1，科目表的建立及分配

    在SAP中，科目表的層次較公司代碼高，也就是說先創(chuàng)建好科目表，然后可以分配給不同的公司使用。在同一集團范圍內(nèi)，為了使各個集團范圍內(nèi)的公司使用的科目表都能一致，通常是先創(chuàng)建一個虛擬的公司及科目表，然后集團范圍內(nèi)公司都可從其拷貝?？颇勘碇械目颇烤褪窃诳値さ闹鲾?shù)據(jù)中分別創(chuàng)建的。這里值得一提是，在SAP中的科目表與傳統(tǒng)的手工方式在科目體系中有了很大的不同。傳統(tǒng)的帳務(wù)體系將會計科目分為1級科目、2級科目、3級科目等。但在SAP已沒有這樣分法了。除了應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)等統(tǒng)馭科目外，所有的明細或2、3科目上升為總帳科目（當(dāng)然在使用之前，應(yīng)進行有關(guān)主數(shù)據(jù)的設(shè)置），如傳統(tǒng)的銀行存款—工商銀行XX支行XX帳號，這只是銀行存款的一個子科目，但在SAP中，此時已設(shè)置為一個總帳科目了，科目代碼是根據(jù)企業(yè)會計制度中的有關(guān)編碼擴充至8位編碼，如一個企業(yè)有許多銀行存款，在SAP中就變成了有許多總帳科目。在總帳層次顯示時，是分別顯示的，但到報表層次時，則根據(jù)所有銀行科目中的前四位代碼匯集成一個科目銀行存款進行披露。管理費用也一樣，在SAP中有非常多管理費用的總帳科目（如工資、獎金、津貼等）。但在總帳還包含有從其他模塊中過入的金額，如統(tǒng)馭科目，統(tǒng)馭如應(yīng)付/收及固定資產(chǎn)的明細科目，因此在SAP的總帳科目表中，我們看到的就不是目前的五、六十個科目，而是將近五百個的總帳科目。由于應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)有各自獨立的模塊，所以有各自的明細帳。但反映在總帳及報表層次時，分別為細分的統(tǒng)馭科目（如應(yīng)收帳款可根據(jù)企業(yè)管理的需要分為應(yīng)收國內(nèi)的款項與應(yīng)收國外的款項等）。SAP所有的財務(wù)信息都是即時的，當(dāng)記錄一筆總帳分錄時，相應(yīng)的總帳、報表都已生成，當(dāng)應(yīng)收明細帳生成時，通過統(tǒng)馭科目就可即時過入總帳與報表。也就是說，在SAP的帳務(wù)里，任何時點都會產(chǎn)生新的總帳與新的報表（注意該總帳與報表并不完全體現(xiàn)法人的資產(chǎn)負債損益情況，尚有折舊、預(yù)提待攤因素要考慮）。

    2，統(tǒng)馭科目的概念及分類，統(tǒng)馭科目的變更

    統(tǒng)馭科目（reconciliation account）指的就是將明細科目歸集起來的意思。前面我們說到，系統(tǒng)總帳科目表中包括統(tǒng)馭科目，該統(tǒng)馭科目是與應(yīng)收模塊、應(yīng)付模塊、固定資產(chǎn)模塊有關(guān)的，其中長、短期借款運用了應(yīng)付模塊的功能，也成為了統(tǒng)馭科目。在實際業(yè)務(wù)過程，我們可能會發(fā)生統(tǒng)馭科目選用錯誤，此時就要用到統(tǒng)馭科目的變更功能。如客戶A的統(tǒng)馭科目被誤選為11310101，并有一筆分錄輸入，假設(shè)為1000元，此時的總帳科目11310101就有1000元余額，事后發(fā)現(xiàn)用錯統(tǒng)馭科目，為此在此客房的主數(shù)據(jù)中更改統(tǒng)馭科目假設(shè)為113102101（注意這并不會更改已過入11310101的1000元），更改完畢后，至月末（假設(shè)本月只有一筆分錄及余額為1000元）運行客戶重組程序，系統(tǒng)會產(chǎn)生借：11310299（系11310201的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000貸：11310199（系11310101的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000，在報表層次上11310101與11310199被安排在一行后余額變?yōu)?，11310201與11310299被安排在一行后余額變?yōu)?000，這樣在報表層次就將由于選錯統(tǒng)馭科目而產(chǎn)生的錯誤糾正了。第二個月初，系統(tǒng)會自動運行相反的調(diào)整分錄，借：11310199（系11310101的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000貸：11310299（系11310201的調(diào)整科目，但非統(tǒng)馭科目）1000.直到選錯統(tǒng)馭科目的金額被支付出去后，才不需運行上述程序。

