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「摘 要」 隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,會(huì)計(jì)電算化以其高效、自動(dòng)、方便、準(zhǔn)確、及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)正日益受到廣大會(huì)計(jì)人員的歡迎。但由于我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作起步較晚,在發(fā)展的過(guò)程中產(chǎn)生了許多新問(wèn)題,文章就會(huì)計(jì)電算中存在的問(wèn)題及對(duì)策作初淺探討。
「關(guān)鍵詞」 會(huì)計(jì)電算化;問(wèn)題;方法
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,會(huì)計(jì)電算化以其高效、自動(dòng)、方便、準(zhǔn)確、及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)正日益受到廣大財(cái)會(huì)人員的歡迎。因此,近年來(lái)全國(guó)各地都在積極地推行會(huì)計(jì)電算化,但由于我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作起步較晚,從20世紀(jì)70年代末才開(kāi)始,到目前仍還處于生長(zhǎng)期。因此在發(fā)展過(guò)程中,或多或少地出現(xiàn)了一些不可忽視的問(wèn)題,急需解決。
一、提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)
當(dāng)前,從已實(shí)施會(huì)計(jì)電算化工作的企業(yè)來(lái)看主要有以下認(rèn)識(shí)偏差:一是認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化只是會(huì)計(jì)核算工具的改變,甚至有的認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化只是用計(jì)算機(jī)代替人工,打出的帳比手工記的帳好看一些,搞不搞無(wú)所謂,看不到其對(duì)會(huì)計(jì)職能、企業(yè)管理方法和管理流程的深刻影響,因此對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作一味求簡(jiǎn);二是許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化存在片面認(rèn)識(shí),僅把會(huì)計(jì)電算化認(rèn)為是企業(yè)現(xiàn)代化管理的標(biāo)志,當(dāng)作樹(shù)立企業(yè)形象的一種手段,把計(jì)算機(jī)作為主要因素,把財(cái)會(huì)人員作為次要因素,只重視機(jī)的因素,不重視人的因素,不重視人員的培訓(xùn);三是部分財(cái)務(wù)人員錯(cuò)誤地認(rèn)為實(shí)行會(huì)計(jì)電算化只是一個(gè)形式,較為方便,沒(méi)有意識(shí)到實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的重大意義,在實(shí)際操作中對(duì)于會(huì)計(jì)軟件的使用只局限在核算上,對(duì)于其他作用、功能不加以使用推行,以至于有些單位花錢(qián)買(mǎi)了軟件卻沒(méi)有真正使用。
我們目前所定義的會(huì)計(jì)電算化,是電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中應(yīng)用的簡(jiǎn)稱,是以電子計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)中,用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算報(bào)賬,以及部分替代人工完工對(duì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程,以提高財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。所以單位領(lǐng)導(dǎo)以及會(huì)計(jì)人員要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念,既要重視機(jī)的因素,也要重視人的因素,要意識(shí)到實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化不僅是核算工具和核算方法的改進(jìn),而且對(duì)于會(huì)計(jì)學(xué)科本身也是一次大的革命,這種“革命”可以使會(huì)計(jì)人員從繁瑣的記帳、算帳、報(bào)帳中解脫出來(lái),將更多的時(shí)間和精力用于資金管理、資金分析上,為科學(xué)決策提供可靠的分析數(shù)據(jù),從而促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展,提高整個(gè)會(huì)計(jì)工作水平。
二、規(guī)范會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)軟件
由于財(cái)務(wù)軟件的開(kāi)發(fā)沒(méi)有實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),單位使用的財(cái)務(wù)軟件是各自向軟件開(kāi)發(fā)商購(gòu)買(mǎi)的,再加上有的軟件開(kāi)發(fā)商還別出心裁地搞出自己的特色,結(jié)果使會(huì)計(jì)電算化所用財(cái)務(wù)軟件比較混亂,就是同一行業(yè)的不同單位使用的財(cái)務(wù)軟件也不盡相同。此外部分從事財(cái)務(wù)軟件銷(xiāo)售和代理的公司往往只重視自身的經(jīng)濟(jì)效益,追求量的突破,而沒(méi)有真正在服務(wù)和技術(shù)上狠下功夫,致使部分實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位由于購(gòu)買(mǎi)的財(cái)務(wù)軟件不合格,經(jīng)常出故障,出了問(wèn)題又無(wú)處問(wèn),沒(méi)人管,嚴(yán)重地影響了會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展。此外,不同的財(cái)務(wù)軟件在數(shù)據(jù)接口,使用方法上不一樣,也導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖恪?/p>
因此,有關(guān)部門(mén)應(yīng)盡快制定出一些具體法規(guī)或者是通過(guò)行業(yè)會(huì)計(jì)協(xié)會(huì)制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件標(biāo)準(zhǔn),甚至可以直接通過(guò)政府行政手段規(guī)定哪些行業(yè)必須使用哪種財(cái)務(wù)軟件,加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)軟件銷(xiāo)售公司和開(kāi)發(fā)商的管理,進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)電算化軟件市場(chǎng)。此外,實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位在購(gòu)買(mǎi)財(cái)務(wù)軟件時(shí),不要只盯住最先進(jìn)的產(chǎn)品,要結(jié)合單位自身的情況和需求,否則一方面將會(huì)導(dǎo)致資源浪費(fèi),另一方面會(huì)因財(cái)務(wù)軟件的復(fù)雜難以操作,結(jié)果事與愿違,反而影響了本單位會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)程。
