在輸入記賬憑證時，盡管賬務(wù)系統(tǒng)提供了多種控制錯誤的措施，但錯誤憑證的出現(xiàn)是難免的，為此，系統(tǒng)必須能夠提供對錯誤憑證修改的功能。目前，許多財務(wù)軟件（如：用友、安易、三門）都提供了“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能，這三項功能的使用為錯誤憑證的修改帶來了諸多方便。下面，筆者以用友總賬系統(tǒng)（賬務(wù)系統(tǒng)）V8.11為例，對不同情況下錯誤憑證的不同修改方法逐個進行分析，以期對會計電算化工作有所幫助。

　　錯誤憑證的“無痕跡”修改

　　所謂“無痕跡”，即不留下任何曾經(jīng)修改的線索和痕跡。在總賬系統(tǒng)中，以下四種情況下的錯誤憑證可實現(xiàn)無痕跡修改。

　　第一種是輸入后還未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的憑證 對于未經(jīng)過“審核”功能操作的錯誤記賬憑證，可以由憑證填制操作員，直接進行修改并保存。

　　第二種是已通過審核但未記賬的憑證 對于已“審核”但未“記賬”的錯誤記賬憑證，不能直接在記賬憑證上進行修改，而應(yīng)首先由審核操作員在“總賬系統(tǒng)”／“憑證”／“審核憑證”功能窗口中，進行“取消審核”（也稱為“反審核”）操作后退出；然后由填制憑證操作員進入總賬系統(tǒng)，在“填制憑證”功能中，調(diào)出該張錯誤憑證進行修改，修改完成后保存退出；最后由審核操作員再次進入總賬系統(tǒng)，在“總賬系統(tǒng)”／“憑證”／“審核憑證”功能窗口中，重新對該張已修改過的憑證進行“審核”操作。

　　第三種是已記賬但未結(jié)賬的憑證 對于此情況，欲實現(xiàn)無痕跡修改，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬、反審核”功能，即取消“記賬”、“審核”后直接修改。具體而言，首先在“總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊“期末”／“對賬”菜單項，打開“對賬”操作窗口，此時按下快捷鍵“Ctrl＋H”鍵，即可激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，然后退出“對賬”窗口；單擊“憑證”／“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單項（此功能平時不顯示，待退出“總賬系統(tǒng)”后將隱蔽而不顯示出來），彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”操作窗口，在“恢復(fù)方式”中選擇“月初狀態(tài)”項，輸入主管口令，然后單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將恢復(fù)為記賬前狀態(tài)；最后，按照上述第二種憑證的方法，調(diào)用錯誤憑證進行修改，再進行“審核憑證”和“記賬”功能的操作。

　　第四種是已結(jié)賬的憑證 對于這種情況，可利用系統(tǒng)提供的“反記賬、反審核”功能，在“結(jié)賬”向?qū)б坏倪x擇月份窗口中，首先單擊要取消結(jié)賬的月份，然后按“Ctrl＋Shift＋F6”鍵，系統(tǒng)彈出“確認口令”窗口，讓擁有結(jié)轉(zhuǎn)權(quán)限的用戶，在該窗口中輸入口令，然后單擊“確認”按鈕，系統(tǒng)將快速地取消結(jié)賬操作，使各種賬簿記錄恢復(fù)到未結(jié)賬前的狀態(tài)。最后按上述第三種憑證的方法，調(diào)用錯誤憑證進行修改，再進行“審核憑證”、“記賬”和“結(jié)賬”功能的操作。

　　以上四種情況下的錯誤記賬憑證，雖然按照財務(wù)軟件提供的功能（特別是“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能）可以做到無痕跡修改，但是根據(jù)現(xiàn)行會計（會計電算化）法規(guī)制度，只有第一種情況下的直接修改法具有合法性，而后三種情況下的無痕跡修改，有以下弊端：

　　一是與現(xiàn)行會計（會計電算化）法規(guī)相違背 《會計核算軟件基本功能規(guī)范》（以下簡稱“規(guī)范”）第17、18條的規(guī)定：“會計核算軟件應(yīng)當提供對已經(jīng)輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后即不能再提供對機內(nèi)憑證的修改?！l(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用‘－’號或者其他標記表示。”國家統(tǒng)一的會計制度中也有類似的規(guī)定。

