傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。ERP系統(tǒng)實(shí)行后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，因此為會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。

　　在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)理念下，會(huì)計(jì)記賬憑證必須連續(xù)編號(hào)，《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中規(guī)定，“填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)記賬憑證進(jìn)行連續(xù)編號(hào)”。一般將記賬憑證與原始憑證一起管理，即記賬憑證從系統(tǒng)中打印出來后與原始憑證裝訂在一起，稱為“統(tǒng)一管理”模式。而ERP系統(tǒng)下則產(chǎn)生了與之對(duì)應(yīng)的“分類管理”模式，包含了縱向分類管理和橫向分類管理兩個(gè)方面。首先，由于ERP系統(tǒng)下所有業(yè)務(wù)按流程管理，因此，一些主要的業(yè)務(wù)模塊產(chǎn)生的記賬憑證編號(hào)就可以單獨(dú)分類別連續(xù)編號(hào)，即縱向分類管理?？v向分類管理為ERP下的復(fù)核和審計(jì)提供了一個(gè)極好的管理平臺(tái)，使相關(guān)人員可以按業(yè)務(wù)類別對(duì)相關(guān)憑證進(jìn)行快速追溯。其次，ERP系統(tǒng)下會(huì)計(jì)憑證的概念與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)下會(huì)計(jì)憑證的概念已有所區(qū)別。ERP系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)憑證一般應(yīng)分為手工原始憑證、電子基礎(chǔ)憑證和會(huì)計(jì)記賬憑證，會(huì)計(jì)記賬憑證在計(jì)算機(jī)中存在的狀態(tài)也與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)不太一致。以x廠為例，其現(xiàn)階段的會(huì)計(jì)憑證分為集成憑證（計(jì)劃部門、天然氣銷售等）、超級(jí)用戶憑證、財(cái)務(wù)中心日常業(yè)務(wù)生成憑證等。ERP系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)記賬憑證在計(jì)算機(jī)中一般不可能僅僅以會(huì)計(jì)分錄的數(shù)據(jù)形式存在，還包含大量鏈接信息和集成數(shù)據(jù)信息，通過這些信息與電子基礎(chǔ)憑證進(jìn)行關(guān)聯(lián)，其中包含大量的企業(yè)采購、生產(chǎn)銷售等其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息。會(huì)計(jì)記賬憑證實(shí)際上是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息在財(cái)務(wù)上體現(xiàn)的一個(gè)鏈接和集成平臺(tái)，而這個(gè)平臺(tái)無法打印在紙介上與相關(guān)原始憑證一同管理，因此必須將原始憑證從打印的記賬憑證下分離出來，單獨(dú)編號(hào)，并通過記賬憑證屬性項(xiàng)下的編號(hào)信息與手工原始憑證進(jìn)行鏈接，形成橫向分類管理。這種橫向分類管理使會(huì)計(jì)記賬憑證的電子存儲(chǔ)成為可能。

　　傳統(tǒng)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)下的會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表是一種獨(dú)立的數(shù)據(jù)的概念，并不是實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，僅僅是對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在一定時(shí)點(diǎn)或時(shí)期的反映形式，這些數(shù)據(jù)一旦形成，就不再需要其他數(shù)據(jù)的支持。即當(dāng)一定時(shí)期的賬簿或報(bào)表形成后，即使憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移或丟失，賬簿和報(bào)表數(shù)據(jù)依舊存在，而且不會(huì)發(fā)生任何變動(dòng)。在這種情況下，會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表不但會(huì)占用大量的存儲(chǔ)空間，而且不利于數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)更新。而ERP系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)賬簿與報(bào)表已經(jīng)與其他各種查詢一樣成為由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持的表格輸出形式。這種形式下，數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)更新，查詢數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確，不存在因缺少個(gè)別系統(tǒng)管理步驟而引起查詢數(shù)據(jù)不及時(shí)的情況，因此，傳統(tǒng)“記賬”這一過程也就不復(fù)存在。當(dāng)然，在這種情況下，系統(tǒng)也對(duì)數(shù)據(jù)安全性提出了更高的要求，因?yàn)橐坏┗A(chǔ)數(shù)據(jù)存在差錯(cuò)或丟失，就會(huì)使后續(xù)的查詢產(chǎn)生連續(xù)性差錯(cuò)，從而造成會(huì)計(jì)信息的失真，并給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來不可估量的損失。

　　ERP系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)檔案有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為企業(yè)或部門決策者提供可靠的決策依據(jù)；可以分析出本單位、本部門甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì)，使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營(yíng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益；還可以利用EKP系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套完善的決策支持系統(tǒng)；以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的再利用。