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信息與溝通
信息與溝通是實施內部控制的重要條件。企業(yè)應當建立信息與溝通制度,明確內部控制相關信息的收集、處理和傳遞程序,確保信息及時溝通,促進內部控制有效運行。
信息與溝通的要件主要包括:信息質量、溝通制度、信息系統(tǒng)、反舞弊機制。
1.信息質量:內部信息和外部信息
企業(yè)日常生產經營需要收集各種內部信息和外部信息,并對這些信息進行合理篩選、核對、整合,提高信息的有用性。
企業(yè)可以通過財務會計資料、經營管理資料、調研報告、專項信息、內部刊物、辦公網絡等渠道,獲取內部信息;
可以通過行業(yè)協會組織、社會中介機構、業(yè)務往來企業(yè)、市場調查、來信來訪、網絡媒體以及有關監(jiān)管部門等渠道,獲取外部信息。
2.溝通制度:
重要信息須及時傳遞給董事會、監(jiān)事會和經理層。
企業(yè)應當建立信息溝通制度,將內部控制相關信息在企業(yè)內部各管理級次、責任企業(yè)、業(yè)務環(huán)節(jié)之間,以及企業(yè)與外部投資者、債權人、客戶、供應商、中介機構和監(jiān)管部門等有關方面之間進行溝通和反饋。信息溝通過程中發(fā)現的問題,應當及時報告并加以解決。
3.信息系統(tǒng):技術層面
為提高控制效率,企業(yè)可以運用信息技術加強內部控制,建立與經營管理相適應的信息系統(tǒng),促進內部控制流程與信息系統(tǒng)的有機結合,實現對業(yè)務和事項的自動控制,減少或消除人為操縱因素。
企業(yè)利用信息技術對信息進行集成和共享的同時,還應加強對信息系統(tǒng)開發(fā)與維護、訪問與變更、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制,保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。
4.反舞弊機制:反舞弊工作的重點包括:
?。?)未經授權或者采取其他不法方式侵占、挪用企業(yè)資產,牟取不當利益;(2)在財務會計報告和信息披露等方面存在的虛假記載、誤導性陳述或者重大遺漏等;(3)董事、監(jiān)事、經理及其他高級管理人員濫用職權;(4)相關機構或人員串通舞弊。
企業(yè)應當建立舉報投訴制度和舉報人保護制度,并將其及時傳達至全體員工。
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