費用科目應(yīng)該如何設(shè)置

來源: 正保會計網(wǎng)校編輯： 2017/02/21 13:37:56　　字體：大小

編者按：費用報銷有幾個亂象：科目越加越多、科目重疊交叉、其他費用龐雜隨意。很大程度是因為明細費用科目設(shè)置缺乏前瞻性與系統(tǒng)思維。費用二級科目要做到不重、不漏、不亂、有序，應(yīng)遵循幾個原則：第一，依據(jù)費用性質(zhì)分大類排序；第二，費用科目編號要留出擴容空間；第三，費用科目不可交叉；第四，其他費用要瘦身；第五，科目層級不要設(shè)置太多。

期間費用的核算是會計核算中發(fā)生頻次最高的事項。很多中小企業(yè)的會計人員做費用報銷一段時間后會發(fā)現(xiàn)幾個現(xiàn)象：科目越加越多、科目重疊交叉、其他費用龐雜隨意。為什么會出現(xiàn)這類亂象呢，很大程度是因為會計人員對明細費用科目的設(shè)置缺乏前瞻性與系統(tǒng)思維。

我們這里指的期間費用主要是銷售費用、管理費用，這兩類費用都可設(shè)置若干明細科目，即二級科目。二級科目的設(shè)置應(yīng)力爭做到不重、不漏、不亂、有序。欲達成此目標(biāo)應(yīng)遵循幾個原則：

一、依據(jù)費用性質(zhì)分大類排序

以管理費用為例，費用可梳理為以下七類：

1、薪酬類費用：主要核算管理部門人員的工資、獎金、五險一金、福利費等。

2、日常類費用：管理部門經(jīng)常發(fā)生的日常費用，如辦公費、交通費、圖書資料費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、通信費、快遞費等。

3、專項費用：培訓(xùn)費、審計費、中介服務(wù)費等。

4、辦公場所費用：辦公場所租賃費、物業(yè)費、水電氣暖費等。

5、攤折費用：固定資產(chǎn)折舊、無形資產(chǎn)攤銷、長期待攤費用分攤等。

6、資產(chǎn)減值：減值準(zhǔn)備、存貨跌價準(zhǔn)備固定資產(chǎn)減值、無形資產(chǎn)減值等。

7、其他費用：上述分類不涵蓋的費用。

銷售費用的分類與管理費用分類大致相同。區(qū)別在于銷售費用中的專項費用主要為廣告費、宣傳費、市場推廣費等，銷售費用不包括資產(chǎn)減值。

對費用區(qū)分大項一方面可以方便管理，有利于事后分析；另一方面可以讓費用歸集有序，避免重復(fù)設(shè)置二級科目。

二、科目編號要留出擴容空間

二級科目的設(shè)置首先要保證當(dāng)前費用都有記錄之處，一段時間過后可能會有新的費用名目出現(xiàn)，費用科目自然也應(yīng)相應(yīng)增加。

費用科目應(yīng)該如何設(shè)置

費用科目增加需要錄入賬務(wù)系統(tǒng)，新增科目編碼以不打亂原有的科目體系為宜。如管理費用科目編號602，薪酬類費用的科目編號可以從6010101-600199。601代表“管理費用”，01代表“薪酬類費用”，01-99代表二級費用科目。6010101-600199一共可容納99個二級科目，足可保證費用科目擴容。“管理費用-其他費用”科目編碼一般會設(shè)置為6019999。

三、費用科目不可交叉

每個費用科目設(shè)置后，應(yīng)確定它的核算范圍，涵蓋在核算范圍內(nèi)的費用名目不要設(shè)置二級科目。譬如，業(yè)務(wù)招待費與禮品費，交通費與過橋過路費。如果需要將費用核算得更加明細化，可以平行設(shè)置不重疊多個科目，譬如將“五險一金”科目分解為“養(yǎng)老保險”、“醫(yī)療保險”、“工傷保險”、“生育保險”、“失業(yè)保險”、“住房公積金”六個科目。

四、其他費用要瘦身

如果費用二級科目建得太少，費用歸集時常會發(fā)現(xiàn)找不到地方擱。一些會計人員為了省事，會將之記入“其他費用”，最后“其他費用”就成了費用垃圾筐。一時的省事，后果是后續(xù)的費用分析會困難重重。對“其他費用”瘦身，最好的方法是將經(jīng)常發(fā)生的費用名目增設(shè)新的二級科目核算。

五、科目層級不要設(shè)置太多

費用核算要做到清晰，就需要減負。費用科目清爽，也是減負精神的體現(xiàn)。建議費用核算到二級科目為止，就不要設(shè)置三級科目了?？颇繉蛹壴缴?，出錯的概率就越低。如果需要將二級科目核算的內(nèi)容明細化，可以將明細項直接增設(shè)為二級科目。（作者：袁國輝經(jīng)授權(quán)，尊重原創(chuàng)，來源：指尖上的會計）