響審計(jì)工作的質(zhì)量。借助計(jì)算機(jī)技術(shù),制作出實(shí)用有效的工作底稿,不僅可以提高審計(jì)工作質(zhì)量,而且可使計(jì)算機(jī)審計(jì)真正的活起來。我們經(jīng)過多年的努力,在此有所突破,現(xiàn)把我們實(shí)現(xiàn)的方案寫出供讀者參考。
審計(jì)工作底稿模板主要有三大要素。第一:外觀。決定工作底稿的行列,這張工作底稿有幾列,列標(biāo)題是什么,每列代表的是什么,有多少行,每行的數(shù)據(jù)是什么,及行列的文字說明。(標(biāo)注)第二:數(shù)據(jù)來源。指明數(shù)據(jù)從何而來,例如是從分類帳來,還是從憑證來。是取某個(gè)科目,還是某一類科目等等。第三:公式。公式分計(jì)算公式,取數(shù)公式。計(jì)算公式代表加減乘除合計(jì)等等。計(jì)算的公式。另一類是取數(shù)公式。指明需要取的行列所需填寫的數(shù)據(jù)從何而來。我們可以這樣定義,審計(jì)工作底稿模板是有外觀的,有各種公式的,但沒有數(shù)據(jù)的工作底稿。
工作底稿模板化。即是將在審計(jì)實(shí)踐中運(yùn)用成熟的工作底稿清空數(shù)據(jù)后供下次或他人審計(jì)之用。紙制模板在手工審計(jì)中早己使用多年,大型會(huì)計(jì)師事務(wù)所積累了大量審計(jì)工作模板,并演變成審計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展, EXCELL 在審計(jì)中的應(yīng)用,使審計(jì)電子模板制作技術(shù)有了很大的發(fā)展。例如:北京注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)在 2000 年推出了利用 EXCELL 制作電子模板,供社會(huì)使用。利用 EXCELL 大量實(shí)用的公式,審計(jì)人員制作工作底稿已經(jīng)很方便?,F(xiàn)在審計(jì)人員面臨的主要問題是:如何從會(huì)計(jì)電子帳中取得工作底稿所要的數(shù)據(jù)。這時(shí), EXCELL 顯得無能為力,審計(jì)人員只能通過大量繁鎖的粘貼或錄入方法裝入工作底稿所需要的數(shù)據(jù)。工作底稿只有在裝入數(shù)據(jù)以后才能啟動(dòng)以前設(shè)置好的公式運(yùn)算完成底稿的制作過程。針對(duì)此問題,我們?cè)谘b入數(shù)據(jù)這個(gè)環(huán)節(jié),利用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)的技術(shù)能自動(dòng)根據(jù)預(yù)先埋入的取數(shù)公式可以從會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫中將數(shù)據(jù)自動(dòng)填入至工作底稿,解決了審計(jì)人員每張工作底稿粘貼或錄入數(shù)據(jù)的工作。取數(shù)公式有四種:第一種:?jiǎn)胃袢?shù),第二種,報(bào)表取數(shù)。第三種:按列取數(shù)。第四種:分組取數(shù)。下面分別介紹功能。
模板如何變成審計(jì)工作底稿。審計(jì)工作模板分三個(gè)步聚,首先模板上有外觀,有預(yù)埋的公式,但沒有數(shù)據(jù)。第二,在啟動(dòng)取數(shù)公式后,軟件會(huì)按照各種取數(shù)公式將工作底稿所需要的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫取入至工作底稿中。第三,利用預(yù)先在模板中埋入的各種計(jì)算公式對(duì)取入的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種計(jì)算,最終形成一張工作底稿。
工作底稿變成模板,把成熟的工作底稿去除數(shù)據(jù)后只保留外觀,公式另存為一個(gè) EXCELL 文件,這個(gè)文件就成了一個(gè)模板,這里要注意:要把有數(shù)據(jù)的行刪除。不留空行。
選取某張模板變成工作底稿,能方便地從模板庫中選取要求的模板,傳入至工作底稿區(qū)內(nèi)。并且能自動(dòng)判斷是增加一張新的工作底稿還是覆蓋以前有的工作底稿,為審計(jì)人員的操作提供方便。
審計(jì)作業(yè)的管理功能,審計(jì)組長(zhǎng)可通過審計(jì)軟件的管理功能指定組員可做的內(nèi)容,組員可分別操作,工作底稿可導(dǎo)入導(dǎo)出,審計(jì)完成后可進(jìn)行歸檔,進(jìn)入項(xiàng)目檔案,項(xiàng)目檔案具有只讀性。
審計(jì)軟件網(wǎng)絡(luò)版,能使審計(jì)小組協(xié)同工作,根據(jù)一定的權(quán)限查閱.制作.修改底稿,數(shù)據(jù)與底稿放在服務(wù)端。
六、應(yīng)用審計(jì)軟件提高計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)水平
21 世紀(jì)是信息化的社會(huì),是人類歷史上突飛猛進(jìn)的年代,計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步,財(cái)會(huì)電算化的深入應(yīng)用,使審計(jì)工作運(yùn)用計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)顯得尤為緊迫,如何用好審計(jì)軟件,對(duì)實(shí)現(xiàn)審計(jì)手段現(xiàn)代化極具實(shí)踐意義,成為當(dāng)前討論的審計(jì)技術(shù)的重要內(nèi)容。
審計(jì)對(duì)象在發(fā)生著變化,由單一型向集團(tuán)化發(fā)展,由單項(xiàng)管理向多項(xiàng)、綜合型 MIS 管理發(fā)展。如某大型工程項(xiàng)目,為充分發(fā)揮管理手段,提高效益,一次引進(jìn)軟硬件資金多達(dá)十多億元,用于其管理系統(tǒng)。相形之下,審計(jì)手段的落后,已無法適應(yīng)審計(jì)對(duì)象的變化。在管理現(xiàn)代化的今天,我們沿用繞過計(jì)算機(jī)審計(jì),所有資料都要被審計(jì)單位打印出來,不僅造成現(xiàn)有設(shè)備的極大浪費(fèi),被審計(jì)單位在業(yè)務(wù)上也難以接受。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理過程的不可見性,稱為 " 黑匣子 " ,繞過 " 黑匣子 " 的審計(jì)方法,會(huì)帶來一種特殊的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
