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如何開展審計(jì)電算化工作

來源: 來自網(wǎng)絡(luò) 編輯: 2008/08/08 15:52:51  字體:

  審計(jì)電算化是一門新興的學(xué)科,是會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的產(chǎn)物。她產(chǎn)生于60年代后期,近年來得到很大的發(fā)展。審計(jì)工作人員越來越需要進(jìn)行審計(jì)電算化,越來越需要采用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)。審計(jì)電算化被審計(jì)部門、財(cái)政部門、稅務(wù)部門、稽查部門、會(huì)計(jì)師事務(wù)所、主管廳局、檢查部門、紀(jì)檢部門、監(jiān)察部門所采用,其作用越來越大,也越來越被人們所重視。

  一、為什么要開展審計(jì)電算化

  會(huì)計(jì)電算化的普及和發(fā)展,客觀上要求審計(jì)也要電算化。80年代后期,我國(guó)一批會(huì)計(jì)軟件公司迅速發(fā)展壯大,為社會(huì)提供了穩(wěn)定、可靠、優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件,大型企業(yè)、中小型企業(yè)大部分采用電算化,行政、事業(yè)單位,紛紛采用通用的會(huì)計(jì)軟件,并甩掉手工帳簿,采用電腦代替手工記帳。以福建省為例、省級(jí)單位全部配備了會(huì)計(jì)軟件,二級(jí)核算單位、基層單位大部分配了軟件,地市級(jí)行政事業(yè)單位大部分配了軟件,縣鄉(xiāng)級(jí)行政事業(yè)單位有一部分配了軟件,有的縣市把大部分行政單位集中采用會(huì)計(jì)集中核算。電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展對(duì)審計(jì)工作的影響日益明顯。

  審計(jì)對(duì)象發(fā)生變化,在單位未開展電算化時(shí),審計(jì)人員面對(duì)的是手工的帳簿、憑證。電算化后憑證、帳簿是放在磁盤中、計(jì)算機(jī)內(nèi)部,肉眼是看不到的。大部分單位會(huì)把磁盤中憑證、帳簿打印出來,但是,這些紙質(zhì)的資料,往往是在工作完成后,過了一段時(shí)間才打印出來。如總帳、明細(xì)帳要等到單位年度結(jié)帳后才可以打印。有時(shí)結(jié)帳工作要到次年的3、5月份。有一些原始憑證,如營(yíng)業(yè)場(chǎng)所,零售收入,由于量大、難以一一打印輸出,這些資料可能永遠(yuǎn)存放在磁盤中。這樣一來,就要求審計(jì)人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù),通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì)。

  提高審計(jì)工作質(zhì)量。開展審計(jì)電算化,才能將被審計(jì)對(duì)象的真實(shí)性及其有關(guān)的公允性審查清楚,才能確保審計(jì)證據(jù)可靠性和有效性,使審計(jì)工的作更加準(zhǔn)確和及時(shí)、更有邏輯性。從而有利于保證審計(jì)結(jié)論和審計(jì)意見的正確性,提高審計(jì)工作質(zhì)量。

  可以提高審計(jì)工作效率。電算化審計(jì)對(duì)數(shù)據(jù)處理、查詢、核對(duì)的速度加快,減輕審計(jì)人員的工作強(qiáng)度,加快審計(jì)工作進(jìn)程。

  將逐步規(guī)范審計(jì)工作程序,有利于逐步提高審計(jì)人員的素質(zhì)。電算化審計(jì)的開展對(duì)審計(jì)理論和審計(jì)技術(shù)都產(chǎn)生重要的影響,使審計(jì)的具體目標(biāo)、審計(jì)程序和審計(jì)方法發(fā)生了相應(yīng)的變化,促進(jìn)審計(jì)的現(xiàn)代化進(jìn)程。

  二、電算化審計(jì)的方法

  1、繞過電腦系統(tǒng),進(jìn)行手工審計(jì)。把手工記錄的審計(jì)資料,輸入電腦,進(jìn)行后期的處理。

  2、借助于被審計(jì)單位的電腦和軟件,進(jìn)行審計(jì)。

  3、使用專業(yè)的審計(jì)軟件,進(jìn)行審計(jì)。

  4、對(duì)未采用電算化的單位,也可以進(jìn)行電算化審計(jì)。

  繞過電腦系統(tǒng),進(jìn)行手工審計(jì):

  被審單位采用了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng),按財(cái)政部關(guān)于開展會(huì)計(jì)電算化的要求,采用計(jì)算機(jī)代替手工記帳的單位應(yīng)該把會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表打印成紙質(zhì)資料。把磁盤資料、紙質(zhì)資料同時(shí)送檔案部門存檔。因?yàn)橛辛舜蛴〕鰜淼募堎|(zhì)資料,審計(jì)人員可以用傳統(tǒng)的審計(jì)方法進(jìn)行查帳、審計(jì)。這樣一來,可以饒過電腦系統(tǒng),不必審查電腦內(nèi)部的資料。