    3，憑證的輸入規(guī)則：在SAP中，總帳科目在輸入分錄是需要遵循傳統(tǒng)的記帳方法，“有借必有貸，借貸必相等”。但對于應(yīng)收、應(yīng)付的發(fā)票輸入（即作會計分錄）單邊則可，如在應(yīng)付模塊作發(fā)票輸入，填入供應(yīng)商的號碼，日期、金額后，其次填寫行項目，此時的行項目的字段中已經(jīng)默認了借方，用戶只需選擇適當(dāng)?shù)目値た颇浚ㄈ绻芾碣M用—XX）、金額、成本中心即可。產(chǎn)生的分錄即為借貸皆具的雙邊分錄了。應(yīng)收模塊的發(fā)票輸入也同樣。在應(yīng)收、應(yīng)付模塊中除了后勤模塊的“發(fā)票校驗程序”及銷售模塊的“出具發(fā)票程序”自動過入應(yīng)付、應(yīng)收帳款外，尚有許多處如“過帳”、“清帳”也具有半自動生成會計分錄的功能。另外，在SAP中，憑證具有較寬泛的意義，如后勤模塊的產(chǎn)生的收貨單據(jù)，在SAP中也稱為憑證，發(fā)票也稱憑證，因此財務(wù)人員在實際操作中應(yīng)注意區(qū)別。

    4，憑證的類別

    傳統(tǒng)的會計核算中，將憑證的類別分為收、付、轉(zhuǎn)三類或直接就是一類記帳憑證。SAP對憑證的分類基本上也遵循收、付、轉(zhuǎn)三類的原則，即總帳憑證（類似轉(zhuǎn)帳憑證）SA，與供應(yīng)商有關(guān)的憑證（類似于付款憑證）：KR（應(yīng)付供應(yīng)商的憑證）、KG（供應(yīng)商轉(zhuǎn)來的紅字發(fā)票，SAP稱為貸記憑證）、KZ（付款給供應(yīng)商的憑證），與客戶有關(guān)的憑證（類似于收款憑證）：DR（開具發(fā)票給顧客的憑證）、DG（開具紅字發(fā)票給顧客的憑證）、DZ（向顧客收款的憑證），與固定資產(chǎn)交易有關(guān)的憑證AA等。

    5，記帳碼

    在手工的會計核算過程中，我們通過用記帳符號“借”與“貸”來描述資產(chǎn)、負債的增、減。但在SAP中，卻變得有些復(fù)雜了，比如，對于總帳科目的憑證，用符號40來表示總帳的借方，用50來表示總帳的貸方，分錄例示如下：40：10010101（現(xiàn)金）50：50150101（營業(yè)外收入）；對于與供應(yīng)商發(fā)票有關(guān)的憑證輸入，主要與應(yīng)付帳款有關(guān)的借貸方就比較復(fù)雜了，如貸方用31、32、33、34、35、36、37、38、39，借方用21、22、23、24、25、26、27、28、29，如供應(yīng)商發(fā)票輸入分錄為：40：50100101（營業(yè)費用-電費）31：10100037（表示通過主數(shù)據(jù)創(chuàng)建的供應(yīng)商編號）。對于與應(yīng)收帳款有關(guān)的，其應(yīng)收帳款的借貸方所用的記帳碼：用01、02、03、04、05、06、07、08、09表示借方，用11、12、13、14、15、16、17、18、19表示貸方，如輸入一筆與客戶發(fā)票有關(guān)的分錄：01：客戶有關(guān)的號碼50：其他業(yè)務(wù)收入。與固定資產(chǎn)有關(guān)的業(yè)務(wù)，用70表示借方，用75表示貸方，假設(shè)通過應(yīng)付模塊采購固定資產(chǎn)，70：固定資產(chǎn)號碼31：10100037.與存貨有關(guān)的業(yè)務(wù)，用89表示借方，用99表示貸方，如89：存貨貸：50：GR/IR，退貨時，40：GR/IR 99：存貨（與存貨有關(guān)的會計業(yè)務(wù)，大部分是系統(tǒng)自動產(chǎn)生的，因此少了一道麻煩?。?br>
    記帳碼在SAP中實際上起到如下的作用：在行項目中決定可輸入的科目的類別；行項目是以借方或貸輸入；決定其他字段的狀態(tài)。

    6，憑證號碼的產(chǎn)生

    在SAP中，憑證號碼可以由系統(tǒng)產(chǎn)生也可由手工產(chǎn)生，但系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證號是連續(xù)的，手工產(chǎn)生的號碼難免會產(chǎn)生跳號等失誤，因此對系統(tǒng)設(shè)置時采用的憑證號碼是由系統(tǒng)自動產(chǎn)生的。同時，對不同類別的憑證，系統(tǒng)對其產(chǎn)生的號碼的范圍不盡一致，如輸入供應(yīng)商發(fā)票產(chǎn)生的憑證號在1900000000-1999999999之間，付款給供應(yīng)商的的憑證產(chǎn)生的憑證號在1500000000-1599999999，與固定資產(chǎn)有關(guān)的憑證產(chǎn)生的憑證號在0100000000-0199999999之間，開具發(fā)票給客戶產(chǎn)生的憑證號在1600000000-1699999999之間等等！尚有其他號碼范圍，可參照總帳藍圖中的有關(guān)敘述。當(dāng)然，號碼范圍是與年度有關(guān)的，即開始新一個會計年度時，號碼區(qū)間又會被重新選用，從而避免號碼被用盡的可能。

