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加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化管理的探索與思考

來(lái)源: 中國(guó)論文下載中心 編輯: 2008/07/08 15:03:29  字體:

  摘要:會(huì)計(jì)電算化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用,如何加強(qiáng)管理已成當(dāng)務(wù)之急,特別是數(shù)據(jù)處理的人機(jī)結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制的程序化,使得會(huì)計(jì)電算日趨復(fù)雜。若不嚴(yán)格管理、合理操作、正確維護(hù),則有可能產(chǎn)生計(jì)算機(jī)經(jīng)濟(jì)犯罪。為此,完善計(jì)算機(jī)操作與維護(hù)管理制度,嚴(yán)格授權(quán)控制,建立財(cái)務(wù)人員內(nèi)部制度,嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案管理,是構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化運(yùn)行機(jī)制的重要保證。

  關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;管理;授權(quán)控制

  會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的應(yīng)用,將廣大財(cái)會(huì)人員從繁重的手工操作中解放出來(lái),代寫(xiě)論文有時(shí)間和精力參與企業(yè)的管理與決策,為企業(yè)管理當(dāng)局、投資者與債權(quán)人提供較為準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)信息。財(cái)政部制定的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》指出:“開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要,建立健全包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度。”然而,在現(xiàn)實(shí)的會(huì)計(jì)電算化管理中,還存在著制度不完善,管理不嚴(yán)格,操作不規(guī)范等問(wèn)題,如何加強(qiáng)其管理,結(jié)合我國(guó)企、事業(yè)的實(shí)際情況,筆者認(rèn)為在會(huì)計(jì)電算化條件下,應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理工作。

  一、完善計(jì)算機(jī)操作與維護(hù)管理制度,嚴(yán)格授權(quán)控制隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用,管理部門(mén)對(duì)由計(jì)算機(jī)處理的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會(huì)計(jì)信息的依賴(lài)程度越來(lái)越大,這些會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下,才能預(yù)防或減少使用計(jì)算機(jī)犯罪的可能性,保證其可靠性和準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)部門(mén)必須針對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn),制定用于會(huì)計(jì)工作的計(jì)算機(jī)硬件和軟件有關(guān)的操作管理制度和系統(tǒng)維護(hù)管理制度。

  1.規(guī)范操作程序,合理運(yùn)用和維護(hù)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)人員必須操作計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作,代寫(xiě)畢業(yè)論文如果操作不正確會(huì)造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞或丟失,影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此,為了保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行,完成預(yù)定任務(wù),保證系統(tǒng)內(nèi)各種資源信息的安全與完整,應(yīng)制定嚴(yán)密的計(jì)算機(jī)操作管理制度,包括會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,操作密碼的嚴(yán)格管理,預(yù)防會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登入機(jī)內(nèi)賬簿,保存上機(jī)操作記錄,計(jì)算機(jī)病毒的防范措施等制度。與此同時(shí),加強(qiáng)日常使用管理,防止各種非法人員上機(jī)操作,為計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境,保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。

  系統(tǒng)維護(hù)管理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。硬件維護(hù)主要是在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)硬件故障時(shí),及時(shí)進(jìn)行故障分析,并作檢查記錄,在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后,由系統(tǒng)維護(hù)人員安裝和調(diào)試。建議在硬件維護(hù)工作中,一般故障由本單位電算化維護(hù)人員負(fù)責(zé),較大的故障應(yīng)及時(shí)與硬件生產(chǎn)或銷(xiāo)售商聯(lián)系解決。系統(tǒng)軟件維護(hù)主要是檢查系統(tǒng)文件的完整性以及系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)三種。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯(cuò)誤的過(guò)程;適應(yīng)性維護(hù)是指單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化時(shí),為適應(yīng)新情況而進(jìn)行的修改活動(dòng);完善性維護(hù)是為了改善已有功能的需要而進(jìn)行的軟件修改活動(dòng)。同時(shí)要充分發(fā)揮財(cái)務(wù)軟件的防錯(cuò)、糾錯(cuò)、提示、預(yù)警等功能,預(yù)先設(shè)置非法對(duì)應(yīng)科目、憑證必有必?zé)o科目、計(jì)劃定額指標(biāo)等,使企業(yè)會(huì)計(jì)處理的所有步驟都必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)程序的檢驗(yàn),如出現(xiàn)錯(cuò)誤不進(jìn)行糾正,則系統(tǒng)會(huì)拒絕進(jìn)行下一步驟的操作,對(duì)偏離計(jì)劃定額的情況,應(yīng)予以警示,從而防止錯(cuò)誤和舞弊的產(chǎn)生,保證數(shù)據(jù)處理、預(yù)算制度的可靠性。

