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資深財(cái)務(wù)經(jīng)理總結(jié):集團(tuán)財(cái)務(wù)內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)(附 合同審核)

來源: 財(cái)智同學(xué) 編輯:蘇米亞 2019/09/29 10:54:36  字體:

內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)

總公司如何控制分公司財(cái)務(wù):

1、從財(cái)務(wù)總監(jiān)收入上

分公司財(cái)務(wù)總監(jiān)基本工資由分公司發(fā)放,績(jī)效工資由總部根據(jù)考評(píng)分?jǐn)?shù)發(fā)放,利潤(rùn)工資由總公司財(cái)務(wù)年終根據(jù)分公司利潤(rùn)總額的百分比發(fā)放(事先約定),

年終獎(jiǎng)金由總裁發(fā)放,具體數(shù)額由總裁自由決定?;竟べY由各公司的薪酬體系決定,各地區(qū)不一樣。

績(jī)效工資標(biāo)準(zhǔn)由總部統(tǒng)一制定,在每月例會(huì)上當(dāng)場(chǎng)考評(píng),由考核辦根據(jù)上月各分公司的產(chǎn)值、銷售總額、費(fèi)用、采購(gòu)價(jià)格、事故損失、廢品率、退貨率、人員缺勤率、腐敗等進(jìn)行通報(bào),當(dāng)場(chǎng)給財(cái)務(wù)總監(jiān)打分,此處要求財(cái)務(wù)總監(jiān)必須關(guān)心分公司的生產(chǎn)、銷售、管理,減少任何一個(gè)會(huì)造成成本浪費(fèi)的可能。

利潤(rùn)工資,是由總公司與分公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)共同簽定利潤(rùn)指標(biāo),對(duì)分公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)共同考核,這就要求分公司總經(jīng)理和財(cái)務(wù)總監(jiān)必須一起商量指標(biāo),關(guān)注利潤(rùn)。

年終獎(jiǎng)金由總裁發(fā)放,主要是根據(jù)各分公司的經(jīng)營(yíng)狀況及分公司總經(jīng)理對(duì)財(cái)務(wù)總監(jiān)的評(píng)價(jià)。

2、從財(cái)務(wù)的人事關(guān)系上

財(cái)務(wù)總部有權(quán)利任何時(shí)候調(diào)動(dòng)任何財(cái)務(wù)人員到任何其他分公司,調(diào)動(dòng)手續(xù)一般在1-3天內(nèi)辦完。

作用:一是要求各分公司各崗位人員隨時(shí)能換崗、兼崗,二是要求財(cái)務(wù)人員對(duì)手頭工作當(dāng)日事當(dāng)日畢,不能在交接時(shí)還有大量以前未完成的工作。三是對(duì)財(cái)務(wù)人員工作有監(jiān)督作用。

財(cái)務(wù)總監(jiān)一般每?jī)赡贻喴粋€(gè)公司,防止時(shí)間太久被分公司同化。

3、從財(cái)務(wù)資金控制上

每個(gè)分公司開立的帳戶都必須上報(bào)財(cái)務(wù)總部,未經(jīng)總部允許,不得開立帳戶,總部財(cái)務(wù)資金副總經(jīng)理有資金調(diào)配權(quán),可以在不通知分公司的情況下直接從帳戶把錢劃走,分公司資金不足時(shí),向財(cái)務(wù)資金副總經(jīng)理申請(qǐng),不得擅自貸款。

分公司每天要上報(bào)資金使用情況表給總部財(cái)務(wù)部。

4、從財(cái)務(wù)使用軟件系統(tǒng)上

由**集團(tuán)自行開發(fā)的成本軟件,包括的材料、費(fèi)用、銷售、庫(kù)存、采購(gòu)、每道工序的統(tǒng)計(jì)、工資等等所有原始數(shù)據(jù)的模塊,由涉及的相應(yīng)部門在部門端輸入數(shù)據(jù),比如采購(gòu)進(jìn)庫(kù)、出庫(kù)均由倉(cāng)庫(kù)人員輸入、銷售、退貨由辦事處或者分公司物流中心輸入,材料使用由車間統(tǒng)計(jì)員輸入,所有數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)匯總到財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部各會(huì)計(jì)主要是審核職能,審核數(shù)量是否正確、單價(jià)是否合理、損耗是否合理、庫(kù)存是否在警戒線以下,應(yīng)收應(yīng)付周期等等,這套帳務(wù)準(zhǔn)時(shí)在下午五點(diǎn)傳輸給總公司,是全集團(tuán)最真實(shí)的原始數(shù)據(jù)。

