會計電算化系統(tǒng)是一個較為復雜的人機系統(tǒng),它的應用與維護需要運用較為復雜的信息技術、會計知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術,又精通會計業(yè)務的隊伍,在這支隊伍中,最重要的組成人員是保證系統(tǒng)正常運行、解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)這樣或那樣問題的系統(tǒng)維護與管理人員,即系統(tǒng)管理員。其次,由于信息技術發(fā)展異常迅速,會計工作規(guī)范化進程的不斷發(fā)展與完善,無論計算機方面的新技術,還是會計業(yè)務的新要求,都對會計電算化工作不斷地提出更高要求,這就需要系統(tǒng)管理員首先掌握、理解會計電算化的各項新要求,及時地調(diào)整、更新系統(tǒng),從而更好地服務于會計電算化工作。系統(tǒng)管理員的工作內(nèi)容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統(tǒng)管理員負責整個會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行,如系統(tǒng)軟件、硬件的維護,系統(tǒng)數(shù)據(jù)保存,網(wǎng)絡服務器、數(shù)據(jù)庫的口令等等。可從一定程度上說,基層單位會計電算化實施的效果好壞,決定于系統(tǒng)管理員的工作水平高低。

    一、系統(tǒng)管理員現(xiàn)狀分析與基本要求

    1.現(xiàn)狀分析。在新疆林區(qū),會計電算化推廣過程中,突出問題首先就是:系統(tǒng)管理員一般由部門負責人或會計主管擔任,他們通常缺乏計算機技術,不能履行系統(tǒng)管理員的職能。一旦出現(xiàn)問題,只有請外單位的人員來解決,偏遠的地方往往要耽誤工作好幾天。其次,雖然經(jīng)過幾年對會計人員的電算化培訓,情況有所好轉,有些單位已經(jīng)有了一些可以擔任系統(tǒng)管理員的人員,但是崗位設置上將系統(tǒng)管理員與會計主管、數(shù)據(jù)管理員和網(wǎng)絡管理員混為一談,造成工作中職責不明、權限不清。表現(xiàn)最為突出的問題是系統(tǒng)管理員的權力過大,相當多的單位在賦予系統(tǒng)管理員權限時,都能夠調(diào)用系統(tǒng)的所有功能,有時甚至完全超過了會計主管的權限。究其原因,主要在于以下兩個方面:①一些會計軟件本身就允許賦予系統(tǒng)管理員全部工作權限,支持系統(tǒng)管理員享有所謂的“超級用戶”權力;②一些單位對系統(tǒng)管理員的崗位職責認識不清楚,混淆了會計主管與系統(tǒng)管理員的崗位界限,往往將二者混為一談。前者需要軟件開發(fā)商依照《會計電算化工作規(guī)范》,加強對系統(tǒng)管理員權限的約束,摒棄只圖用戶使用“方便”,而不顧會計制度要求的不嚴肅商業(yè)行為。后者則需要會計人員,進一步學習體會在會計電算化條件下的崗位分工,澄清概念、明確職責。