    7，記帳期間變式，會計年度與特殊期間

    記帳期間變式是較難理解的一個內(nèi)容。通過手工的做法是，在某一期間內(nèi)所有交易都必須在同一時點結(jié)帳，以便總帳及財務(wù)報表的生成。但在系統(tǒng)中，由于每一時點都可以產(chǎn)生一個即時會計報表，因此某些類型的憑證可以在期間結(jié)束時予以關(guān)帳，而某些卻又可以繼續(xù)開著，即某些類型憑證可在8月份入七月份的帳。當(dāng)然從嚴格的角度說，這是不合適的。這就是記帳期間變式。特殊會計期間，在系統(tǒng)中，會計期間基本上分為12個期間，這與正常手工核算無二，但由于在年度的會計期間結(jié)束后（此時12月31日會計報表已產(chǎn)生），仍然存在應(yīng)當(dāng)調(diào)整的事項，如審計時發(fā)現(xiàn)有些費用的確認不盡合理，有些交易金額必須重新確認（如某些資產(chǎn)負債表日后事項），這時的調(diào)整就在特殊期間進行。SAP的特殊會計期間分為4個，即13-16期間。但有些資產(chǎn)負債表業(yè)務(wù)卻又難以在特殊期間實現(xiàn)，如資產(chǎn)負債后日后發(fā)生的上一年度的退貨，由于這涉及到集成的業(yè)務(wù)，所以在SAP較難實現(xiàn)（具體參見后述）。

    8，初級成本要素與次級成本要素

    初級成本要素與次級成本要素。SAP除總帳的及時集成外，它的另一個特點是與控制模塊的及時集成。在SAP中所有的總帳中的費用科目都被要求創(chuàng)建成為初級成本要素。這樣，當(dāng)輸入一個總帳的費用分錄時，系統(tǒng)會要求輸入一個成本中心，即表示此時系統(tǒng)已將該初級成本要素分配給了某一成本中心。即通過一個分錄就將總帳與控制模塊的要求同時滿足，這就是SAP的無縫集成。當(dāng)然控制模塊中只有該要素的金額，而不是像總帳的記錄是通過雙邊分錄來實現(xiàn)的，因此某成本心的費用報表是各個初級成本要素總匯。次級成本要素是指，某一成本中心的費用要素可整理成為次級的費用要素（項目），并將其通過一定的比例分攤給不同的成本中心。控制模塊就是通過這兩個要素反映了企業(yè)內(nèi)外部間的資金流動情況。在SAP中，初級成本要素就類似于科目表，它可以分配給任何一個成本中心，包括法人間的成本中心，即不同的成本中心可能包括的初級成本要素是一模一樣的，但金額卻不盡相同。

    9，分配與分攤

    分配與分攤對于成本要素的來說是一個很重要的功能。并且這功能就類似于固定資產(chǎn)折舊一樣，一月只能執(zhí)行一次。分配的功能是與初級成本要素相關(guān)的，分攤的功能是與次級成本要素的功能相關(guān)的。這兩個功能同樣都可用到計劃（預(yù)算）與實際發(fā)生額中。如可創(chuàng)建一個循環(huán)，將某成本中心（可超過一個以上）的初級成本要素（可超過一個以上），按一定的比例分配給其他成本中心（可超過一個以上），當(dāng)然也將這循環(huán)分為幾個段，各段間相應(yīng)的要求可以不一樣，這樣每月末執(zhí)行時，就可以很好地反映初級成本要素的流向情況。同樣的，也可創(chuàng)建一個分攤循環(huán)，將某成本中心（可超過一個以上）的初級成本要素（可超過一個以上）重新組合成為一個次級成本要素，然后再將其按一定的比例分配給其他成本中心（可超過一個以上），當(dāng)然也將這循環(huán)分為幾個段，各段間相應(yīng)的要求可以不一樣，這樣每月末執(zhí)行時，就可以很好地反映次級成本要素的流向情況。分配與分攤的區(qū)別在于，分配是將某一成本中心的初級成本要素分給另一成本心，被分配的初級成本要素會與被分配的成本中心的相同的初級成本要素一并反映，而分攤則是將次級成本要素分攤到另一成本中心，與被分攤的成本中心的初級成本要素一同反映，這樣有利于區(qū)分本成本中心的發(fā)生的費用與分攤過來的費用的界限。需要說明的是，同一利潤中心下的成本中心的分配或分攤，并不影響該利潤中心的利潤額，但跨利潤中心進行分配或分攤，則影響了不同利潤中心的利潤額，兩種方法產(chǎn)生（分配或分攤的規(guī)則相同時）的影響一致。