5、從月度例會(huì)上

月底開財(cái)務(wù)總監(jiān)月度例會(huì),會(huì)上由考核辦通報(bào)每個(gè)月各個(gè)公司的考核情況,并由各財(cái)務(wù)總監(jiān)通報(bào)本公司產(chǎn)值、銷售總額、費(fèi)用、采購(gòu)價(jià)格、事故損失、廢品率、退貨率、人員缺勤率、腐敗等情況進(jìn)行匯報(bào),由整個(gè)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)其中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論、提出解決方案。

該例會(huì)中有兩天由財(cái)務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理一起參加,總經(jīng)理主要是針對(duì)財(cái)務(wù)總監(jiān)通報(bào)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行解釋說明并提出解決方案,財(cái)務(wù)部總經(jīng)理對(duì)會(huì)議討論內(nèi)容作出結(jié)論,休會(huì)第二天即把會(huì)議中新提出的要求、規(guī)定及各分公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)的承諾以會(huì)議紀(jì)要的方式傳真發(fā)往各分公司財(cái)務(wù)部,作為財(cái)務(wù)制度的補(bǔ)充及下月考核的重點(diǎn)。

月會(huì)后,根據(jù)會(huì)議精神,分公司財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)當(dāng)月指標(biāo)提出修正,獲總公司財(cái)務(wù)總經(jīng)理簽字后通過,作為下月考核的依據(jù)

關(guān)于例會(huì),公司的主管會(huì)議都是要求每個(gè)部門的第一、第二負(fù)責(zé)人同時(shí)參加,作用有兩個(gè):一是培養(yǎng)接班人,二是部門領(lǐng)導(dǎo)出差、離職等,部門管理工作不會(huì)受到影響。

6、從分公司審核流程上

分公司審批權(quán)在財(cái)務(wù)總監(jiān),采購(gòu)付款的流程是:采購(gòu)申請(qǐng)-庫(kù)管確認(rèn)到貨-供應(yīng)部經(jīng)理審核--財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)初核-總經(jīng)理審核-財(cái)務(wù)總監(jiān)審批-出納付款。

費(fèi)用報(bào)銷流程:部門秘書統(tǒng)一貼票制單-經(jīng)辦人簽字-部門經(jīng)理簽字-財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)初核-總經(jīng)理審核-財(cái)務(wù)總監(jiān)審批-出納付款(節(jié)省貼票人的時(shí)間,部門秘書對(duì)發(fā)票的用途有知情權(quán)和發(fā)票駁回權(quán))

借款流程:?jiǎn)T工申請(qǐng)-部門經(jīng)理同意-總經(jīng)理審核-財(cái)務(wù)總監(jiān)審批-出納借款

所有分公司總經(jīng)理的付款、費(fèi)用、借款均由財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)總監(jiān)的費(fèi)用、借款小額的直接通過,大額的電話請(qǐng)示財(cái)務(wù)總經(jīng)理,月度例會(huì)時(shí)帶去簽字。

財(cái)務(wù)部可以隨時(shí)到任何部門抽查采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)、任何可用數(shù)據(jù)表達(dá)的工作,財(cái)務(wù)總監(jiān)可隨時(shí)向總部財(cái)務(wù)總經(jīng)理匯報(bào)情況,而不需要事先通過分公司總經(jīng)理。