    2.基本要求。系統(tǒng)管理員工作壓力大、責任重,會計人員對系統(tǒng)管理員的要求是:事事必會,出現(xiàn)問題能夠徹底解決;當應用程序出現(xiàn)不干活、報表數(shù)據(jù)計算錯誤或者系統(tǒng)死機了,會計人員首先想到的是找系統(tǒng)管理員,而不是去問其他技術人員,因為他們認為系統(tǒng)管理員應該能夠解決一切問題,究其原因在于他們不能判斷是系統(tǒng)方面的原因,還是計算機硬件或網(wǎng)絡方面的原因。這無形中提高了對系統(tǒng)管理員工作的要求。這就要求系統(tǒng)管理員首先應該掌握基本的會計知識,熟悉會計業(yè)務,了解會計軟件的各項功能及其結構、聯(lián)系,尤其是網(wǎng)絡版軟件的功能設置。其次,要求系統(tǒng)管理員掌握會計法、會計制度及財經(jīng)紀律的各項規(guī)定。第三,系統(tǒng)管理員必須知道計算機硬件方面的基本知識,單機條件下應熟悉基本的計算機硬件,如軟驅、硬盤等,出現(xiàn)硬件的小問題知道錯誤在何處及解決辦法;網(wǎng)絡條件下的系統(tǒng)管理員還必須掌握網(wǎng)絡方面的基本硬件知識。結合目前正在進行的會計電算化各級培訓,有必要全面地加強系統(tǒng)管理員的業(yè)務知識培訓。第四,系統(tǒng)管理員必須熟悉本單位主要業(yè)務情況,了解主要工作流程。最后,要求系統(tǒng)管理員具有良好的職業(yè)道德、個人品德修養(yǎng)。鑒于系統(tǒng)管理員崗位的重要性、特殊性,其工作涉及整個系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)、重要工作口令等,故而要求系統(tǒng)管理員應忠于職守、誠信自律,具有良好的道德品質(zhì)、職業(yè)信念。

    二、系統(tǒng)管理員的職責與權限

    系統(tǒng)管理員的總體要求是保護計算機軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)的正常運行,管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。

    1.系統(tǒng)管理員的首要任務是,負責會計軟件運行環(huán)境的建立以及系統(tǒng)建立時的各項初始化工作。會計軟件運行環(huán)境的建立包括系統(tǒng)軟件、應用軟件的使用,并要結合本單位實際情況建立科目體系、憑證類型、會計核算方式等。值得一提的是,在會計信息系統(tǒng)建立的過程中,系統(tǒng)管理員非常有必要積極主動地參與系統(tǒng)建賬等初始化工作,盡早熟悉本單位財務運行情況和工作流程,結合財務軟件功能、特點和運行要求等等提出適宜的實施方案。

    2.系統(tǒng)管理員要負責會計軟件日常運行管理工作,監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行。系統(tǒng)自身的安全運行主要涉及系統(tǒng)各項運行日志的管理維護、防病毒的措施等。系統(tǒng)運行日志主要是指會計人員上機的操作日志管理,包括機制日志和手工日,志。加強對操作日志的管理,應成為系統(tǒng)管理員日常的一項重要而又必要的工作。計算機病毒對系統(tǒng)攻擊的破壞性比以往任何時候都嚴重得多,預防與清除計算機病毒已成為會計電算化工作中應加以重視的問題。系統(tǒng)自身的安全性日益成為首要考慮的問題,系統(tǒng)管理員有責任監(jiān)督檢查系統(tǒng)的抗病毒能力,堅決杜絕病毒可能入侵的機會。

    3.系統(tǒng)管理員應負責系統(tǒng)定期的正確性、安全性檢測,保證系統(tǒng)軟件、硬件、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫的正常運行;負責在系統(tǒng)發(fā)生故障時,及時組織有關人員恢復系統(tǒng)的正確運行,針對系統(tǒng)事故找到系統(tǒng)事故原因。

    4.對系統(tǒng)各類人員進行分工、管理操作,協(xié)調(diào)他們之間的工作關系。對用戶的管理,必須及時掌握新任成員的增加注冊,離崗成員的處理操作,人員分工權限的授權管理等。