三、培養(yǎng)會(huì)計(jì)電算化綜合性人才
現(xiàn)階段不少單位的電算化人員是由過(guò)去的會(huì)計(jì)、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)而來(lái),雖然他們有豐富的會(huì)計(jì)經(jīng)驗(yàn),但他們?cè)谑褂糜?jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)時(shí),只是局限在財(cái)務(wù)軟件的使用上,一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或者與平常見(jiàn)到的界面不同時(shí),就束手無(wú)策,即使廠家在安裝會(huì)計(jì)軟件時(shí)都作了系統(tǒng)的培訓(xùn),但對(duì)于那些從未接觸過(guò)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)人員而言,在上機(jī)時(shí)仍不能靈活地運(yùn)用軟件滿足工作需要。對(duì)于遇到超出范圍的問(wèn)題,也只能找軟件的維護(hù)人員,而維護(hù)人員又基本上是計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)出身,對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)知之較少,雙方不能很好地配合,并且在上機(jī)時(shí)一旦出錯(cuò),可能就會(huì)使自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流,使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失,嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰,此外即使有一部分會(huì)計(jì)人員通過(guò)了會(huì)計(jì)電算化的考試,也只是掌握一些基本應(yīng)用,不能靈活運(yùn)用軟件處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工和分析,滿足各方對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求。
因此會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用,對(duì)會(huì)計(jì)人員提出了更高的要求。既要求會(huì)計(jì)人員要掌握一定會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí),還要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí),財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)、保養(yǎng)和維護(hù)、管理等多方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。所以要積極推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程,就必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度,提高會(huì)計(jì)人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。在培訓(xùn)的內(nèi)容上要切合實(shí)際工作需要,及時(shí)更新培訓(xùn)內(nèi)容,學(xué)了就能用得上,完善會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)電算化知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn),培養(yǎng)會(huì)計(jì)電算化骨干力量,建立良好的培訓(xùn)機(jī)制,落實(shí)培訓(xùn)效果,造就一大批既能夠精通計(jì)算機(jī)信息技術(shù),又專(zhuān)于財(cái)務(wù)管理知識(shí),能夠熟練地進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的加工和分析,滿足各方對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求的復(fù)合型人才,為促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的順利發(fā)展打下良好的基石。
四、建立健全完善的會(huì)計(jì)電算化管理制度
為了使會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范運(yùn)作,財(cái)政部從1994年開(kāi)始到目前為止,相繼頒布了一些規(guī)章制度,對(duì)于這些專(zhuān)門(mén)針對(duì)會(huì)計(jì)電算化的規(guī)章,許多相關(guān)人員并不知道和了解,因此,有時(shí)在實(shí)際操作中已經(jīng)違規(guī)了,但操作者不清楚,單位的領(lǐng)導(dǎo)也不知道,同時(shí)也沒(méi)有相應(yīng)的部門(mén)去糾正,更談不上有部門(mén)監(jiān)督管理了。還有不少已經(jīng)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,雖然知道國(guó)家制定的規(guī)章,但并沒(méi)有真正地實(shí)施這些規(guī)章制度。比如有些單位對(duì)會(huì)計(jì)電算化操作人員沒(méi)有嚴(yán)格實(shí)行權(quán)限限制制度,操作員密碼公開(kāi)或不設(shè)密碼,為越權(quán)使用和數(shù)據(jù)篡改留下隱患;有些單位人才缺乏致使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)維護(hù)這一制度形同虛設(shè);有些單位由于沒(méi)有處理好企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后人員職能的轉(zhuǎn)換問(wèn)題,致使一些會(huì)計(jì)人員在崗位責(zé)任制度方面,職責(zé)不明,無(wú)從下手;還有些單位沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)電算化機(jī)房,沒(méi)有制定相應(yīng)的上機(jī)操作制度等等。
對(duì)于這些管理上的混亂,各級(jí)財(cái)政部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化規(guī)章的宣傳、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。同時(shí),已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的單位內(nèi)部也應(yīng)根據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)章,結(jié)合單位的實(shí)際建立單位內(nèi)部會(huì)計(jì)電算化的管理制度,以確保會(huì)計(jì)電算化的正常運(yùn)作。這個(gè)管理制度體系一般包括:1、人員管理制度。主要是對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)人員的任職資格進(jìn)行規(guī)劃并劃分職責(zé)。2、操作管理制度。主要包括操作規(guī)程、操作權(quán)限、操作記錄、管理制度及內(nèi)部制度。3、數(shù)據(jù)管理制度。主要包括數(shù)據(jù)輸入輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密規(guī)程。4、系統(tǒng)維護(hù)制度。主要包括系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)、系統(tǒng)軟件硬件的維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)權(quán)限的規(guī)定、機(jī)房管理制度等。
