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第一、明確采購需求下達(dá)部門和關(guān)鍵審批人。一個(gè)公司不能所有部門都可以向采購人員下達(dá)采購指令，也不能任何一個(gè)人就可以向采購人員下達(dá)采購指令。采購需求必須由專門的部門進(jìn)行整合后，經(jīng)過關(guān)鍵審批人審核后才能下達(dá)給采購人員，采購人員才可以向供應(yīng)商下達(dá)訂單。 第二、供應(yīng)商的開發(fā)與議價(jià)分離。大企業(yè)或者大宗金額的采購?fù)梢远嗲肋M(jìn)行市場(chǎng)公開招標(biāo)，由供應(yīng)商對(duì)企業(yè)的標(biāo)的進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)報(bào)價(jià)，企業(yè)把控好投標(biāo)供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)實(shí)力等就好。但是一些小企業(yè)或者一些小額采購的東西無法進(jìn)行市場(chǎng)招標(biāo)，這時(shí)就需要由企業(yè)采購人員去開發(fā)供應(yīng)商，很多企業(yè)往往要求企業(yè)采購人員提供最少三家供應(yīng)商的比價(jià)，但是這種做法往往是形式大于實(shí)用，如果企業(yè)采購人員提供過來的供應(yīng)商清單已經(jīng)是經(jīng)過精心篩選過的，企業(yè)是很難發(fā)現(xiàn)其中的問題。所以更好的做法應(yīng)該是將供應(yīng)商的開發(fā)與議價(jià)分離，由專職采購開發(fā)人員日常去尋找市場(chǎng)上的供應(yīng)商，并根據(jù)資質(zhì)信譽(yù)實(shí)力等對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步分級(jí)。再由另外的采購議價(jià)人員去負(fù)責(zé)與這些供應(yīng)商進(jìn)行采購價(jià)格上的談判，并完善供應(yīng)商的分級(jí)。 第三、采、購分離。企業(yè)采購開發(fā)與議價(jià)人員建立起供應(yīng)商體系清單后，企業(yè)的購入交由專門的跟單人員進(jìn)行，跟單根據(jù)接收到的采購指令負(fù)責(zé)跟供應(yīng)商下單并簽訂采購合同，保持日常聯(lián)絡(luò)，負(fù)責(zé)跟進(jìn)供應(yīng)商的生產(chǎn)排期，物流進(jìn)度等。 第四、嚴(yán)格合同與公章管理。有些企業(yè)采購采用的是一單一采購合同，也有一些企業(yè)采購采用的是批量采購合同。但是無論哪種合同，企業(yè)采購的每一筆訂單都必須有相應(yīng)的單據(jù)存檔，且單據(jù)必須蓋雙方企業(yè)公章。公章和合同單據(jù)原件應(yīng)由企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)保管，跟單保留其復(fù)印件。 第五、嚴(yán)格驗(yàn)收貨物。采購的物資回來后，跟單應(yīng)協(xié)同倉庫、質(zhì)檢對(duì)物資進(jìn)行檢查，符合要求后方可入庫。對(duì)于一些容易出現(xiàn)質(zhì)量問題的貨物，跟單應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商清楚額外多配送的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，倉庫應(yīng)實(shí)數(shù)計(jì)入倉庫賬目中。