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向?qū)徲?jì)客戶的一個(gè)供應(yīng)商或銷售商發(fā)確認(rèn)書,也要注意完整性。有時(shí),我們的審計(jì)客戶與這一家企業(yè),有應(yīng)收款、其它應(yīng)收款、應(yīng)付款、其它應(yīng)付款、預(yù)付款、預(yù)收款、預(yù)提費(fèi)用、應(yīng)付款暫估(即貨物到而發(fā)票沒到的情況)等多種往來,最好在一個(gè)確認(rèn)書里把這些都寫全了。讓審計(jì)師最尷尬的事情之一,可能就是一個(gè)審計(jì)隊(duì)伍里的兩個(gè)人都發(fā)了確認(rèn)書給同一家企業(yè),確認(rèn)的是不同的內(nèi)容,這樣只能充分暴露了審計(jì)師自己缺乏溝通。
發(fā)確認(rèn)書還要注意的一些問題有:
1. 如果可能,最好附上一份所確認(rèn)金額的明細(xì),這樣如果有不一致時(shí),對(duì)方可以幫助你核對(duì);
2.發(fā)出之前,在工作底稿中留一份復(fù)印件;
3. 對(duì)于與關(guān)聯(lián)方的往來,最好都發(fā)確認(rèn)書并取得對(duì)方的確認(rèn)回答。這是因?yàn)?,關(guān)聯(lián)方的往來數(shù)字有問題,既可能影響合并報(bào)表,也是一個(gè)外人看起來很低級(jí)的錯(cuò)誤。而且,關(guān)聯(lián)方的確認(rèn)書如果不回,是很容易讓客戶幫助催一下的。有的審計(jì)師就曾經(jīng)遇到過這樣的事情,關(guān)聯(lián)方的確認(rèn)書在催過后仍然回不來,于是,審計(jì)師就出了審計(jì)報(bào)告。出過報(bào)告后,投資各方根據(jù)這個(gè)報(bào)告進(jìn)行了股利分配。之后不久,關(guān)聯(lián)方就對(duì)有些款項(xiàng)提出了異議,于是,這個(gè)股利分配就不一定妥當(dāng)了,審計(jì)報(bào)告也就被拿出來說事了。由此可見,對(duì)關(guān)聯(lián)方都發(fā)確認(rèn)書是很有必要的;
4.將對(duì)方的收信人盡量寫清楚,不要寫一些太籠統(tǒng)的稱呼,如“財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人”之類的。象這種籠統(tǒng)的稱呼,可能會(huì)讓你的確認(rèn)書無法被傳到合適的人手里進(jìn)行處理。在這個(gè)領(lǐng)域,可以請(qǐng)客戶幫忙提供他們?nèi)粘B?lián)系工作的人員。我見過的最籠統(tǒng)的確認(rèn)書是發(fā)給“中華人民共和國國土資源部”的,這種確認(rèn)書是不要指望有人回答你了。發(fā)這種確認(rèn)書的人,其幼稚程度,大概可以比得上西方的學(xué)齡前兒童給圣誕老人寫賀年卡這種行為。
確認(rèn)書回來了之后怎么辦?
1.與自己事先留底的那份確認(rèn)書核對(duì),看是否是同一份;
2.看是否是由第三方直接發(fā)給我們審計(jì)師的,還是由被審計(jì)企業(yè)中轉(zhuǎn)的,希望整個(gè)函證過程不要被客戶“污染”;
3.看對(duì)方是否無保留地確認(rèn)了;
4.如果確認(rèn)的結(jié)果是有差異的,一定要跟進(jìn)。根據(jù)情況,與被審計(jì)企業(yè),或者與第三方,進(jìn)一步核對(duì)是什么原因?qū)е铝诉@一差異。
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