  2.嚴(yán)格授權(quán)控制,保證資料真實(shí)合法為了防止系統(tǒng)非法介入、篡改或發(fā)生舞弊行為,必須實(shí)行嚴(yán)格的授權(quán)控制。利用財(cái)務(wù)軟件權(quán)限控制功能,通過(guò)對(duì)不同人員權(quán)限的分配、設(shè)置密碼等手段對(duì)上機(jī)操作和動(dòng)用系統(tǒng)資源加以控制。由于計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)人員對(duì)軟件的結(jié)構(gòu)和設(shè)計(jì)相當(dāng)熟悉,他們有能力也有機(jī)會(huì)進(jìn)行非正常的數(shù)據(jù)修改,因此,必須對(duì)其操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的限制,不允許軟件開(kāi)發(fā)人員有會(huì)計(jì)記賬、修改、出納等權(quán)限。為此,主管會(huì)計(jì)應(yīng)熟悉財(cái)務(wù)軟件,嚴(yán)格掌握操作人員的權(quán)限確定權(quán),從而達(dá)到保證操作權(quán)限控制的有效性,進(jìn)而保證會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、合法性。

  二、建立數(shù)據(jù)管理制度,嚴(yán)格修改與限制首先,應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)管理,確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密,防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。主要工作包括:必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)的丟失,每日必須對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)資料在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中進(jìn)行備份。對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。其次,應(yīng)制定會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的維護(hù)制度,以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問(wèn)題。最后,應(yīng)制定數(shù)據(jù)錄入管理規(guī)定。隨著企業(yè)管理信息化的發(fā)展,會(huì)計(jì)核算中許多原始憑證資料除手工輸入外,還可能來(lái)源于供應(yīng)鏈系統(tǒng)等其他系統(tǒng),對(duì)需要處理的原始憑證的正確性和完整性的審核,使用具有智能化校驗(yàn)功能的設(shè)備,能夠及時(shí)有效地發(fā)現(xiàn)原始憑證的錯(cuò)誤,確保會(huì)計(jì)憑證的質(zhì)量,減少審核工作量。

  按照財(cái)政部制定的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求,在財(cái)務(wù)軟件中,代寫(xiě)碩士論文會(huì)計(jì)資料輸入計(jì)算機(jī)并經(jīng)審核記賬后,不能修改,如需修改,則需要重新輸入一張紅字沖銷(xiāo)憑證和一張正確憑證,再按據(jù)記賬。這種處理方式對(duì)修正內(nèi)容、修正理由及相關(guān)責(zé)任人都留下了記錄,只有這樣才能保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量和可信度。但有些實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè),常常采用反記賬與反結(jié)賬辦法修改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

  反記賬與反結(jié)賬就是將已經(jīng)記賬或已經(jīng)結(jié)賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬或結(jié)賬前的狀態(tài),然后對(duì)已輸入且已保存的記賬憑證再作修改、插入和刪除操作,并使已輸入憑證的憑證號(hào)順序重新排列,這樣做,其會(huì)計(jì)賬簿的真實(shí)性難以保證,也無(wú)法給審計(jì)留下任何線(xiàn)索,故應(yīng)要求實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)或單位嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》與《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》的規(guī)定進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿的填制、登記、更正。財(cái)政部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格要求軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)按照《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定,開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的會(huì)計(jì)軟件,嚴(yán)格修改并限制操作權(quán)限,嚴(yán)禁反記賬與反結(jié)賬。

