編者按：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是會(huì)計(jì)人員日常處理最多的事務(wù)，因?yàn)橐?guī)范性強(qiáng)、重復(fù)度高、操作難度小，因而財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此多不重視。有沒(méi)有想過(guò)呢，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)占到了會(huì)計(jì)憑證量的70%以上，但凡會(huì)計(jì)能把費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)做規(guī)范了，基礎(chǔ)賬務(wù)工作的質(zhì)量很大程度就可放心了。

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)工作如同一面鏡子，可以照見(jiàn)公司管理的方方面面。簽字流程與權(quán)簽額度體現(xiàn)了公司的內(nèi)控水平；發(fā)票審核與費(fèi)用歸屬可折射稅控風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；有無(wú)公款私用、貪污浪費(fèi)可甄別高管的廉政程度；費(fèi)用動(dòng)向則能透視公司運(yùn)作效能。

（一）重點(diǎn)關(guān)注涉稅風(fēng)險(xiǎn)

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注發(fā)票合規(guī)性、費(fèi)用歸集、簽字手續(xù)、預(yù)算等事項(xiàng)。其中，發(fā)票的合規(guī)性與潛在的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)高度關(guān)聯(lián)。潛在稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)包括：①發(fā)票審核不嚴(yán)，導(dǎo)致假票、廢票入賬，少交所得稅；②將薪酬類(lèi)支出當(dāng)作費(fèi)用處理，如出差補(bǔ)貼，節(jié)日福利、服裝費(fèi)等少交個(gè)稅；③將不能全額在稅前扣除的費(fèi)用計(jì)入其他科目，如將旅游費(fèi)計(jì)入差旅費(fèi)，少交所得稅；④將贈(zèng)送行為當(dāng)做費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，如購(gòu)禮品用于客戶(hù)維護(hù)，少交增值稅、個(gè)稅、所得稅。

為了降低涉稅風(fēng)險(xiǎn)，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)需做到四個(gè)統(tǒng)一，即會(huì)計(jì)分錄、憑證摘要、審批單據(jù)、發(fā)票應(yīng)保持一致。這樣做一方面是為了讓會(huì)計(jì)做賬規(guī)范，另一方面是為了規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。許多企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)瑕疵多多，有替票現(xiàn)象，有白條現(xiàn)象，也有套現(xiàn)現(xiàn)象，還有替薪現(xiàn)象，這給財(cái)務(wù)留下諸多隱患。不管怎樣，會(huì)計(jì)人員應(yīng)秉持一點(diǎn)：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，以發(fā)票記錄為準(zhǔn)，只認(rèn)發(fā)票上的列示。

（二）審批簽字如何規(guī)范

員工報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用時(shí)，都需要哪些人簽字呢？中等規(guī)模的企業(yè)簽字流程一般為部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)、主管副總。如果公司規(guī)模較小、內(nèi)控缺失或沒(méi)有下發(fā)費(fèi)用預(yù)算，一般還需總經(jīng)理簽字。

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)會(huì)計(jì)審核都要做什么？①發(fā)票的合規(guī)性，挑出假票、廢票；②報(bào)銷(xiāo)金額與發(fā)票金額是否一致；③權(quán)簽是否完整；④費(fèi)用是否在預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算與預(yù)算外費(fèi)用有無(wú)特批；⑤報(bào)銷(xiāo)單填寫(xiě)的事項(xiàng)與發(fā)票是否一致，會(huì)計(jì)做賬時(shí)要隨發(fā)票走。①②⑤體現(xiàn)的是涉稅風(fēng)險(xiǎn)控制，③體現(xiàn)的是授權(quán)控制，④體現(xiàn)的是預(yù)算控制。

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)權(quán)簽時(shí)，等于是為公司資金的支出把關(guān)。如何杜絕一些領(lǐng)導(dǎo)不作為、亂作為呢？不妨借鑒一下華為的做法。華為高管余某因在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審核中未認(rèn)真履責(zé)，華為決定停止其費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)權(quán)簽權(quán)力三年，本人承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。三年內(nèi)如需恢復(fù)權(quán)簽，須由個(gè)人聘請(qǐng)外部審計(jì)師對(duì)其停止權(quán)簽權(quán)力之前三年的權(quán)簽行為進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)金額及審計(jì)費(fèi)用由其本人承擔(dān)后，方可恢復(fù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)財(cái)務(wù)權(quán)簽權(quán)力。

（三）發(fā)票的學(xué)問(wèn)

千萬(wàn)不要相信市面上兜售的保真發(fā)票。小廣告以只要稅點(diǎn)絕對(duì)保真為噱頭，極易騙得企業(yè)上當(dāng)。上當(dāng)?shù)膬?nèi)因當(dāng)然是購(gòu)票者的私念，或想規(guī)避個(gè)稅，或想套取公司資金。外因則是發(fā)票商拋出了可驗(yàn)收后收費(fèi)的誘餌。這時(shí)要多個(gè)心眼了，查驗(yàn)發(fā)票還真可能是真的。伎倆在后面，當(dāng)你付清稅點(diǎn)后，開(kāi)票方會(huì)申請(qǐng)將這張發(fā)票作廢。

實(shí)際上，假發(fā)票很少是善意取得的。其中，一部分是企業(yè)以費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)方式發(fā)放工資、獎(jiǎng)金，一部分是公司給客戶(hù)的回扣、返點(diǎn)，假發(fā)票是找來(lái)沖賬的。如果個(gè)稅起征點(diǎn)仍這么低，第一部分假發(fā)票將持久存在。如果中國(guó)的商業(yè)環(huán)境還這么差，好處費(fèi)就不會(huì)絕跡，第二部分假發(fā)票市場(chǎng)也不會(huì)淡出。假發(fā)票的背后透著無(wú)奈！