    5.系就管理員應對系統(tǒng)的安全性負責,尤其是做好系統(tǒng)災難預防與恢復工作。災難包括數(shù)據(jù)庫受到嚴重的意外破壞,由于計算機病毒造成系統(tǒng)崩潰或機器受損,因為意外情況,如火災、水災、失盜、電源問題等造成系統(tǒng)、數(shù)據(jù)受到嚴重破壞。這里特別將災難預防單獨說明,原因就在于會計數(shù)據(jù)的重要性、會計信息系統(tǒng)自身的特點。預防災難的措施中主要包括會計軟件、系統(tǒng)軟件和各項會計數(shù)據(jù)、各項網(wǎng)絡參數(shù)的備份等。會計數(shù)據(jù)易受到人為篡改、不正確操作、計算機病毒的刪改以及意外情況的破壞,系統(tǒng)管理員應及時備份會計數(shù)據(jù),監(jiān)視和發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的一些不正確操作。系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)在受到攻擊或破壞后能夠在最短時間內(nèi)恢復到系統(tǒng)最近狀況,這應當作為考核系統(tǒng)管理員工作合格與否的一個重要方面。

    6.系統(tǒng)管理員的權限應當局限于系統(tǒng)的管理和維護。系統(tǒng)管理員的權限,一般來說主要有:網(wǎng)絡服務的管理(口令)、數(shù)據(jù)庫的操作(口令)、會計數(shù)據(jù)的及時備份(歷史數(shù)據(jù)和當期數(shù)據(jù))、系統(tǒng)運行及維護的記錄管理、基層單位系統(tǒng)管理員的授權和管理、依照主管會計的人員崗位分工分配會計人員工作權限、新舊會計人員的注冊與注銷等。還有一點需要著重提出的是:對于自主開發(fā)的專用軟件,系統(tǒng)管理員是不允許由軟件開發(fā)人員擔任或兼任的。

    三、系統(tǒng)管理員與電算化條件下會計主管的關系

    電算化條件下的會計主管主要負責組織和管理本單位會計電算化工作,確定會計人員的崗位安排、分工權限,總體負責單位會計電算化的數(shù)據(jù)安全、保密工作,本部門工作進度,系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠,數(shù)據(jù)的安全,協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)運行工作。系統(tǒng)管理員負責單位會計電算化的具體技術管理工作,包括會計軟件系統(tǒng)所涉及到的軟件、硬件的使用、管理、維護等。在一般情況下,會計主管和系統(tǒng)管理員應由兩人分別擔當,尤其是實現(xiàn)網(wǎng)絡條件的會計軟件,從軟件的規(guī)模、電算化工作的強度與會計業(yè)務的工作量上都要求由專門的系統(tǒng)管理員負責。當然,在單位會計人員不多、會計業(yè)務量不大、會計軟件為單機運行時,會計主管與系統(tǒng)管理員是一個人的情況也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內(nèi)容、所負責任等方面來講,會計主管都是本單位的業(yè)務總負責人,系統(tǒng)管理員應服從會計主管的工作安排,系統(tǒng)管理員的權限并不是“無限大”的,其所做各項工作都應對會計主管負責。

    四、如何解決目前新疆林區(qū)會計電算化工作中系統(tǒng)管理員崗位設置上存在的問題

    1.選擇使用通過財政部審驗的,對系統(tǒng)管理員職權設置符合分工要求的商品化軟件,選擇信用好,有技術能力,售后服務好的公司購買財務軟件。

    2.進一步加強新疆林區(qū)財務人員的電算化培訓,尤其要花大力氣對一批有潛能的會計人員進行專門的高層次的系統(tǒng)管理員的培訓。

    3.有效利用現(xiàn)有人才資源,對一些非財務的具有計算機技術的人員,進行基本的財務知識培訓,兼任系統(tǒng)管理員,完成系統(tǒng)管理員最主要的職能一一保證計算機系統(tǒng)安全、穩(wěn)定工作。

    4.充分利用社會服務機構提供的會計電算化服務。我區(qū)多數(shù)單位所在地一般都有經(jīng)營電腦和財務軟件的公司,對他們充分考察試用確認誠信可靠之后,可以聘請擔任本單位的會計電算化系統(tǒng)管理員。

    5.劃分系統(tǒng)管理員與會計主管的崗位,有條件的單位應設置專職人員擔任系統(tǒng)管理員,系統(tǒng)管理員不能進行具體的會計業(yè)務的處理。