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費用報銷如何做到規(guī)范、高效？
費用報銷可以說是每一個財務(wù)人員都十分頭疼的事情吧，主要還是因為各部門在報銷時的票據(jù)總是不規(guī)范，那么費用報銷如何做到規(guī)范、高效？趕快看看。
一、制度要考慮細(xì)節(jié)
費用報銷要規(guī)范高效，首先要有明確的規(guī)章制度。制度一定要明細(xì)化，讓各種可能出現(xiàn)的場景都有約定。
【案例】員工出差都有出差補貼，就要計算補貼的天數(shù)，天數(shù)怎么算呢？8月1號出差，8月2號回來，算一天還是兩天。算頭不算尾的話，給一天的出差補貼；頭尾都算，給兩天的補貼。特殊情況來了，一個員工8月2日晚上坐飛機回到首都機場時是晚上11點，打車到家是3日的零點四十分。算出差補貼時要不要多計一天？
如果制度能約定清楚以到北京的時間為準(zhǔn)，就不會有爭議了?？梢娭贫ㄖ贫葧r在細(xì)節(jié)上務(wù)需清晰。
二、特殊事項要有替代方案
很多財務(wù)人員糾結(jié)錢付出去了，沒有發(fā)票，怎么報銷？
【例子】通訊公司到山區(qū)鋪設(shè)5G網(wǎng)絡(luò)，兩個月吃住在老鄉(xiāng)家。項目結(jié)束，給了老鄉(xiāng)3000元作感謝，沒有發(fā)票，費用該如何報銷呢？一味強調(diào)憑票報銷顯然不合理。
對此，有家公司就設(shè)計替代方案，把出差地劃分為ABCD四類，對于D類地區(qū)（偏遠(yuǎn)的山區(qū)）實行費用包干制，給很高的出差補貼。
三、新生事項預(yù)留例外通道
首先對新生事項，要有清晰的界定。這里所謂的新生，是指制度中沒有約束、從前也沒有發(fā)生過的事項。對于新發(fā)生的事項，要預(yù)留通道。等這些新生事情有了處理的先例，再修改費用報銷制度予以規(guī)范。
四、培訓(xùn)宣貫制度
《費用報銷制度》出來后，必須宣講、培訓(xùn)才能深入人心。一般大企業(yè)在新員工入職培訓(xùn)時會開一門課《員工如何報銷費用》。把財務(wù)的要求以及關(guān)于發(fā)票的知識點告訴員工，有助于員工正確認(rèn)識制度，避免產(chǎn)生誤解。
【案例】很多員工對增值稅專票和普票的區(qū)別不清楚，不明白為什么財務(wù)要求索取專票。通過培訓(xùn)，可以讓員工了解專票可以抵稅。
五、找準(zhǔn)審批關(guān)鍵節(jié)點
員工報銷費用時，往往要找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽批，簽批結(jié)束才提交到財務(wù)，接著是會計審批、出納打款。需要哪些人簽字，每個企業(yè)有不同的要求。公司規(guī)模越小，簽字越簡單；規(guī)模越大，簽字流程越長。
六、報銷和審批約定時限
以華為為例，費用發(fā)生之后，應(yīng)該在三個月之內(nèi)報銷，超過三個月不超過六個月的，需要走特批流程報銷。超過六個月就不給報銷了。
為了保證費用報銷審批的及時性，華為規(guī)定了電子審批的時限。一般自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起，超過一定時間沒有審批的，系統(tǒng)將自動跳轉(zhuǎn)到下個環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，審批責(zé)任由該沒有及時審批的審批人承擔(dān)。公司會定期提取審批時效記錄予以通報，通報本質(zhì)就是批評。
七、集中處理
費用報銷往往都是小金額，大批量，如果公司有五百左右個員工，每個人如果都能涉及到費用報銷，財務(wù)是苦不堪言的……
【案例】公司幾百號人，從周一到周五，從早上到下午，時時都有人報銷費用，財務(wù)部就像茶館。每個人在等報銷的時候聊幾句天，然后扯幾句閑話，這樣財務(wù)部就像說書場一樣。
解決之道，財務(wù)的費用報銷集中處理，集中每周二下午和每周五下午，此時間段報銷，對于經(jīng)常發(fā)生費用的人，盡可能集中一個月處理一次，可大幅度減低工作量。
八、IT與人工智能替代
費用報銷審批工作量大、規(guī)則性強、控制節(jié)點少，執(zhí)行簡單。這樣四個特點，很符合人工智能處理的要求。費用報銷前端的審批，中間的做賬，后端的打款，都可實現(xiàn)智能化。
如果建立了財務(wù)共享服務(wù)中心，費用報銷就可以做到自動化處理，工作量就由以前的非常巨大變得微不足道。
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