實(shí)現(xiàn)審計(jì)技術(shù)現(xiàn)代化,首先要利用審計(jì)程序,解決“黑匣子”問題。將原始憑證原封不動(dòng)地搬過來,需用通用的轉(zhuǎn)換工具,將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式,變會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不可見性為可見性,進(jìn)行任意的查詢、分析,隨意進(jìn)行綜合歸納,追溯原始依據(jù)。我國(guó)審計(jì)界審計(jì)軟件研發(fā)都在探索數(shù)據(jù)獲取的技術(shù),審計(jì)軟件中不乏成功者,其中有對(duì)我國(guó)多數(shù)軟件,以及美國(guó)、韓國(guó)等會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行過轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù),效果良好,說明其不是高不可攀。
實(shí)現(xiàn)審計(jì)技術(shù)現(xiàn)代化,審計(jì)行業(yè)應(yīng)采用全過程一體化的審計(jì)軟件,該審計(jì)軟件是將已有審計(jì)技術(shù)方法,加以規(guī)范化,規(guī)范成不同的審計(jì)模塊和模板,并且將它程序化,運(yùn)用時(shí)審計(jì)人員現(xiàn)場(chǎng)分析,現(xiàn)場(chǎng)決定審計(jì)方案。這樣的軟件一般包括項(xiàng)目管理、審計(jì)計(jì)劃、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、符合性測(cè)試、實(shí)質(zhì)性測(cè)試、合并會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)工作底稿制作和管理、審計(jì)報(bào)告生成等,具備完成審計(jì)工作所應(yīng)有的功能。
1 、取得會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)
通過計(jì)算機(jī)審計(jì)的前提是取得被審計(jì)單位正確的會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù),在通常情況下,數(shù)據(jù)的存放會(huì)因單機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多用戶等各種工作平臺(tái)的相異而有區(qū)別,應(yīng)根據(jù)不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和工作平臺(tái),采取不同方式來處理。
2 、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,將所取會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理成標(biāo)準(zhǔn)格式
在所取得的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)中分析出憑證庫、科目庫、年初數(shù)三方面的內(nèi)容,包含這三方面內(nèi)容的庫會(huì)混雜于多個(gè)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中或多個(gè)數(shù)據(jù)表中,有時(shí)數(shù)據(jù)會(huì)分 12 個(gè)月分別存放,總之應(yīng)正確分析其內(nèi)容構(gòu)成,做好和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式的對(duì)應(yīng)工作,就可正確將所取數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),將所形成的總帳數(shù)據(jù)和被審計(jì)單位的總帳數(shù)據(jù)核對(duì)一致,為進(jìn)一步的審計(jì)工作奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
3 、符合性測(cè)試,進(jìn)行符合性測(cè)試工作
按照計(jì)劃安排,依照審計(jì)程序,對(duì)所審計(jì)對(duì)象進(jìn)行符合性測(cè)試,主要通過填表或回答問題方式完成調(diào)查表,通過程序進(jìn)行統(tǒng)計(jì),分析出符合性測(cè)試結(jié)果。
4 、實(shí)質(zhì)性測(cè)試,在標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和審計(jì)查帳
當(dāng)然最好在已做好符合性測(cè)試的基礎(chǔ)上進(jìn)行實(shí)質(zhì)性測(cè)試。審計(jì)程序會(huì)自動(dòng)形成各科目固定格式的審定表,審計(jì)人員要做的是進(jìn)一步套用模板,形成諸如現(xiàn)金盤點(diǎn)、固定資產(chǎn)折舊、應(yīng)付福利費(fèi)等的計(jì)算表。至于特定形式的工作底稿,或原始憑證核查,需用審計(jì)工具中的查詢、抽樣等來完成。
5 、合并會(huì)計(jì)報(bào)表工具的運(yùn)用
系統(tǒng)審計(jì)軟件中會(huì)提供合并會(huì)計(jì)報(bào)表工具,一般合并分錄的形成仍需審計(jì)人員來完成,程序自動(dòng)完成合并工作。
6 、審計(jì)完成,匯總審計(jì)成果
將審計(jì)工作底稿中的有關(guān)內(nèi)容匯總成審計(jì)報(bào)告草稿,匯總報(bào)表附注等。一整套從數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到制作底稿系統(tǒng)的成熟審計(jì)軟件正確運(yùn)用,會(huì)大大豐富審計(jì)技術(shù),加強(qiáng)審計(jì)管理,降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn),提高工作效率,擴(kuò)展審計(jì)領(lǐng)域,凝聚審計(jì)經(jīng)驗(yàn)。系統(tǒng)審計(jì)軟件的出現(xiàn)和應(yīng)用,標(biāo)志著計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)進(jìn)入了新的境界。當(dāng)然,以上各點(diǎn)如獲取電子數(shù)據(jù),完成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等,在應(yīng)用中仍然會(huì)遇到一些實(shí)際問題,這些都有待于我們?cè)趯?shí)踐中不斷探索,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),以用好審計(jì)軟件,促進(jìn)審計(jì)技術(shù)現(xiàn)代化。
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