7、從投資渠道上

任何一個(gè)分公司沒有投資的職能,集團(tuán)注冊(cè)了兩個(gè)投資公司,集團(tuán)所有的投資活動(dòng)均由這兩個(gè)公司操作,在外面這兩個(gè)公司是以競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的姿態(tài)出現(xiàn)在公眾面前的,以不同公司的身份舉牌,以方便操作收購(gòu)兼并其他企業(yè)。這兩個(gè)公司比較明顯的一個(gè)是實(shí)戰(zhàn)派,一個(gè)是學(xué)院派,在內(nèi)部也實(shí)行競(jìng)爭(zhēng),誰拿到項(xiàng)目誰拿獎(jiǎng)金的大頭,所以,競(jìng)爭(zhēng)比較激烈。

8、從融資渠道上

任何一個(gè)分公司在沒有得到總部資金總經(jīng)理的授權(quán),均不得自行貸款。以哪個(gè)主體、什么方式、與誰合作來融資都由資金總經(jīng)理指揮。

9、從預(yù)算上

總部要的預(yù)算是大體的預(yù)算,預(yù)算表格費(fèi)用簡(jiǎn)單,下一個(gè)月采購(gòu)多少、應(yīng)付多少,費(fèi)用中差旅多少、工資多少,不要求明細(xì),給一個(gè)總數(shù)即可,基本上預(yù)算到百萬元為單位就可以。

分公司的預(yù)算就非常明細(xì)詳細(xì),從采購(gòu)、生產(chǎn)、各部門費(fèi)用、銷售等等都需要做完整的預(yù)算表格,財(cái)務(wù)總監(jiān)與部門經(jīng)理進(jìn)行商討,最后確定數(shù)字,雙方簽字后就是下個(gè)月這個(gè)部門的財(cái)務(wù)考核指標(biāo)。**在執(zhí)行預(yù)算上費(fèi)用嚴(yán)格,比如預(yù)計(jì)下個(gè)月部門工資總額為5萬,突然需要加一個(gè)人,那這個(gè)人的工資只能從5萬中出,公司不會(huì)再出一分錢。所以每個(gè)部門做預(yù)算的時(shí)候都非常仔細(xì)認(rèn)真,各方面都要考慮到。

預(yù)算與各部門經(jīng)理的績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤,各部門經(jīng)理的工資是由各分公司薪酬制度確定的,在總經(jīng)理給各部門經(jīng)理打完績(jī)效分?jǐn)?shù)送到財(cái)務(wù)后,財(cái)務(wù)總監(jiān)有權(quán)利根據(jù)當(dāng)月財(cái)務(wù)考核情況對(duì)各部門經(jīng)理進(jìn)行重新打分,但浮動(dòng)范圍一般為+10%。

10、從固定資產(chǎn)采購(gòu)上

采購(gòu)生產(chǎn)原材料,哪怕上千萬的款項(xiàng),分公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)都可以簽字購(gòu)買付款。但是,采購(gòu)固定資產(chǎn)2000元以上必須由總行政辦公室統(tǒng)一審批,即使買空調(diào)這樣的固定資產(chǎn),只要超過2000元都是如此。

11、從制度上

財(cái)務(wù)總經(jīng)理直接向總裁匯報(bào)、副總經(jīng)理、分公司財(cái)務(wù)總監(jiān)向財(cái)務(wù)總經(jīng)理匯報(bào),總部各科長(zhǎng)向財(cái)務(wù)分管副總經(jīng)理匯報(bào)。保證財(cái)務(wù)總監(jiān)在公司有崗位,公司采取慣常的方法就是各分公司輪崗。

沒有總部財(cái)務(wù)部的授權(quán),任何部門包括分公司總經(jīng)理、考核辦都無權(quán)查閱財(cái)務(wù)部任何文件,當(dāng)然,財(cái)務(wù)總監(jiān)有責(zé)任將每月的財(cái)務(wù)狀況、報(bào)表、分析交分公司總經(jīng)理。

總結(jié),其實(shí)企業(yè)從誕生到初具規(guī)模,甚至到成為多元化的集團(tuán)公司,無時(shí)無刻不在面臨著各種風(fēng)險(xiǎn),一不小心就會(huì)掉進(jìn)這樣那樣的"坑", 風(fēng)險(xiǎn)與內(nèi)控,幾乎沒有一個(gè)人、一個(gè)公司認(rèn)為是不重要的,但等風(fēng)險(xiǎn)真的發(fā)生了卻又渾然不知。