  這種方法便于沒有掌握計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)的人員。但是,這種方法,有一定的局限性。因?yàn)殚_展會(huì)計(jì)電算化的單位,其帳簿平時(shí)一般不打印,直到次年,正式結(jié)平本年度帳務(wù)后,才會(huì)打印成冊(cè),這樣,年度中期,次年年初,因?yàn)闆]有紙質(zhì)的帳簿,手工審計(jì),就無法開展。如果被審計(jì)單位紙質(zhì)憑證、帳簿不全,紙質(zhì)資料與磁盤資料不符,有些原始憑證,如零售營(yíng)業(yè)收入、商品采購,存、取款記錄等,數(shù)量記錄量特大,無法打印制紙資料。手工審計(jì)也就無法進(jìn)行了。

  借助于被審單位的電腦和會(huì)計(jì)軟件,進(jìn)行審計(jì):

  應(yīng)用于電算化系統(tǒng)的電腦有,大型機(jī)、中型機(jī)、微機(jī)、微機(jī),單機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)有,大型數(shù)據(jù)庫版軟件、小型數(shù)據(jù)庫版軟件。如華興、用友、金蝶等。軟件系統(tǒng)有DOS版、Windows版。

  開展電算化審計(jì)時(shí),在對(duì)方有關(guān)人員的協(xié)助下,開啟對(duì)方的電腦系統(tǒng),調(diào)用相應(yīng)的會(huì)計(jì)軟件華興、用友、金蝶等,這時(shí)需要有一個(gè)用戶名和密碼,可以要求被審計(jì)的單位,給審計(jì)人員臨時(shí)加入一個(gè)或幾個(gè)用戶名和密碼,用于審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)查帳工作。為了在審計(jì)時(shí),不回修改,損壞對(duì)方的數(shù)據(jù),可以把權(quán)限設(shè)置為只讀,不可寫,如憑證、帳簿、報(bào)表查詢,不能輸入、修改,這樣可以防止因?qū)徲?jì)人員誤操作而修改了對(duì)方的數(shù)據(jù)。

  進(jìn)入軟件界面后可以用查詢菜單調(diào)出,相應(yīng)的憑證、帳簿、報(bào)表,可以借助于有些軟件有另存的功能,在軟件查詢時(shí),可以把查到的,需要記錄下來的憑證、帳簿、報(bào)表,通過打印機(jī)打印出來,或另存為文本文件,報(bào)表文件、Word文檔資料。

  這種做法的優(yōu)點(diǎn)是,比手工查帳速度快;缺點(diǎn)是:需要對(duì)方的配合,需要對(duì)方提供密碼,要學(xué)會(huì)并掌握各種會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用技術(shù)。對(duì)審計(jì)人員要求較高。

  對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)較高的同志,可以把對(duì)方的數(shù)據(jù)庫復(fù)制、備份出來,用工具軟件,如Access、Foxprow、Ms—SQL、Oracle,可直接打開軟件中的數(shù)據(jù)庫,利用過濾器、Filter、Select等語句進(jìn)行查詢、過濾,并把結(jié)果打印出來、或另存為文本文件,報(bào)表文件、Word文檔資料等??梢苑奖愕鼐幹茖徲?jì)記錄、審計(jì)工作底稿。

  這種做法的缺點(diǎn)是:需要審計(jì)人員掌握許多計(jì)算機(jī)方面的知識(shí),熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、英文基礎(chǔ)要較好。

  借助專業(yè)的審計(jì)軟件進(jìn)行審計(jì):

  目前我國(guó)的審計(jì)軟件,有用軟盤、光盤、U盤,作為載體。目前福建省開發(fā)的金網(wǎng)審計(jì)卡,陜西省開發(fā)的金劍審計(jì)軟件、北京有通審審計(jì)軟件。華興金網(wǎng)軟件就是以U盤作為載體。下面我們以華興金網(wǎng)審計(jì)卡為例,介紹借助專業(yè)審計(jì)軟件進(jìn)行審計(jì)的方法。