　　二是“反審核、反記賬、反結(jié)賬”為做假賬、提供虛假會計信息等經(jīng)濟違法犯罪行為提供了技術(shù)支持 由于“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能的使用，使得會計電算化人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計報表變得輕而易舉，為他們利用電算化會計信息系統(tǒng)作弊提供了極為方便的手段。以前手工賬由各人分別編制憑證、登記賬簿，如果發(fā)生會計造假，通過墨跡或筆跡可以較容易地識別和鑒定。而目前大多數(shù)財務(wù)軟件對更改的會計事項沒有提供完整的、真正意義上的有痕跡的記錄，有的也只是在操作日志中記錄了何人何時使用過這些逆向操作功能，至于更正和補充了何種會計事項，其目的和來龍去脈則無從得知。這樣就給會計、審計監(jiān)督工作和防范違法犯罪行為增加了技術(shù)難度。

　　三是“反審核、反記賬、反結(jié)賬”可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤，賬務(wù)混亂 在使用“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能時，由于會計電算化人員業(yè)務(wù)水平及對軟件功能理解的偏差，特別是在運用跨年度反結(jié)賬功能時，不同年份會計科目體系可能發(fā)生了變化，如果操作有誤，很可能產(chǎn)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤、財務(wù)混亂，甚至導(dǎo)致整個賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成嚴重的損失。

　　通過以上分析，第二種情況下對錯誤憑證進行無痕跡修改，雖然存在前述弊端，但從數(shù)據(jù)庫技術(shù)角度看，“取消審核”完全是在一個憑證數(shù)據(jù)庫中操作，即將庫中“審核”字段的值清空，再對該庫其他相關(guān)字段的值進行修改。這和“反記賬、反結(jié)賬”操作有本質(zhì)區(qū)別，“反記賬、反結(jié)賬”操作往往涉及到兩個或兩個以上數(shù)據(jù)庫的操作，在這個過程中容易導(dǎo)致賬務(wù)數(shù)據(jù)的混亂或系統(tǒng)的崩潰。因此，筆者認為，前述第二種情況下的錯誤憑證采用無痕跡修改方法是可行的，而第三、四種情況下的錯誤憑證不能利用賬務(wù)系統(tǒng)提供的“反記賬、反結(jié)賬”功能，而應(yīng)采用有痕跡修改方法。

　　錯誤憑證的“有痕跡”修改

　　所謂有痕跡，即留下曾經(jīng)修改的線索和痕跡，賬務(wù)系統(tǒng)中往往是通過保留錯誤憑證和更正憑證的方式留下修改痕跡的。正如前面所述，在賬務(wù)系統(tǒng)中對已“記賬”，不管是否“結(jié)賬”的錯誤憑證，按照“規(guī)范”第18條規(guī)定可采用“紅字憑證沖銷法或者補充憑證法”。

　　在“記賬”后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中會計科目、發(fā)生額或其他事項有誤，可采用紅字憑證沖銷法。方法是首先由填制憑證操作員填制一張與該賬錯誤憑證除金額為紅字（負數(shù)）金額外，其他內(nèi)容完全一致的紅字憑證，如：用友總賬系統(tǒng)在“填制憑證”操作窗口中，單擊“制單”／“沖銷憑證”菜單項，打開“沖銷憑證”操作窗口，輸入相關(guān)信息，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動制作一張紅字沖銷憑證；再填制一張正確的記賬憑證。其次由審核操作員進行“審核憑證”操作。然后由記賬操作員通過“記賬”功能進行“記賬”操作，才能完成對該張錯誤憑證進行沖銷和更正。如果記賬憑證中會計科目無誤，只是所記金額大于應(yīng)記金額，這時可用紅字憑證沖銷法沖銷其差額部分。

　　在“記賬”后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中會計科目無誤，只是所記金額小于應(yīng)記金額，這時可用補充憑證法，將其差額部分填制一張記賬憑證，然后由審核操作員進行“審核憑證”操作，由記賬操作員進行“記賬”操作即可。