附:財(cái)務(wù)參與合同審核關(guān)鍵點(diǎn)總結(jié)

合同是企業(yè)進(jìn)行各類活動(dòng)的法律保障,企業(yè)的大部分行為都是在簽訂合同的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。因此,財(cái)務(wù)經(jīng)理能夠在簽訂合同這個(gè)階段,對(duì)業(yè)務(wù)行為進(jìn)行控制,就可以起到預(yù)防和規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)行為的效果。因此主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是企業(yè)的CFO。如果不單設(shè)風(fēng)險(xiǎn)控制部門的話,這個(gè)職責(zé)一般都由財(cái)務(wù)部來承擔(dān)。

(1)合同審核的要求是什么?

合同涉及很多,公司與公司的業(yè)務(wù)往來、融資投資合同包括勞動(dòng)合同都有很多爭(zhēng)議點(diǎn),所謂爭(zhēng)議就是風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

1. 合規(guī)性要求,也是公司管理要求

合同的簽訂既要滿足國(guó)家法律,也要服從公司內(nèi)部制度。

2. 審核合同流程的要求,也是財(cái)務(wù)核算的要求

每個(gè)合同的簽訂,各個(gè)部門要有流程,按順序簽字。

3. 資金風(fēng)險(xiǎn)管控的要求,也是稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控的要求

若是發(fā)票開早了,貨物僅僅交付一半或是還未進(jìn)行交付,然后100%的發(fā)票已經(jīng)開出去了,銷項(xiàng)稅提前一個(gè)月、半年都不止,加速了資金的流出,都是沒有必要的,占用資金流屬于內(nèi)部失控的現(xiàn)象。

4. 預(yù)算的要求

在冊(cè)的合同比較好預(yù)測(cè),但尚未發(fā)生的合同也是我們預(yù)算的組成部分。如果一個(gè)合同,我們的收入永遠(yuǎn)大于支出,那么可以,如果收入小于支出,流入太慢,我們需要墊資大于利潤(rùn)的情況,合同的表象是盈利的,實(shí)際卻是虧損的。

5. 供應(yīng)商管理的要求

無論作為客戶還是供應(yīng)商,都應(yīng)該對(duì)合作商進(jìn)行評(píng)級(jí)、歸納整理,履約較好的繼續(xù)合作.履約歷史不好的,之前沒有按時(shí)履約的,及時(shí)上報(bào)管理層,進(jìn)行處理。

(2)合同審核過程中的涉稅問題?

1. 簽訂合同時(shí)要考慮服務(wù)提供方是一般納稅人還是小規(guī)模納稅人;

2. 營(yíng)改增以后,需要在合同價(jià)款中注明是否包含增值稅;

3. 明確提供發(fā)票類型、稅率的要求;

4. 明確提供發(fā)票的時(shí)間要求;

5. 應(yīng)當(dāng)考慮將取得增值稅發(fā)票作為一項(xiàng)合同義務(wù)列入合同的相關(guān)條款; 

6. 在合同條款中加入虛開條款,“三流一致”,三流指物流、資金流、票流;

7. 合同應(yīng)約定應(yīng)派專人或使用掛號(hào)信件及特快專遞等方式,開具后及時(shí)送達(dá)對(duì)方。

3)關(guān)于合同的思考

1. 合同是一致意思的表示,任何引起歧義的事項(xiàng)都需要事先澄清;

2. 同而合之,合而不同;

3. 所有資產(chǎn),負(fù)債,權(quán)益都應(yīng)來自于合同;

4. 中國(guó)不重合同重執(zhí)行;

5. 契約精神;

6. 合同不是為了挖坑;

7. 合同的閱讀權(quán)限及下發(fā);

8. 合同的后續(xù)管理。

4)合同審核原則

1. 利益責(zé)任公平

2. 風(fēng)險(xiǎn)可控

3. 商業(yè)模式預(yù)算結(jié)算

4. 范圍清晰可控

5. 意思明確無歧義

6. 應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)明確

7. 違約罰則明確

8. 服務(wù)為先,換位思考

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