  1、把金網(wǎng)審計(jì)卡插入被審單位的電腦。

  2、對(duì)方電腦若是WINDOWS98系統(tǒng),要安裝本卡的驅(qū)動(dòng)程序WINDOWS2000/ME/XP可省略本步。

  3、運(yùn)行審計(jì)軟件,在新的盤上找到“審計(jì)軟件”雙擊左鍵。

  4、查找被審對(duì)象的電腦中有幾套帳。點(diǎn)“查找”鍵。

  5、吸取被審對(duì)象的數(shù)據(jù),點(diǎn)“→”鍵。

  6、把審計(jì)卡從對(duì)方電腦中取回,插入到審計(jì)人員的電腦中。

  7、運(yùn)行審計(jì)卡上的審計(jì)軟件、選定審計(jì)套帳。

  8、查憑證、帳簿,可用分類、模糊、關(guān)鍵字、快速查詢等方法。

  9、發(fā)送到審計(jì)工作底稿,(數(shù)據(jù)表、文本、報(bào)表)。

  10、匯總審計(jì)分錄。

  11、輸入審計(jì)調(diào)整分錄。

  12、生成審計(jì)調(diào)整前、后資產(chǎn)負(fù)債表。

  13、進(jìn)行審計(jì)財(cái)務(wù)分析。比率分析、圖表輔助分析。

  14、查詢審計(jì)相關(guān)制度法規(guī)。

  15、查詢與被審對(duì)象相關(guān)的制度法規(guī)。

  16、編制電子審計(jì)文檔資料。審計(jì)記錄、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)分析圖表、審計(jì)決定書。

  17、開展網(wǎng)上審計(jì),從網(wǎng)上查詢最新的、與被審單位相關(guān)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度,對(duì)于沒有標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)輸出接口、比較偏僻的財(cái)務(wù)軟件,其數(shù)據(jù)的審計(jì)可以網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審計(jì)。

  查找被審對(duì)象的計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上有那些財(cái)務(wù)軟件,有那幾套財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)。進(jìn)入軟件的畫面,點(diǎn)擊“查找”,可以查出當(dāng)前國(guó)內(nèi)各大財(cái)務(wù)軟件公司的財(cái)務(wù)軟件及其財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

  這樣通過計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)原理,可以查找到對(duì)方硬盤內(nèi)的所有數(shù)據(jù),包括隱蔽的帳套、內(nèi)帳、多套帳。

  如何查憑證?

  在憑證中,先確定查閱憑證的時(shí)間段和起止號(hào)碼,再選擇起止科目號(hào),可以輸入金額范圍、摘要中可能包含的字、詞,點(diǎn)擊“確定”即可把您要查閱的憑證顯示出來。

  對(duì)符合條件的憑證,可以按隨機(jī)抽樣的方法,進(jìn)行抽樣調(diào)查,輸入抽樣概率電腦自動(dòng)抽出相應(yīng)的憑證,您可以打印、抄錄下來,對(duì)這些憑證作重點(diǎn)檢查。

  在“摘要”框內(nèi)輸入摘要的關(guān)鍵字就可以模糊查詢有關(guān)的憑證。

  如何審計(jì)帳簿?

  點(diǎn)擊審計(jì)—帳簿菜單,選擇科目,確定起止時(shí)間,按“確定”則顯示該科目的明細(xì)帳本內(nèi)容。

  可以把部分的憑證、帳頁、科目余額表的內(nèi)容導(dǎo)出到文體文件、審計(jì)記錄文件或EXCEL報(bào)表中。

  用軟件輔助審計(jì)的方法其缺點(diǎn)是:受到軟件品種、軟件版本的限制。目前國(guó)內(nèi)有幾十種財(cái)務(wù)軟件在使用,任何一套審計(jì)軟件都無法適用于所有的財(cái)務(wù)軟件。如新開發(fā)的財(cái)務(wù)軟件、使用量少的,比較偏僻的財(cái)務(wù)軟件就無法審計(jì)了。因此需要借助網(wǎng)絡(luò)審計(jì),遠(yuǎn)程審計(jì)專家協(xié)作進(jìn)行計(jì)算機(jī)審計(jì)等工作。

  優(yōu)點(diǎn)是:因?yàn)槭占瘮?shù)據(jù)速度快,不會(huì)占用對(duì)方的電腦,不會(huì)影響對(duì)方的正常工作,在沒有對(duì)方提供密碼的情況下也可以進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)。具有初級(jí)計(jì)算機(jī)知識(shí)的審計(jì)人員,經(jīng)過短期培訓(xùn)可以掌握,無需很高的計(jì)算機(jī)技術(shù)。審計(jì)效率高,可以用模糊查詢、抽查、另存等方法。速度快,記錄幾百張憑證,只需幾秒,匯總幾百筆審計(jì)記錄,也只需幾秒鐘。編制調(diào)整前、后的審計(jì)報(bào)表只需幾分鐘。

  運(yùn)用計(jì)算機(jī)編制審計(jì)報(bào)告,可借助于WORD、EXCEL等常用的軟件,用復(fù)制、粘貼、插入等方法調(diào)用已有的電子文件,可以編制出圖文并茂的審計(jì)工作報(bào)告。

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