五、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全性、保密性
財(cái)務(wù)上的有些數(shù)據(jù)是企業(yè)的秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展,但當(dāng)前大部分的軟件系統(tǒng)都在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度上大傷腦筋,卻沒(méi)有多少軟件公司認(rèn)真研究過(guò)數(shù)據(jù)的保密問(wèn)題。系統(tǒng)一旦癱瘓,或受病毒侵襲,系統(tǒng)恢復(fù)起來(lái)比較困難,要恢復(fù)原來(lái)的數(shù)據(jù)就更成問(wèn)題。尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái),給企業(yè)帶來(lái)無(wú)限商機(jī)的同時(shí),也給企業(yè)帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn),這些風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自泄密和網(wǎng)上黑客的攻擊等,所以,對(duì)于新興的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件, 更應(yīng)當(dāng)重視其安全保密性。
為了加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和保密性,在實(shí)際操作中可以從以下幾個(gè)方面著手:1、政府主管部門(mén)進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)制度,對(duì)危害計(jì)算機(jī)安全的行為進(jìn)行制裁,為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)提供一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境。2、制定計(jì)算機(jī)機(jī)房管理制度,制定機(jī)房防水、防火、防盜、防鼠的措施,以及突發(fā)事件的應(yīng)急對(duì)策等。3、進(jìn)行必要的內(nèi)部控制。第一,實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理,建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息崗位責(zé)任;第二,建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施;第三,建立會(huì)計(jì)信息資料的備份制度,對(duì)重要的會(huì)計(jì)信息資料要實(shí)行多級(jí)備份;第四,加強(qiáng)審計(jì)制度;第五,建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制度。4、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。對(duì)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全防范能力采用一些措施,例如采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密、身份認(rèn)證、授權(quán)等。5、加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測(cè)等檢測(cè)手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段,另外還可以考慮硬件加密、軟件加密等機(jī)器保密措施和專(zhuān)門(mén)的管理制度,如專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用、專(zhuān)室專(zhuān)用等。6、加強(qiáng)磁介質(zhì)載體檔案的管理。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性,實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管的制度。
六、做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作
會(huì)計(jì)電算化工作是一種無(wú)紙化工作,所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存在計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)上,因此單位所發(fā)生的新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容經(jīng)過(guò)電算化帳務(wù)處理后,應(yīng)堅(jiān)持當(dāng)天備份,且要雙重備份,并分處、分人保管。但在實(shí)際工作中常有以下幾種不當(dāng)情況發(fā)生:一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣,機(jī)器一但出現(xiàn)故障,則部分帳務(wù)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失。二是不少操作者對(duì)備份的數(shù)據(jù)盤(pán)不能做到定期檢查,一旦發(fā)生問(wèn)題就無(wú)法進(jìn)行補(bǔ)救。三是習(xí)慣性用軟盤(pán)備份。由于軟盤(pán)存在著容量小、易出故障等缺陷,在數(shù)據(jù)恢復(fù)上易出現(xiàn)麻煩。
為了更有效地做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作,我們必須根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作:1、會(huì)計(jì)電算化檔案的收集。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份,存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上,把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。2、會(huì)計(jì)電算化檔案的管理與保存。由于會(huì)計(jì)電算化檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份備份,并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]艾文國(guó)。會(huì)計(jì)電算化[M].高等教育出版社,2003.
[2]李巖。會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中的思考[J].商業(yè)研究,2004,(21)。
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