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快來看看應聘采購會計需要哪些基礎知識和技能,干貨很多,請耐心看完!
應聘采購會計必備的基礎知識
一、采購原則
■1. 詢價比價原則
物品采購必須有三家以上供應商提供報價,在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估,并與供應商進一步議定最終價格,臨時性應急購買的物品除外。
■ 2. 一致性原則
采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致,經審核后,差值不得超過請購量的5%-10%。
■ 3. 低價搜索原則
采購人員隨時搜集市場價格信息,建立供應商信息檔案庫,了解市場最新動態(tài)及最低價格,實現最優(yōu)化采購。
■ 4. 廉潔原則
■ 5. 招標采購原則
凡大宗或經常使用的物品,都應通過詢議價或招標的形式,由企管、財務等相關部門共同參與,定出一段時間內(一年或半年)的供應商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品,除縮短招標間隔時限外,還應隨時掌握市場行情,調整采購價格。
■ 6. 審計監(jiān)督原則
采購人員要自覺接受財務部或公司領導對采購活動的監(jiān)督和質詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違反廉潔制度的行為,公司有權對相關人員依照公司《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責任。
(二)采購流程
■ 1. 采購申請
物資需求部門根據生產或經營的實際需要,每月25日前提出采購申請,填寫《請購單》,請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等,若涉及技術指標的,須注明相關參數、指標要求。按采購申請流程,由各相關部門審批,經總經理批準后交采購部門采購。各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢鲎h異者,應于2個工作日內將意見反饋給采購申請部門。
■ 2. 詢價比價議價
(1)每一種物品(物資)原則上需兩家以上的供應商進行報價。
(2)采購員接到報價單后,需進行比價、議價,并填寫《詢價記錄表》,按低價原則進行采購。
(3)對于下列情況,無須進行比價、議價:獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品,但仍需留下報價記錄。
■ 3. 樣品提供和確認
(1)若須進行樣品提供和確認的,須確定送樣周期,由采購人員負責追蹤,收到樣品后,須第一時間送交需求部門進行確認,必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
(2)對于需要保存樣品的,須作封樣處理,以便日后作收貨比較。
■ 4. 供應商選擇
(1)具有合法經營主體者。
(2)品質、交貨期、價格、服務等條件良好者。
(3)信譽良好者。
(4)客戶認可的供應商。
采購人員須建立供應商信息臺賬。
■ 5. 合同簽定
(1)供應商經送樣審查合格后,由采購部門與選定的供應商簽訂合同。
(2)交易發(fā)生爭執(zhí)時,依據合同的核定條款進行處理。
■ 6. 進度跟催
(1)為確保準時交貨,采購人員應提前采用電話、傳真或親自到供應商處跟催,以確保商品(物資)能適時供應。
(2)若采購物品(物資)無法在預定時間內交貨的,采購人員須提前通知需求部門,尋求解決辦法,并須重新和供應商確定新的交貨期,并知會需求部門。
■ 7. 驗收入庫
采購物品(物資)到公司后,經需求部門驗收,庫管開具《入庫單》,按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的,由驗收部門通知采購部門,2日內辦理換(退)貨手續(xù)。
■ 8. 對賬付款
采購物資辦理入庫后,由采購員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)。
應聘采購會計必備的技能
一、與采購部門(人員)的溝通
