一、日常使用管理
計算機替代手工記帳后的日常使用管理是通過對系統(tǒng)運行的管理,保證系統(tǒng)正常運行,完成預定任務,保證系統(tǒng)內(nèi)各資源信息的安全與完整。具體包括:(1)機房管理。對機房的管理旨在為計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境,防止各種非法人員進入機房,保護機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。(2)上機操作管理。應包括以下幾個內(nèi)容:上機運行系統(tǒng)的規(guī)定,操作使用人員的職責,操作權限與操作程序等內(nèi)容。
二、系統(tǒng)維護管理
系統(tǒng)維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分。硬件維護主要內(nèi)容是在系統(tǒng)運行過程中,出現(xiàn)硬件故障時,及時進行故障分析,并做檢查記錄,在設備更新、擴充、修復后,由系統(tǒng)維護人員安裝和調(diào)試。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、完善性維護三種。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程;適應性維護是指單位的會計工作發(fā)生變化時,為適應而進行的修改活動;完善性維護是為了改善已有功能的需求而進行的軟件修改活動。
三、會計檔案管理
電算化會計信息系統(tǒng)的檔案管理主要是指打印出的各種帳簿、報表、憑證、存貯會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計檔案管理是在會計電算化后會計工作連續(xù)進行的保障;是電算化會計信息系統(tǒng)維護的保證,是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的關鍵環(huán)節(jié),也使會計信息得以充分利用。
?。ㄒ唬┯泿{證的生成與管理。計算機替代手工記帳單位的記帳憑證生成有兩種方式:
1.由原始憑證直接錄入計算機,由計算機打印輸出。在這種情況下,記帳憑證上應有錄入人員的簽名或蓋章,稽核人員簽名或蓋章,會計主管人員的簽名或蓋章,收付款記帳憑證還應由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證,按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關規(guī)定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記帳憑證,計算機錄入記帳憑證然后進行處理,在這種情況下,保存手工記帳憑證與機制憑證皆可。
?。ǘ嫀げ?、報表的生成管理
1.日記帳每天打印,一般帳簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印,發(fā)生業(yè)務少的帳簿可滿頁打印。
2.現(xiàn)金、銀行存款帳采用打印輸出的活頁帳裝訂。
3.在所有記帳憑證數(shù)據(jù)和明細分類帳數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下,總分類帳可用“總分類帳本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
4.在保證憑證、帳簿清晰的條件下,計算機打印輸出的憑證、帳簿中表格線可適當減少。
?。ㄈ╆P于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理。存有會計信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì),在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并留有附本。為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時,進行恢復,這些介質(zhì)都應視同會計資料或檔案進行保存,直至會計信息完全過時為止。
?。ㄋ模╆P于會計電算化系統(tǒng)文檔資料管理。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料,視同會計檔案保管,保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改之后的3年。
四、會計人員管理
計算機替代手工記帳后應加強對會計信息系統(tǒng)的維護,及對使用人員的管理?;痉椒ㄊ前凑铡柏?、權、利”相結合的基本管理原則,明確各類人員的職責、權限并盡量將之與各類人員的利益掛鉤,建立健全崗位責任制,一方面加強內(nèi)部牽制,保護資金財產(chǎn)的安全;另一方面提高工作效率,充分發(fā)揮系統(tǒng)的運行效益,使會計信息更加安全與完整。