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2018初級《經(jīng)濟法基礎》第二章知識點:會計檔案管理

來源: 正保會計網(wǎng)校 編輯: 2018/01/30 10:31:11 字體:

人生最遺憾的不是做不到,而是我本可以。不要給自己留下遺憾,來學習一下《經(jīng)濟法基礎》的知識點吧,網(wǎng)校陪你順利通過初級會計職稱考試!

(一)會計檔案的內容

1.會計憑證類:原始憑證、記賬憑證

2.會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、其他輔助類賬簿

3.財務會計報告類:月度、季度、半年度、年度會計報告

4.其他類:“銀行存款余額調節(jié)表”,“銀行對賬單”,納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

【注意】各單位的“財務預算、計劃、制度等文件材料”屬于文書檔案,不屬于會計檔案。

(二)會計檔案的管理程序

1.歸檔

單位“會計機構”按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制“會計檔案保管清冊”。

單位可以利用計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

【注意1】同時滿足下列條件的單位“內部”形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料“可僅以電子形式保存”,形成電子會計檔案:

(1)來源真實,由電子設備形成和傳輸;

(2)電算化系統(tǒng)完善,能夠接收、讀取、輸出符合規(guī)定的會計資料,設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(3)電子檔案管理系統(tǒng)完善,夠接收、管理、利用電子會計檔案,符合長期保管要求,與相關聯(lián)的紙質會計檔案建立檢索關系;

(4)能防止被篡改;

(5)已備份;

(6)非需永久保存或有重要價值的會計檔案。

【注意2】單位從“外部”接收的電子會計資料,還需附有符合《電子簽名法》規(guī)定的“電子簽名”。

【記憶提示】滿足安全、可靠條件且非重要檔案,可僅以電子形式保存。

2.臨時保管

當年形成的會計檔案,可由會計機構臨時保管“一年”;確需推遲移交,應經(jīng)“檔案機構同意”,最長不超過“三年”。

【注意】“出納”不得兼管會計檔案。

3.移交與接收

(1)由“會計機構”編制“檔案移交清冊”;

(2)檔案機構對電子會計檔案的“準確性、完整性、可用性、安全性”進行檢測,符合要求的才能接收。

4.外借

(1)會計檔案“一般”不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關規(guī)定必須借出的,應當嚴格按規(guī)定辦理手續(xù)。

(2)借用單位應妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全、完整,并在規(guī)定時間內歸還。

5.保管

(1)保管期限包括“永久、定期”兩類;

(2)定期的保管期限包括“l0年、30年”兩類。

保管年限
會計檔案
永久 年度財務報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書
30年 憑證、賬簿、會計檔案移交清冊
10年 其他財務報告、調節(jié)表、對賬單、納稅申報表

(3)起算:會計年度終了后第一天

6.保管期滿會計檔案的鑒定與銷毀

(1)鑒定

“檔案機構”牽頭+會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同審查鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書

(2)編制銷毀清冊

“檔案機構”編制銷毀清冊,“單位負責人、檔案機構負責人、會計機構負責人及檔案和會計機構的經(jīng)辦人”于銷毀“前”在會計檔案銷毀清冊上“簽署意見”

(3)專人負責監(jiān)銷

①一般檔案:檔案機構+會計機構

②電子檔案:檔案機構+會計機構+信息系統(tǒng)管理機構

(4)銷毀后

“監(jiān)銷人”在會計檔案銷毀清冊上“簽名或蓋章”

(5)不得銷毀的會計檔案

①保管期滿但“未結清的債權債務”原始憑證

②涉及其他“未了事項”的原始憑證

③建設單位在“項目建設期間形成”的會計檔案

【提示】建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,應當在辦理竣工財務決算后及時移交給建設項目接受單位。

【注意】不得銷毀的會計檔案應當單獨抽出立卷(紙質)或轉存(電子),并應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

(三)特殊情況下會計檔案的處置

1.分立

原單位存續(xù):存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以査閱、復制。

原單位解散:經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置,各方可以查閱、復制。

2.合并

原各單位仍存續(xù):仍由原各單位保管。

原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散:由合并后的單位統(tǒng)一保管。

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