1. 參與采購計劃的編制 。根據各部門需求計劃,實行定期訂購和定量訂購方式,達到最小限度地占用流動資金,提高資金使用效益。
2. 收集整理并及時更新供應商的相關資料,與供應商保持長期穩(wěn)定的合作關系。
使所建立的商品供應渠道及供應網絡牢固可靠,對商品供應的情報工作及物資供應檔案資料管理均達到了規(guī)范要求,處理與協(xié)調和供應商之間的關系。
二、審核采購合同
合同管理的7個要點:
1. 供應商是什么企業(yè):生產企業(yè)、銷售企業(yè)、施工企業(yè)
2. 供應商法律身份:公司制企業(yè)、合伙企業(yè)、個人獨資企業(yè)、個體工商戶
3. 合同的主要標的:合同當事人雙方權利和義務所共同指向的對象。它是合同成立的必要條件,是一切合同的必備條款。
4. 合同報價和稅款承擔:明確標明合同的含稅價、稅款。
5. 付款、發(fā)票和交易節(jié)點
采購合同中,付款方式:款到發(fā)貨、預付款、分期付款三種類型。這些模式會影響付款、發(fā)貨和發(fā)票之間的關系。
發(fā)票:專票和普票的約定、稅率、何時提供等要在合同中注明。
付款交易節(jié)點:是否可控,要確保付款發(fā)票交易一致性,是否存在總分公司代付,委托第三方付款的情形。
6. 雙方權利義務與違約責任
貨物質量、數量和發(fā)貨時間的違約條款
付款時間和數量的違約條款
發(fā)票問題的違約條款
7. 合同簽署時間及有效期
有效期怎么界定?按項目完成時間還是注明的規(guī)定時間?合同簽署時一定要將時間寫清楚。
三、監(jiān)督合同執(zhí)行
1. 按照采購合同采購貨物,做到及時采購,保證供應。
2. 采購價格、付款方式、賬期收集管理;做好采購付款申請流程工作,統(tǒng)一申請和報銷采購費用。
3. 根據合同及供應商寫好的送貨單名稱,數量以現場收貨的數量為準,收貨完畢后,送貨人員、采購人員、倉庫人員、財務人員四方均要在送貨單上簽字。采購會計必須當天審核當天的送貨單,以確保數量和單價的正確性、合理性。采購會計審核好當天送貨單后必須在送貨單上注明“已經審核無誤”,并簽名。
4. 進項發(fā)票收集整理、統(tǒng)計及認證和裝訂。
5. 檢查供應商往來款按賬齡劃分,對異常往來制定解決方案,跟蹤處理異常往來。
6. 按月通報預付款和其他應付款賬齡,規(guī)避付款和借款風險。
7. 做好與供應商每月的對賬工作,及時溝通材料相關問題及相關規(guī)定的變更狀況。
四、采購部與會計的采購報表
會制作采購月報表、采購分析報表、應付明細表。
五、賬務處理
1. 小規(guī)模納稅人不用登記“應交稅費——應交增值稅(進項稅額)”,直接計入原材料/庫存商品。
小規(guī)模納稅人借方不用“應交稅費”科目,按票面上的價稅合計數入賬即可,因為小規(guī)模納稅人不能抵扣進項稅額。
借:庫存商品
貸:銀行存款
未付款時
借:庫存商品
貸:應付賬款
2. 一般納稅人
(1)假設取得的是增值稅專用發(fā)票,價稅合計 11300元:
借:庫存商品 10,000
應交稅費—應交增值稅(進項稅額) 1,300
(已勾選認證)
貸:銀行存款/應付賬款 11,300
(2)假設取得的是增值稅普通發(fā)票,價稅合計 11300元:
借:庫存商品 11,300
貸:銀行存款/應付賬款 11,300
注意:和小規(guī)模納稅人交易,也可以讓小規(guī)模納稅人開具專票
(3)如果當月取得了專票,但是進項稅未認證
借:庫存商品
應交稅費—待認證進項稅額
貸:銀行存款
或:應付賬款
認證時:
借:應交稅費—應交增值稅(進項稅額)
貸:應交稅費—待認證進項稅額
(4)如果貨已到,發(fā)票未到(假設合同金額10,000元)
借:庫存商品 10,000
貸:應付賬款—暫估應付款 10,000
下月初收到發(fā)票用紅字沖銷
借:庫存商品(紅字) -10,000
貸:應付賬款—暫估應付款(紅字) -10,000
并同時做一筆分錄(假設收到的是專票,價稅合計10000元)
借:庫存商品 8,849.56
應交稅費—應交增值稅(進項稅額 ) 1,150.44
貸:銀行存款(應付賬款) 10,000
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