  三、建立財(cái)務(wù)人員的內(nèi)部牽制制度,嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案管理財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用,要求企業(yè)對(duì)內(nèi)部職能進(jìn)行分工,按內(nèi)部牽制原則合理分工,從而可以在工作中互相制約、互相監(jiān)督,防止工作差錯(cuò)或故意舞弊等現(xiàn)象的發(fā)生。實(shí)行電算化后,一些傳統(tǒng)的核對(duì)、計(jì)算、存儲(chǔ)等內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方式均被計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制方式輕而易舉地替代,如總賬和明細(xì)賬都由計(jì)算機(jī)根據(jù)審核后的會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)登記和歸集,取消了手工條件下兩者的核對(duì)工作,但同時(shí)記賬憑證的審核工作變得更加重要。一些企業(yè)對(duì)記賬憑證的審核實(shí)行除在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)簽字確認(rèn)外還要求在打印的會(huì)計(jì)憑證上蓋章確認(rèn),這就增強(qiáng)了審核的安全程度。

  另外,還應(yīng)注意任何先進(jìn)手段都是被人掌握和操縱的,一些傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度,如職務(wù)分離控制、業(yè)務(wù)程序控制等仍將有效地發(fā)揮積極作用。在采用新的內(nèi)部控制手段時(shí),不能完全放棄傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式,而應(yīng)根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)對(duì)傳統(tǒng)的人員內(nèi)部牽制制度等作相應(yīng)調(diào)整,防止因人員分工不當(dāng)而發(fā)生利用高新技術(shù)和電腦舞弊犯罪之類(lèi)的情況。

  計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔,企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,加強(qiáng)檔案管理。代寫(xiě)醫(yī)學(xué)論文合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外,還應(yīng)有定期對(duì)所有檔案進(jìn)行備份的措施,并保管好這些備份。為防止檔案被破壞,企業(yè)應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時(shí)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

  電算化會(huì)計(jì)的檔案管理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報(bào)表、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤(pán)及其他存儲(chǔ)介質(zhì),系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案管理是實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證,是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全與完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用的保證。

  會(huì)計(jì)檔案管理的具體做法是:(1)對(duì)由原始憑證直接錄入或手工錄入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)憑證,均應(yīng)由計(jì)算機(jī)打印輸出,記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章,稽核人員簽名或蓋章,會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章,收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證,按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管;(2)應(yīng)保留現(xiàn)金、銀行存款訂本式日記賬,手工登記賬簿與計(jì)算機(jī)生成賬簿并行;(3)對(duì)一般賬簿可根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印,發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿(mǎn)頁(yè)打??;(4)總分類(lèi)賬可用“總分類(lèi)賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代;(5)對(duì)存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì),在未打印成書(shū)面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并留有副本,以便在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù),這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存;(6)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的全套文檔資料,視同會(huì)計(jì)檔案保管。

  總而言之,電算化會(huì)計(jì)雖然以計(jì)算機(jī)為計(jì)算工具,但其整個(gè)信息處理過(guò)程仍表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)與人工的結(jié)合。計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)(信息)的處理是通過(guò)程序來(lái)進(jìn)行的,系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化。比如,對(duì)操作權(quán)限的限制有密碼程序,驗(yàn)證借貸金額是否平衡有校驗(yàn)程序等。同時(shí),由于數(shù)據(jù)處理的人機(jī)結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制方式程序化,使得系統(tǒng)控制復(fù)雜化。這樣,必須進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)計(jì)電算化管理,同時(shí)還應(yīng)不斷提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),加強(qiáng)會(huì)計(jì)職業(yè)道德建設(shè),遵紀(jì)守法,克勤盡責(zé),充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)軟、硬件的功能,構(gòu)建合理的運(yùn)行機(jī)制,真正為企、事業(yè)的財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營(yíng)管理和決策提供良好的服務(wù)。

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