企業(yè)的確會(huì)有許多費(fèi)用支出不能獲取得發(fā)票，沒(méi)有發(fā)票能否報(bào)銷(xiāo)？這個(gè)問(wèn)題涉及兩個(gè)層面：第一種情況，費(fèi)用發(fā)生了且能提供證據(jù)證明的，可以報(bào)銷(xiāo)，但不得在所得稅前扣除；先別罵這是廢話(huà)，再看第二種情況。不能提供費(fèi)用真實(shí)發(fā)生的證明時(shí)，除了不能在所得稅前扣除，還有呢，如果是內(nèi)部員工報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)款并入薪酬計(jì)個(gè)稅，如果給外部人士報(bào)銷(xiāo)，視同贈(zèng)送代扣代繳個(gè)稅。

總公司的費(fèi)用發(fā)票與分公司的費(fèi)用發(fā)票能串用嗎？總部設(shè)北京，分公司設(shè)上海，分公司獨(dú)立核算。分公司取得的發(fā)票能否在總公司報(bào)銷(xiāo)呢，或者總公司取得的發(fā)票能否在分公司報(bào)銷(xiāo)呢？明確答復(fù)，不行。原因是總部與分公司都是獨(dú)立的納稅單位。所以分公司取得發(fā)票要記牢了，抬頭一定要寫(xiě)分公司的全稱(chēng)。

（四）怎么管好高管的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)

要想管好高管的職務(wù)消費(fèi)，建議重點(diǎn)監(jiān)控招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)等科目，這些科目是所謂的職務(wù)消費(fèi)的重災(zāi)區(qū)。最好做到公示高管費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，全員監(jiān)督。注意厘清高管假借下屬名義報(bào)銷(xiāo)的費(fèi)用。高管在分子公司有兼職的，還需把審計(jì)延伸到分子公司，這里的故事很可能比總部還精彩。

在費(fèi)用審批時(shí)，高管報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用一般只需財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。只要不太出格，礙于面子，財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理都會(huì)簽字。這么一來(lái)，高管的職務(wù)消費(fèi)等于沒(méi)了監(jiān)控。

怎么改進(jìn)？公司可在監(jiān)督方法上多想辦法。譬如，華為的內(nèi)審可以監(jiān)督任正非的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。任總一次去日本出差，報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)時(shí)，把住酒店時(shí)的洗衣費(fèi)也計(jì)算在內(nèi)了。華為的差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度中是不允許員工報(bào)銷(xiāo)此類(lèi)費(fèi)用的，當(dāng)內(nèi)審發(fā)現(xiàn)這筆不當(dāng)報(bào)銷(xiāo)后，將之寫(xiě)到了審計(jì)意見(jiàn)中。任總為此做了自我批評(píng)。做法或許偏執(zhí)，意義發(fā)人深省。

高管費(fèi)用全員公示也是可行的辦法。有個(gè)公司做法很獨(dú)到，財(cái)務(wù)把每位高管的費(fèi)用羅列出來(lái)，按高低排序，全員公示。想想啊，哪位高管愿意自己每月都榮登榜首呢，于是能不報(bào)銷(xiāo)就不報(bào)銷(xiāo)了。

（五）財(cái)務(wù)應(yīng)把工作做在前面

每當(dāng)業(yè)務(wù)人員拿著一摞發(fā)票到財(cái)務(wù)部，總會(huì)被會(huì)計(jì)人員摘出不合規(guī)的報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容，這時(shí)我仿佛聽(tīng)到了一個(gè)憤恨的聲音，不就是個(gè)記賬的嗎，牛什么??？雖然這個(gè)聲音很少會(huì)高分貝的呈現(xiàn)，壓在心底卻更易讓財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)變得冷漠與對(duì)立。

無(wú)疑，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)工作有時(shí)會(huì)碰上情理法的沖突。千奇百怪的情由，企業(yè)利益應(yīng)維護(hù)的是理，會(huì)計(jì)人員應(yīng)遵從的是法。當(dāng)情理法糾結(jié)時(shí)，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)會(huì)成為擰巴的工作，很容易讓會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)變得對(duì)立。要打破這種隔閡，除了制度先行，財(cái)務(wù)人員還應(yīng)主動(dòng)走出去，用培訓(xùn)的方式把自己的要求告訴業(yè)務(wù)人員。

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)可培訓(xùn)的內(nèi)容很多，發(fā)票知識(shí)、審批流程、單據(jù)填寫(xiě)、票據(jù)粘貼、報(bào)銷(xiāo)時(shí)限，都需要會(huì)計(jì)人員傳達(dá)。看似簡(jiǎn)單的點(diǎn)，一個(gè)沒(méi)有做好，都可能引起爭(zhēng)議與誤會(huì)。

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)是財(cái)務(wù)部門(mén)的窗口工作，做好了，能給財(cái)務(wù)部門(mén)的形象加分，能改善財(cái)務(wù)部與兄弟部門(mén)的關(guān)系。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)又是一項(xiàng)簡(jiǎn)單重復(fù)的工作，很容易被輕視。因此，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)工作本身就是個(gè)矛盾體。解決這個(gè)矛盾不難，一旦解決，對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)意義很大，效益很大。（作者：袁國(guó)輝 經(jīng)授權(quán)，尊重原創(chuàng)，來(lái)源：指尖上的會(huì)計(jì)）